1. Вступ
2. Робота в СУБД ACCESS
3. висновок

розділи: адміністрування школи

Вступ

У сучасному світі, в якому інформаційний потік обрушується на людину настільки великий, що людям доводиться вдаватися до допомоги різноманітної техніки. Процес комп'ютеризації незворотний, зупинити його ніщо не може.

Сучасне життя немислима без ефективного управління. Важливою категорією є системи обробки інформації, від яких багато в чому залежить ефективність роботи будь-якого підприємства або установи. Така система повинна:

• забезпечувати отримання загальних та / або деталізованих звітів за підсумками роботи;
• дозволяти легко визначати тенденції зміни найважливіших показників;
• забезпечувати отримання інформації, критичної за часом, без істотних затримок;
• виконувати точний і повний аналіз даних.

Сучасні СУБД в основному є додатками Windows, так як дана середовище дозволяє повніше скористатися наявними можливостями персональної ЕОМ. Таким чином, на сьогоднішній день розробник не пов'язаний рамками якого-небудь конкретного пакету, а в залежності від поставленої задачі може використовувати самі різні програми.

В даний час, незважаючи на підвищення комп'ютеризації суспільства, у сфері освіти до сих пір немає засобів, що дозволяють в достатній мірі автоматизувати процес ведення документації та звітності.

Проблеми обумовлені низкою факторів:

• Обсяг інформації про хід протікання і результати освітнього процесу стає вище, ніж рівень достатнього розуміння цієї інформації;
• Механічна обробка без певного стандартного алгоритму не дає оперативних даних, що дозволяють приймати оптимальні управлінські рішення за результатами діяльності;
• Робота школи в інноваційному режимі вимагає багатогранного аналізу освітньої діяльності, простеження динаміки змін і своєчасного коригування.

Про своєчасність і актуальність даної проблеми говорить той факт, що більшу частину свого часу адміністратори закладів і викладачі витрачають на оформлення різної документації та звітів. Величезна кількість навчальних закладів і відсутність пропозицій в даній сфері гарантують високу потребу в даному продукті.

Створення інформаційно-аналітичної системи школи дозволяє:

адміністрації:

1. Вести управління за результатами діяльності.
2. Приймати ефективні управлінські діяльності.
3. Чітко бачити динаміку що відбуваються в школі змін.
4. Об'ёктівно оцінювати діяльність педагогічних працівників.
5. Підвищити рівень організації управлінської праці.

Педагогічним працівникам:

1. Керувати пізнавальною діяльністю учнів, що навчаються.
2. Відстежувати результати навчання і виховання учнів.
3. Приймати обгрунтовані і доцільні заходи щодо підвищення рівня навченості і ефективності системи якостей знань учнів.
4. Цілеспрямовано здійснювати методичне майстерність.
5. Отримати доступ до педагогічної інформації школи.

Представникам засновника, методичним службам:

1. Мати інформацію про діяльність школи та її розвитку.
2. Коригувати і консультувати адміністрації і педагогічних працівників за конкретними об'єктивними даними підсумків освітнього процесу і приймати оперативні управлінські рішення.
3. Учням та їхнім батькам, представникам громадськості:
4. Мати доступ до інформації про діяльність школи та результати
5. освітнього процесу.
6. Впливати на формування освітнього попиту, розвиток школи, якість навчання і виховання.

Робота в СУБД ACCESS

СУБД Access є системою управління базами даних реляційного типу. Дані зберігаються в такій базі у вигляді таблиць, рядки (записи) яких складаються з наборів полів певних типів. З кожною таблицею можуть бути пов'язані індекси (ключі), що задають потрібні користувачеві порядки на безлічі рядків. Таблиці можуть мати однотипні поля (стовпці), і це дозволяє встановлювати між ними зв'язки, виконувати операції реляційної алгебри. Типовими операціями над базами даних є визначення, створення та видалення таблиць, модифікація визначень (структур, схем) існуючих таблиць, пошук даних в таблицях за певними критеріями (виконання запитів), створення звітів про вміст бази даних.

Для роботи з СУБД Access 2.0 потрібні:

• IBM PC або сумісний комп'ютер з процесором 386 або вище
• DOS 3.3 або вище
• Microsoft Windows 3.1 або вище
• Не менш 6 МВ оперативної пам'яті (рекомендується 8 МВ)
• 20 МВ вільної пам'яті на жорсткому диску
• миша

Все вище сказане дозволило зупинити вибір на СУБД Access для постановки і рішення задачі автоматизації процесу ведення документації та звітності в навчальному закладі.

таблиці

Робота в Access починається з визначення реляційних таблиць і їх полів, які будуть містити дані. Далі визначаються реляційні зв'язки між таблицями. <Малюнок 1>. Кінцевим результатом даного етапу є таблиця реляційних зв'язків, наведена на малюнку 9.

<Малюнок 1>

форми

Форми один з основних засобів, для роботи з базами даних в Access - використовуються для введення нових записів (рядків таблиць), перегляду і редагування вже наявних даних, завдання параметрів запитів і виводу відповідей на них та ін. Форми представляють собою прямокутні вікна з розміщеними в них елементами управління. Існує можливість створення форм динамічно при виконанні програми, однак природним режимом їхнього створення є режим візуального конструювання.

<Малюнок 2>

Вибір команди Форма, в меню Вставка виводить на екран вікно. Нова Форма дозволяє задати таблицю або запит, для яких створюється нова форма, і вказати режим її створення. Крім створення форми "вручну", створення форми можна автоматизувати, використовуючи Майстер форм (Form Wizard).

Елементами управління можуть бути графічні примітиви, написи, малюнки та інші статичні об'єкти, які не змінюються при переході між записами. Сюди ж слід віднести текстові поля, зміст яких модифікується при пересуванні по записах. Елементи управління можуть використовуватися для введення і відображення дат, а також для виконання обчислень і виведення результату. Елементами управління є кнопки команд, які активізують виконання різних операцій; об'єкти типу підлеглі форми (бланк таблиці, дочірньої по відношенню до форми); об'єкти, що полегшують сприйняття даних, такі як календар або лічильник; а також елементи користувача.

<Малюнок 15>

У більшості випадків для створення елемента управління досить перетягнути його на форму з панелі інструментів. Кожен елемент міститься в певний розділ форми. Залежно від типу розділу (Заголовок форми, Область даних і ін.) Елемент управління буде з'являтися один раз, відображатися на кожній сторінці, в кожній групі записів або для кожного запису.

Для створення форми за допомогою Майстра форм (FormWizard) передбачається наступна послідовність дій:

Виберіть Форми / Створити. На екрані з'явиться вікно діалогу "Нова форма", в якому необхідно вибрати метод побудови форми й вихідний об'єкт для побудови форми. В якості такого об'єкта, можуть бути обрані таблиця або запит.

<Малюнок 4>

Припустимо, в якості вихідної таблиці ми вибрали Устаткування для способу створення форм - Майстер форм. Після натискання кнопки Ok, переходимо до наступного діалогового вікна.

<Малюнок 5>

Вкажіть поля, які необхідно помістити на форму. Кнопки розташовані в нижній частині екрана дозволяють повернутися назад на один крок або продовжити процес формування форми далі.

На наступних кроках Майстер форм пропонує вибрати форму подання звіту (в стовпець, стрічкову, табличну або вирівняну) і стиль оформлення. Стилі являють собою набір різних фонових малюнків з відповідним підбором шрифтів і форм полів.

<Малюнок 6>

На останньому кроці можна змінити пропоноване Майстром назву форми, а своє власне і на цьому завершити процес створення форми, натиснувши кнопку Готово.

<Малюнок 7>

Якщо з яких-небудь причин форма вас не задовольняє, натисніть кнопку Конструктор, і ви перейдете в режим конструктора форм, в якому отримаєте в своє розпорядження всі засоби для створення повноцінної форми.

<Малюнок 8>

Для виведення на екран головну форму, потрібно клацнути два рази, тоді на екран з'явиться остаточна форма.

<Малюнок 9>

Звіти

Звіти, як і форми, є головними елементами інтерфейсу баз даних. Вони дозволяють виводити на друк інформацію про вміст бази в зручному для користувача вигляді. Велика частина звітів створюється на етапі проектування офісного додатка. Новий звіт створюється командою Звіт меню Вставка. Багато в чому формування звітів збігається з процесом створення екранних форм.

<Малюнок 10>.

Нехай, наприклад, ми створюємо звіт за допомогою Майстра для роздруківки списку всіх учнів класу. В якості вихідних даних виберемо запит Клас, П.І.Б, який містить поля Клас і Прізвище.

На наступному кроці Майстер звітів пропонує здійснити угруповання даних. Так Клас друкуватиметься тільки один раз в заголовку листа, а прізвища учнів - у вигляді списку в одну колонку.

<Малюнок 11>

Після чого Майстер звітів пропонує ввести сортування. Допускається сортування записів в зростаючому або спадному порядку, що включає до чотирьох полів.

<Малюнок 12>

На наступних кроках пропонуються вибрати макет відображення звіту і орієнтацію аркуша паперу, а також визначити стиль заголовка і підстав.

<Малюнок 13>

Ступивши далі, ви побачите на екрані вікно діалогу з картатим прапором, який вказує на те, ви підійшли до фінішу. Задайте найменування звіту і натисніть кнопку Готово.

<Малюнок 14>

Модифікується звіт наступним чином: необхідно вибрати його ім'я на вкладці Звіти та клацнути на кнопці Конструктор. Вибір команди Перегляд в тому ж вікні дозволяє побачити, як буде виглядати роздрукований звіт.

<Малюнок 15>

Різноманіття можливостей формування різних типів форм і звітів в Access, багатогранна робота з елементами управління невиправдано збільшать обсяг роботи при загальних стандартних підходах при формуванні форм і звітів і тому не розглядаються.

Шкільні бази даних

База даних "Алфавітна книга запису учнів" і "Учні.

Для оперативного складання інформації про учнів школи створена база даних "Алфавітна книга запису учнів", і "Учні". БД "Учні" містить крім анкетних даних про успішність, здоров'я, батьків учнів. База заповнена, але вимагає подальшого доопрацювання запитів і звітів для проведення різних моніторингів.

База даних "Учитель"

Ця база містить анкетні дані вчителів, включаючи відомостей атестації, підвищення кваліфікації, нагородження і тему самоосвіти. Наступним етапом роботи над базою буде доробка різних запитів і звітів у відповідності до вимог адміністрації школи.

База даних "Номенклатурная документація"

Управління освітньою установою неминуче вимагає створення багатьох видів документів, без яких неможливо вирішувати завдання управління, фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, кадрового забезпечення діяльності освітнього закладу (ОУ) Ії т.п. Так, колегіальна діяльність засновників школи фіксується в протоколах; розпорядча діяльність директора - в наказах і розпорядженнях з основної діяльності та з особового складу; робота ревізійних комісій - в актах; адміністративно - господарська діяльність - в договорах, контрактах і т.п.

Практика показує, що в багатьох освітніх школах, установах діловодство ведеться недбало, не дотримуються основні вимоги до складання та оформлення офіційних документів.

На сучасному етапі життя школи, можна виділити наступні аспекти, що перешкоджають грамотному оформленню та ведення документації:

- відсутність чіткої нормативної та правової бази загальноосвітніх установ з ведення документації;

- відсутність єдиних вимог, що пред'являються аудиторами при інспектуванні освітніх установ;

- недостатня юридична і правова грамотність керівників освітніх установ.

Велике надходження нових, що регламентують діяльність школи, документів і їх несвоєчасне надходження до установ.

У зв'язку з цим постає питання про систематизацію знань керівника взагалі і директора школи зокрема, по основних аспектах управлінської діяльності, пов'язаної з її документуванням, упорядкуванням діловодства, набуттям навичок роботи з документами.

Для вирішення даного питання розробили структуру бази даних по веденню номенклатурної документації в школі.

Номенклатура справ - це перелік документів, які в обов'язковому порядку, в певній системі повинні бути в кожному навчальному закладі. Номенклатура справ затверджена Міністерством освіти Російської Федерації.

Всього база містить 6 таблиць (по шести розділах номенклатури справ):

01 - канцелярія

02 - навчально-виховна робота

03 - кадри

04 - бухгалтерія

05 - господарська частина

06 - медична частина.

У базі вказані терміни зберігання кожного документа.

На даний момент база створена як довідкова таблиця. У перспективі намічається робота по наповненню цієї бази конкретними документами за допомогою виконання гіперпосилань. Для цього в структуру бази буде введено додаткове поле, що містить адреси гіперпосилань.

висновок

На закінчення, в цій роботі розглянуті загальні питання баз даних різних моделей, принципи організації текстових, мережевих і реляційних баз. Дана робота присвячена аналізу проектування баз даних, а також висвітленню методів побудови форм і звітів на прикладі побудови програми ведення. Як інструмент, побудови бази даних, використаний Microsoft Access.

Детально описана методика роботи з програмою. Програма може бути використана для практичної роботи в школах і інших навчальних закладах в допомогу шкільному адміністратору.

В рамках експериментальної роботи, я хотіла б вести БД "Учитель", "Алфавітна книга запису учнів" і "Приблизна номенклатура справ освітнього закладу" і ін. Але, на жаль, всі ці роботи не входять в рамки вимог фестивалю, тому я тільки можу вислати всі ці роботи на диску.

Освоєння інформаційно-аналітичної системи дозволяє на порядок підняти якість і культуру управлінської діяльності, створює резерви для роботи в режимі розвитку. Розроблені програми можуть використовуватися при атестації закладів освіти, що дозволяє зробити результати роботи кожного управлінця школи відкритими і максимально об'єктивними.

література

1. Вейскас Д., Ефективна робота з Microsoft Access 2, С.-Пб., 1995.
2. Білліг В.А., Дехтяр М.І., VBA і Office 97 Офісне програмування, М., изд. "Російська редакція", 1998..
3. Гусєва Т.І., Башин Ю.Б. , Проектування баз даних в прикладах і завданнях, М., 1992.
4. Савельєв В.А., Персональний комп'ютер для всіх (кн.3), Створення і використання баз даних, М., 1991.
5. Тімоті Бадд, Об'єктно орієнтоване програмування в дії, С.-Пб., 1997..
6. Росс Нельсон, Running Visual Basic for Windows, М., изд. "Російська редакція", 1995.
7. Бемер С, Фратер Г., MS Access ... для користувача, Київ, "BHV", 1994, М., "Біном".
8. Вінтер Рік, Microsoft Access 97, Довідник, С.-Пб., "Пітер", 1999..
9. Б. Богумірскій. Ефективна робота на IBM PC в середовищі Windows 95 СПб, "Пітер", 1997, 1000 с.
10. Д. Вейскас. Ефективна робота з Microsoft Access 7.0 "Microsoft Press", 1997, 864 с.
11. А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Ефективна робота з СУБД СПб, "Пітер", 1997, 704 с.

22.02.2006