Види нормативних документів
- З якими видами нормативних документів працює секретар
- Як розрізняються окремі види нормативних документів
- Як секретарю працювати з різними видами нормативних документів
У посадові обов'язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи. Однак не всі секретарі можуть з першого разу розпізнати нормативний документ і зрозуміти порядок роботи з ним. Саме тому темою сьогоднішньої статті стане розгляд видів нормативних документів.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- з якими видами нормативних документів працює секретар;
- як розрізняються окремі види нормативних документів;
- як секретарю працювати з різними видами нормативних документів.
Робота з нормативними документами часто викликає багато питань і проблем. Однак неможливо уявити ведення діяльності організації без наявності відповідних нормативних документів. Саме нормативні документи встановлюють порядок і регламентують діяльність всієї організації і співробітників.
З якими видами нормативних документів працює секретар
Велику частину робочого часу секретаря займає робота з різними документами. При цьому чималу увагу слід приділяти нормативним документам. Саме вони регламентують і встановлюють порядок роботи з усіма видами документів, а в деяких випадках і всю діяльність організації. Тому кожен секретар повинен завжди мати під рукою так звані три пакети документів. Давайте ж розглянемо, що включають в себе ці пакети.
Перший пакет документів складається з законодавчих актів, що стосуються питань документування та організації роботи з документами. Більш того, до складу даного пакету повинні увійти законодавчі та нормативні документи, що стосуються діяльності самої організації. Також в даний пакет необхідно включити нормативні та законодавчі акти, які видаються безпосередньо на території суб'єкта і відносяться до діяльності організації.
У другій пакет документів необхідно включити нормативно-методичну документацію, що регламентує документальне забезпечення в організації. Найбільш важливими і головними документами по організації роботи з документами є:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(на заміну ГОСТ Р 6.30-97);
- Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (2001);
- Основні правила роботи архівів організацій (2002) (замість Основних правил роботи відомчих архівів);
- Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання (2000);
- Нормативи часу на різні види робіт з документами;
- Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (затверджені Постановою Держкомстату 05.01.2004).
Крім того, якщо веденням кадрової документації в організації займається секретар, то йому необхідно мати «Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців».
Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно
Третій пакет документів складають нормативні документи самої організації. До них відносяться статут організації, положення про службу ДОП, посадова інструкція секретаря, штатний розклад, номенклатура справ і т.д. Перелік документації, що входить в даний пакет, може варіюватися в залежності від самої організації.
Як розрізняються окремі види нормативних документів
Як вже зрозуміло з попереднього абзацу, нормативні документи розрізняються за форматом їх видання і діляться на федеральні, суб'єктивні та внутрішні нормативні документи. З назви логічно, що федеральні нормативні документи діють на території всієї Росії, суб'єктивні тільки на території одного суб'єкта, а внутрішні нормативні документи організації - лише у вашій компанії. Однак і тут є кілька нюансів, які необхідно враховувати.
Якщо мова йде про великий організації, що має філії в різних містах, то потрібно враховувати специфіку місцевих нормативних актів в тому чи іншому суб'єкті. Також при розробці внутрішніх нормативних документів необхідно розуміти, що вони ні в якому разі не повинні суперечити федеральним і суб'єктивним документам. Крім того, багато нормативних документів федерального призначення носять лише рекомендаційний характер, проте це не означає, що ними можна знехтувати. Як правило, дотримання федеральних нормативів (або хоча б більшої частини з них) дозволяє уникнути безлічі неприємностей, які можуть торкнутися організацію при перевірці контролюючими органами.
Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ
Як секретарю працювати з різними видами нормативних документів
В першу чергу кожен секретар повинен знати вміст всіх видів нормативних документів, щоб мати можливість повноцінно з ними працювати. Крім того, необхідно перевірити документи на наявність невідповідностей або протиріч. Наприклад, якщо порядок роботи з документами, закріплений внутрішніми документами організації (посадовою інструкцією або положенням про службу ДОУ), суперечить федеральним нормативно-методичних документів, то необхідно повідомити про це керівництву. Це необхідно для того, щоб якомога швидше організувати правильну роботу з документами всередині організації, а також мінімізувати можливість виникнення помилок у співробітників через невідповідність в документах.
Технологія роботи з документами. документообіг
Крім того, відмінним варіантом стане ознайомлення всіх співробітників з нормативними документами. Такий захід не тільки допоможе організувати злагоджену діяльність усього колективу, а й допоможе знизити ризик неправильного оформлення документів або їх затримки на будь-якому з етапів їх обробки. Отже, зросте і ефективність компанії, а значить, і прибуток.
