Звернення грошових коштів може здійснюватися в двох формах: безготівковій та готівковій. За законодавством Російської Федерації всі підприємства свої кошти мають зберігати в банках і платіжний оборот, в основному, вести безготівковим шляхом. Однак все-таки допускається мати невелику частину коштів готівкою в межах допустимих норм. Для цього організація зобов'язані мати касовий апарат, касира в штатному розкладі і вести касову книгу.

Касова книга - це документ затвердженої форми, в якому повинні бути відображені всі операції, що проводяться з готівковими коштами, що проходять через підприємство. Уніфікована форма цього бланка № КО-4 затверджена Держкомстатом Росії (постанова №88 від 18.08 1998 г.).

Кожне підприємство має одну касову книгу. Вона діє протягом конкретного календарного року. Цей документ веде касир.

Книга в обов'язковому порядку повинна бути прошита, пронумерована та прошнурована. Нижче ставляться підписи керівника підприємства і головного бухгалтера і завіряються печаткою організації. Щорічно наказом по підприємству затверджується положення про облікову політику, в якому передбачаються:
1) індекси і коди всіх структурних підрозділів підприємства;
2) затверджується порядок ведення платіжних операцій;
3) вказується спосіб, яким буде вестися звітна документація.

Існує два способи, за допомогою яких ведеться доументація: вручну і в електронному вигляді.

На багатьох підприємствах до цих пір практикується ведення ручним способом. Є два варіанти ручного заповнення форми: вертикальний і горизонтальний.

Для початку зазначимо, що будь-яка касова книга складається з двох частин, які мають однакову нумерацію. Заповнюються вони кульковою або пір'яний ручкою з двох сторін через копірку. Перша частина ( «вкладний лист») залишається в книзі, а друга частина ( «звіт операціоніста») в кінці робочого дня відривається по лінії відрізу бланка і зберігається окремо. Це горизонтальний спосіб.

При вертикальному способі всі прибуткові і витратні операції за день разом з висновком залишку розміщуються з одного боку сторінки.

Останнім часом широкого поширення набув електронний спосіб ведення. В цьому випадку прибутковий касовий ордер , Вкладний листок і звіт касира роздруковуються щодня окремо, нумеруються в порядку зростання і підшиваються. Загальна кількість аркушів підраховується щомісячно і в кінці року. Записи завіряються підписом керівника підприємства і головного бухгалтера.