Первинні документи є підставою для відображення господарських операцій в бухгалтерському та податковому обліку (п. 44.1 ст. 44 ПКУ та ст. 9 Закону України від 16.07.99 р № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - закон про бухоблік)).

Відповідно до вимог п. 44.3 ст. 44 ПКУ та п. 7 ст. 9 Закону № про бухоблік суб'єкт господарювання зобов'язаний забезпечити зберігання первинних документів протягом встановленого терміну.

На виконання норм Закону про бухоблік Мінфіном розроблено Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом від 24.05.95 р № 88 (далі - Положення № 88), яке містить, зокрема, вимоги щодо зберігання документів (п. 6 Положення № 88).

Перелік типових документів, що створюються в період діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документовутвержден наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р № 578/5 (далі - Перелік № 578).

Терміни зберігання документів можна розділити на кілька категорій:

• постійний. Це відноситься до документів Національного архівного фонду (НАФ), які визнаються на підставі експертизи культурними цінностями і здаються в НАФ відповідно до Закону України від 24.12.93 р № 3814-XII "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (далі - Закон № 3814);
• на час дії підприємства. Це відноситься, зокрема, до установчих документів і звітності, які підлягають зберіганню до моменту ліквідації підприємства (ст. 43 Закону України від 06.02.2018 р № 2275-VIII "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю");
• на 75 років. Це відноситься до документів з особового складу працівників. Такі документи підлягають передачі в архів, так як пов'язані з соціальним забезпеченням громадян (Перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, які повинні надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, що не відносяться до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін'юсту від 14.03.2013 р № 430/5). Наказом Мін'юсту від 02.03.2015 р № 295/5 затверджено Порядок виконання архівними установами запитів юридичних і фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), який встановлює основні вимоги до виконання соціально-правових запитів юридичних і фізичних осіб на підставі архівних документів, а також для оформлення архівних довідок, копій або витягів з документів. Виконання запитів в архіві організовується при наявності в запиті найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи), прізвище, ім'я, по батькові, місця проживання (для фізичної особи), теми (питання), хронологічних рамок запитуваної інформації;
• тимчасово, на певний термін. Це відноситься до бухгалтерських первинних документів. Мінімальний термін зберігання первинних документів становить 3 роки (фінансових - 5 років, документів, що відносяться до контрольованих операціях, - 7 років) за умови, що контролюючі органи здійснили перевірку періоду, до якого відносяться ці документи (п. 336 розділу 4.2 Переліку № 578) . Якщо період, до якого відносяться первинні документи, не підтверджена податковими органами, то термін їх зберігання повинен бути продовжений до закінчення перевірки, а в разі виникнення розбіжностей, суперечок, слідчих і судових справ - до винесення остаточного рішення (п. 44.4 ст. 44 ПКУ ). Якщо до закінчення перевірки документи не надані, вважається, що такі документи відсутні (п. 44.6 ст. 44 ПКУ).

<...>

Джерело: Аверс-Бухгалтерія - не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного тексту статті заповніть, будь ласка, заявку

Зберігання та знищення первинних документів додано: автором: admin

Зберігання та знищення первинних документів