1. Необхідність в розробці штатного розкладу для роботодавця
2. Навіщо потрібна виписка з штатного розкладу
3. Правила та порядок складання виписки

Штатний розклад (ШР) являє собою офіційний внутрішньоорганізаційні кадровий документ в одиничному варіанті, призначений для:

• фіксації чисельності та структури підприємства у вигляді діючих підрозділів, розташованих, як правило, в ієрархічному порядку;
• кількості наявних у роботодавця посад, які обчислюється в штатних одиницях;
• відповідна для кожної, окремо займаної посади система оплати праці або фіксований оклад.

Необхідність в розробці штатного розкладу для роботодавця

Сума чисельності посад і загальна сума всіх окладів підраховується на підставі наявних штатних одиниць і зазначених до кожної посади заробітної плати. Загальна сума закріплюється в самій нижній графі документа, іменована словом «Разом».

Створення штатного розкладу, виписки з нього і зміна (доповнення) його структури необхідно супроводжувати відповідним наказом.

Не дивлячись на те, що штатний розпис в нормативно-правовій базі має уніфіковану форму і є зручним за своєю формою організаційно-розпорядчим документом для якісної роботи кадровика і бухгалтера з обліку та виплати заробітної плати, трудовим законодавством не передбачено обов'язкову наявність у роботодавця даного структурованого джерела інформації за посадами і окладів.

На підставі Постанови Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 , Була розроблена найбільш зручна і популярна для застосування кадровими службами і бухгалтерією в багатьох організаціях форма заповнення штатного розкладу № Т-3.

Але роботодавець в праві розробити і іншу, яка підходить для нього форму штатного розкладу, так як в даному випадку уніфікований шаблон носить виключно рекомендаційний характер, і розроблений в якості зразка. Але його застосування дуже зручно у використанні, тому при складанні нового ШР ігнорувати його не варто.

Незважаючи на диспозитивний характер закону по розробці ШР, нехай цей документ і не є обов'язковим, але об'єктивна необхідність в його створенні у кожного роботодавця є.

Не рідко контролюючі органи перед планової або під час позапланової перевірок запитують у кадрового працівника або дирекції наявність штатного розкладу на підприємстві.

Порада:

Зверніть увагу, що відомості про оплату праці, зазначені в штатному розкладі конкретної організації, повинні збігатися і аналогічно відображатися в умовах трудового договору, особистій карті (Форма Т-2) та наказі про прийом на роботу.

Якщо працівник приймається на неповний робочий день, то в наказі про прийом на роботу повинна бути вказана штатна одиниця в розмірі 0,5 або 0,25 від посадового окладу. Якщо працівник числиться сумісником, то необхідно робити підрахунок і виплату заробітної плати з урахуванням зазначеного окладу за 1 шт.ед., відповідно поділивши його на 2 (помножити на 0,5), або на 4 (помножити на 0,25), в залежності від умов характеру роботи (режиму робочого дня), прописаних в трудовому договорі.

Навіщо потрібна виписка з штатного розкладу

При виникненні і подальшому вирішенні трудових спорів між працівником і роботодавцем, держслужбовці можуть запросити за окремою посади виписку з штатного розкладу, якщо у них є підстави вважати, що виплати заробітної плати працівнику здійснювалися в суперечності з посадовим окладом, зазначеним в наказі про прийом на роботу, трудовому договорі і самому штатному розкладі.

Під випискою з штатного розкладу (ВШР) мається на увазі частина основного документа (ШР), в якому обов'язково повинна бути вказана достовірна кадрова і бухгалтерська інформація, що не суперечить її первісного джерела.

Форма складання ВШР ідентична з чинним ШР, тому заповнюється вона в тому ж порядку, або ж за аналогією чинного штатного розкладу. Часто при складанні бланка ВШР для зручності застосовують уніфіковану форму Т-3.

Правила та порядок складання виписки

Виписка по основним правилам грамотного введення кадрового діловодства, повинна включати в себе такі необхідні відомості, як:

1. Реєстраційний номер (закріплюється він зазвичай в реєстраційному журналі введення наказів, або на спеціально розробленому реєстраційному документі підприємства) діючого (єдиного) штатного розкладу, що має юридичну силу і дати його складання. У шапці документа необхідно вказувати, що він є випискою з ШР, а не основним джерелом бухгалтерської та кадрової інформації про співробітників.
   Якщо раннє структура штатного розкладу змінювалася, то радимо в даті виписки обов'язково вказувати дату останнього зміни ШР, на підставі останнього наказу «Про внесення змін до ШР».
2. Інформація по конкретної (их) запитуваної (их) посади (їй), що включає в себе так само структуру (підрозділ), посада, кількість штатних одиниць, суму посадового окладу та підрахунок загального підсумку в числовому вигляді (можна додатково використовувати і текстову пропис для позначення загальної суми окладів і штатних одиниць).
3. Підтвердження достовірності відповідальною посадовою особою інформації, зазначеної у виписці за ідентичність складання даного документа на підставі чинного ШР (внизу основного тексту необхідно вказувати посаду виконавця, П.І.Б., його підпис і печатка організації). Якщо ВШР необхідна для внутрішнього користування, то у пресі або штампі необхідність пропадає.

Відповідальною особою за складання виписки штатного розкладу є як правило співробітник, в чиї обов'язки на підставі наказу або посадової інструкції входять зберігання конфіденційних даних співробітників підприємства і безпосередня робота з кадровими документами.

У великих організаціях і держструктурах такою особою, як правило, є працівник кадрової служби. У більш дрібних організаціях на роль кадровика або виконання кадрових обов'язків найчастіше призначається секретар, бухгалтер або ж сам директор фірми.

Приклад заповнення шапки ВШР:

Виписка з штатного розкладу ТОВ «СтройДом», ШР № 1-ОК від 12.01.2015 року, погоджено і закріплено підписом генерального директора Івановим І.І.

Сама по собі виписка ідентична з юридичної точки зору копії основного документа, і може бути видана зацікавленій стороні трудових або цивільних правовідносин, за його письмовим запитом у вигляді службової записки, попередньо схваленою і завізованої керівником.

Найчастіше, за отриманням ВШР можуть звернутися:

1. Працівник для вирішення трудових спорів або з інших причин, відповідно до вимог статті 62 ТК РФ. Такий вид виписки включає в себе інформацію виключно з займаної посади конкретного працівника, і не в якому разі не повинна включати інші кадрові та бухгалтерські відомості, що не відносяться до даного працівника. Таке правило дотримується відповідно до статті 88 ТК РФ, але підставі якої ці відомості належать до персональних даних, а роботодавець є відповідальною особою за нерозголошення особистої інформації співробітників.
2. Контролюючі (правоохоронні) органи. Як правило, до них найчастіше відносять Федеральну службу державної статистики, Федеральну податкову службу, Інспекцію з охорони праці, Пенсійного фонду, органи прокуратури, суди та інші державні і муніципальні структури, які відповідно до чинного законодавства мають право робити письмові запити подібного характеру.
3. Спеціальні акредитовані організації, з якими великі виробничі, будівельні та промислові підприємства укладають цивільно-правовий договір з надання послуг у вигляді спеціальної оцінки умов праці. Такі компанії уповноважені давати підсумковий висновок, тому для грамотного виконання своїх обов'язків, їм запросто можуть знадобитися відомості за посадовими окладами працівників.

У будь-якому випадку, ВШР є частиною офіційного документа організації (чинного ШР), який носить виключно конфіденційний характер, зберігання його повинно дотримуватися за правилами чинного федерального закону «Про персональні дані» та заповнюється тільки на підставі наявного (зміненого або оновленого) штатного розкладу.

Нормативна база РФ не обмежує право роботодавця в видачі документа у вигляді ВШР за умови, якщо це діяння не спричинить за собою правопорушення у вигляді незаконного розголошення особистих даних працівника.

ВШР також не може видаватися запитуваній особі в тому випадку, якщо на підприємстві відсутня його первинне джерело, так як він за своїм юридичним значенням аналогічний засвідченою копією основного документа.

Пропонуємо вам подивитися резюмуюче відео про те, як скласти виписку з штатного розкладу.