Документальне оформлення послуги

Щодня організація користується великою кількістю послуг інших організацій. Це послуги транспортні та рекламні, послуги зв'язку та комунальні, послуги охоронні і консультаційні, а також величезна кількість інших видів послуг, які необхідні організації для здійснення своєї діяльності. Дуже часто бухгалтер в своїй практичній роботі стикається з необхідністю документального підтвердження наданої послуги. У зв'язку з цим останнім часом до редакції надійшло багато читацьких питань, які стали основою для написання даного матеріалу.

Що ж таке послуга і чим вона відрізняється від роботи?

Поняття послуги остаточно було закріплено в зв'язку з вступом в силу першої частини Податкового кодексу. Відповідно до статті 38 НК РФ "послугою для цілей оподаткування визнається діяльність, результати якої не мають матеріального вираження, реалізуються і споживаються в процесі здійснення цієї діяльності". Таким чином, перша частина Податкового кодексу точно сформулювала основні ознаки послуги:

- послуга - це діяльність, тобто вчинення певних дій;

- результат цієї діяльності не має матеріального вираження;

- послуга реалізується і споживається в процесі її надання.

Чим поняття послуги для цілей оподаткування відрізняється від поняття послуги в рамках цивільного законодавства?

Прямого визначення послуги в цивільному законодавстві немає. Зате є цілий розділ, присвячена відплатним надання послуг. Це глава 39 і вона так і називається - "Оплатне надання послуг".

Головні положення цієї глави збігаються з поняттям послуги з метою оподаткування.

Правила глави 39 застосовуються до договорів надання послуг зв'язку, медичних, ветеринарних, аудиторських, консультаційних, інформаційних послуг, послуг з навчання, туристичного обслуговування та інших, за винятком послуг, що надаються за договорами: підряду (глава 37), виконання НДДКР (глава 38) , перевезення ( глава 40 ), Транспортної експедиції ( глава 41 ), Банківського вкладу (глава 44), банківського рахунку (глава 45), розрахунку (глава 46), зберігання ( глава 47 ), Доручення ( глава 49 ), Комісії ( глава 51 ), Довірчого управління (глава 53). Кожен з перелічених договорів має свої особливості, але спільною рисою є те, що оплатне надання послуг є лише частиною цих договорів. Крім надання послуг, ці договори можуть включати вчинення інших дій (іншої діяльності), яку не можна визнати послугою.

Цивільне законодавство відносить роботи і послуги до об'єктів цивільних прав але на відміну від майна і майнових прав в процесі виконання робіт або надання послуг споживається їх результат.

Послуга від роботи відрізняється насамперед тим, що результат виконання робіт має матеріальне вираження, а результат надання послуг не має матеріального вираження. У бухгалтерському обліку це відображається таким чином:

- результат виконання робіт має матеріальне вираження, тому виконавцю робіт є що передавати. За результатами виконання робіт складається акт виконаних робіт ;

- результат надання послуг нематеріальний, тому виконавцю нічого передавати. Послуга споживається в процесі її надання. Сторони можуть скласти акт надання послуг, який лише підтверджує, що послуга фактично надано.

Дуже часто за фактом надання послуг становлять акт виконаних робіт . Даний документ не має ніякої сили, оскільки з самого початку не відповідає суті відносин сторін.

Див. також статтю Вимоги, що пред'являються до оформлення актів виконаних робіт, наданих послуг.

Чи є акт про надання послуг первинним бухгалтерським документом?

У пункті 2 Постанови Міністерства фінансів Російської Федерації від 18.06.98 N 27н "Про затвердження Порядку поетапного введення в організаціях незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, уніфікованих форм первинної облікової документації" сказано, що починаючи 1 січня 1999 року первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими Держкомстатом Росії в 1997-1998 роках за погодженням з Мінфіном Росії, Мінекономіки Росії і іншим і зацікавленими федеральними органами виконавчої влади.

На сьогоднішній день уніфікована форма акта про надання послуг не затверджена.

Згідно з пунктом 3 статті 6 федерального закону від 21.11.96 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" організація має право затвердити у своїй обліковій політиці "форми первинних облікових документів, застосовуваних для оформлення господарських операцій, по яких не передбачені типові форми первинних облікових документів, а також форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності ".

Але акт про надання послуг є документом двостороннім, отже, його форма повинна бути затверджена однаковою у обох організацій, які його підписують.

Але реалізувати практично це неможливо з наступних причин.

Припустимо, що організація прийняла рішення затвердити форму акта про надання послуг в наказі про облікову політику. Наказ про облікову політику вступає в силу в році, наступному за роком його прийняття.

Отже, наказ про облікову політику на 2001 рік може бути затверджений не пізніше 31.12.00.

Організація не може мати інформацію про всіх клієнтів, які в 2001 році звернуться до неї за її послугами. Це означає, що форма акту про надання послуг буде прийнята організацією в односторонньому порядку.

У такому випадку будь-який клієнт, який отримав такий акт, не може прийняти його як первинний документ, оскільки його форма не була затверджена їм самим в наказі про облікову політику. Більш того, вона і не може бути затверджена їм після 01.01.01. Замкнуте коло.

Таким чином, для того щоб створити за правилами бухгалтерського обліку такої первинний документ, як акт про надання послуг, необхідно з усіма потенційними клієнтами узгодити його форму до початку нового року і закріпити його в обліковій політиці всім одночасно. Але це, як ви розумієте, неможливо.

Сказане означає, що практично будь-який акт про надання послуг не є первинним документом. У кращому випадку він є первинним документом для одного боку - боку, яка його видала.

Але більшість бухгалтерів розглядають акт про надання послуг як первинний документ, службовець для віднесення на витрати витрат по наданій послузі. Фактично ж жоден з подібних документів не є обґрунтуванням для віднесення на витрати наданих послуг.

Про те, що акт виконаних робіт (наданих послуг) є обов'язковим підтверджуючим документом тільки в разі, якщо складання даного документа є обов'язковим відповідно до цивільного законодавства та (або) укладеного договору см. також лист Департаменту податкової політики Мінфіну РФ від 30 квітня 2004 N 04-02-05 / 1/33 "Про визнання в податковому обліку витрат за цивільно-правовими договорами".

Що ж є підставою для віднесення на витрати наданих послуг?

Поширеною є хибна думка, що підставою для віднесення на витрати є рахунок-фактура на суму наданих послуг.

Необхідно розібратися, про яке рахунку-фактурі йдеться.

Якщо мова йде про рахунок-фактуру, який складається відповідно до постановою Уряду від 02.12.00 N 914 "Про затвердження Правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість", то даний рахунок-фактура є податковим документом і служить тільки для отримання відрахувань ПДВ по наданій послузі. Зазначений рахунок-фактура не є первинним бухгалтерським документом.

Податковий рахунок-фактура може взагалі бути відсутнім, якщо організація, що зробила послуги, працює за спрощеною системою оподаткування або не є платником ПДВ за іншими підставами. При цьому вимагати від таких організацій податкового рахунку-фактури споживач послуг не має права. Навіть якщо його в такому випадку нададуть, то тільки для задоволення наполегливих вимог клієнта. Виданий в такому випадку рахунок-фактура не має ніякої юридичної сили і не є підставою для включення до витрат наданих послуг.

Якщо ж мова йде про товарний рахунку-фактурі, складеному за формою N 868, то даний документ безумовно є первинним бухгалтерським документом, але не використовується з оформлення операцій, пов'язаних з наданням послуг. Даний рахунок-фактура служить для оформлення тільки товарних операцій.

Таким чином, будь-які види рахунків-фактур при наданні послуг не є підставою для віднесення вартості цих послуг на витрати.

З решти документів з надання послуг у нас залишилися рахунок і договір.

Чи є договір документом, що дає підставу для віднесення на витрати вартості послуг?

Безумовно. Договір, якщо він складений в простій письмовій формі, є саме тим бухгалтерським документом, який є підставою для віднесення на витрати вартості наданих послуг. У договорі також обов'язково міститься предмет договору, який дозволяє бухгалтеру визначити зв'язок надаються з їх використанням в процесі виробництва або управління організацією. Крім цього, договір дає можливість віднесення послуг до того чи іншого звітного періоду, що важливо для розподілу витрат по послугах, що надаються протягом досить тривалого періоду часу.

У пункті 16 ПБО 10/99 "Витрати організації" сказано, що витрата визнається, якщо проводиться відповідно до конкретного договором.

Якщо витрати підтверджені документами з метою бухгалтерського обліку, то вони включаються до витрат з метою оподаткування, якщо вони є в Положенні про склад витрат по виробництву і реалізації продукції (робіт, послуг), що включаються в собівартість продукції (робіт, послуг), та про порядок формування фінансових результатів, що враховуються при оподаткуванні, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.92 N 552.

Згідно зі статтею 161 ЦК РФ угоди між організаціями повинні відбуватися в простій письмовій формі, за винятком угод, що вимагають нотаріального посвідчення. Виняток становлять також угоди, що виконуються при самому їх скоєнні. До таких угод належить величезна кількість послуг, якщо оплата цих послуг відбувається відразу до або після її надання.

Наприклад, послуги з перевезення, які оплачуються відразу, - це угода, що виконується при самому її здійсненні. Складати в такому випадку договір в простій письмовій формі не обов'язково.

Фактом, що підтверджує виконання операції при самому її здійсненні, є рахунок і документ, що підтверджує оплату: квитанція прибуткового касового ордера, бланк суворої звітності або касовий чек (якщо оплата проводиться через підзвітну особу). Відзначимо ще раз, що наявність податкового рахунку-фактури в такій угоді доречно тільки в тому випадку, якщо сторона, що зробила послугу, є платником податку на додану вартість.

Якщо момент надання послуги і оплата цієї послуги рознесені в часі, то таку угоду не можна визнати виконуваної при її здійсненні, і проста письмова форма договору є в такому випадком обов'язковою.

Отже, підставою для віднесення на витрати вартості послуг є:

- рахунок і документ, що підтверджує оплату послуги виконання угоди при самому її здійсненні;

- договір, складений в простій письмовій формі в інших випадках.

Що ж стосується різних "актів наданих послуг", "актів прийому-передачі послуг", "актів виконаних робіт", то всі перераховані документи можуть бути розраховані тільки на наївного податкового інспектора.

Ірина Степанова, редактор

citynews

СКЛАД ЗАКОНІВ