Дистанційна робота: укладаємо трудовий договір
Дистанційна робота вже кілька років дозволена законодавчо, але компанії все ще губляться при складанні трудового договору. На що потрібно звернути увагу, розповіла Олена Оржіховская, юрист департаменту податкової безпеки, міжнародного планування і розвитку КСК груп.
Дистанційна робота - це тренд серед роботодавців. віддалений працю таїть в собі багато особливостей, які починаються вже на стадії укладання договору, а саме - відповідно до положень Трудового кодексу при дистанційному наймі між працівником і роботодавцем відбувається електронний документообіг, трудовий договір не є винятком. порядок укладення трудового контракту з дистанційним співробітником регламентований положеннями статей 312-312.2 ТК РФ. Документ підписується в електронному вигляді посиленою кваліфікованої електронним підписом працівника. Роботодавець після отримання електронної версії контракту від співробітника зобов'язаний направити працівнику паперову версію договору поштою. Я завжди рекомендую направляти листи з описом вкладення.
Варто звернути увагу на те, що сторони можуть укласти звичайний трудовий договір без електронного обміну, так як в статті 312.2 ТК РФ використовується слово «можуть», а не «зобов'язані».
Якщо все ж у організації є можливість запросити співробітника на підписання контракту в офіс, то краще так і зробити. По-перше, не доведеться витрачати час на обмін документами поштою. По-друге, роботодавець зможе проконтролювати проставлення всіх необхідних підписів, наприклад, позначку працівника про те, що екземпляр трудового договору їм отримано на руки. По-третє, не потрібно буде копіювати всі локальні акти, щоб направити їх співробітнику в електронному вигляді для ознайомлення. Місцем укладення договору вказується в усіх випадках місце знаходження роботодавця.
співробітник при прийомі на роботу зобов'язаний направити компанії загальний пакет документів, який надають і всі інші співробітники, правда, тут обмін паперами можливий в електронному вигляді. Якщо роботодавець вимагає від працівника документи на паперовому носії, то співробітник зобов'язаний направити завірені нотаріусом копії поштою рекомендованим листом з повідомленням (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Організація зобов'язана отримати у такого співробітника згоду на обробку персональних даних інакше не буде ніяких законних підстав зберігати копії документів. У трудовому договорі має бути зафіксовано все вищевказане. Рекомендую записати електронні адреси обох сторін договору, оскільки велика частина роботи буде проходити саме через цей канал комунікації.
При формуванні умов договору в пункті «місце роботи» вказується адреса працівника. У трудовому договорі пропишіть всі підстави, за якими роботодавець має право звільнити співробітника. Так, Свердловський обласний суд в Апеляційному визначенні від 11 травня 2017 року по справі № 33-7310 / 2017 задовольнив вимогу співробітника про відновлення на роботі. Обставини справи полягали в наступному. Позивач був прийнятий в банк на посаду кредитного менеджера. Трудовий договір про дистанційну роботі розірваний на підставі службових записок про невиконання планових показників. Приходячи до висновку про незаконність звільнення позивача, суд виходив з того, що відповідно до частини 1 статті 312.5 Трудового кодексу розірвання трудового договору про дистанційну роботу з ініціативи роботодавця проводиться в тому числі з підстав, передбачених трудовим контрактом.
Суд першої інстанції дійшов обґрунтованого висновку про те, що договір (з урахуванням всіх додаткових угод) не містить будь-яких додаткових підстав розірвання угоди, у зв'язку з чим звільнення позивача відповідачем за правилами статті 312.5 ТК РФ не може бути визнано законним.
Після підписання трудового договору роботодавець зобов'язаний видати наказ про прийом на роботу і заповнити особисту картку. З наказом про прийом на роботу компанія знайомить працівника тим же способом, яким укладається сам договір.
Заповнення трудової книжки не вимагається, у разі якщо сторони домовилися не вносити запис про дистанційну роботі. Слід звернути увагу на те, що роботодавець не зобов'язаний оформляти трудову книжку вперше вступнику на дистанційну роботу співробітнику (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Ще однією відмінністю дистанційного працівника від звичайного є те, що отримувати СНІЛС він зобов'язаний самостійно, тоді як для звичайних співробітників отримання СНІЛС - це обов'язок роботодавця.
У Трудовому кодексі зазначено: «вперше надходить на роботу»; все ж вважаю, що СНІЛС буде отримувати самостійно і той, хто, наприклад, втратив свою «страховку», хоча на роботу даний співробітник може влаштовуватися і не перший раз.
вибір обладнання
Організація робочого місця і процесу контролю залежить від умов укладеного договору, а саме - чи буде працівник використовувати надані або рекомендовані роботодавцем обладнання, програмно-технічні засоби, засоби захисту інформації, інші кошти або він використовує власні (орендовані) обладнання і програмно-технічні засоби.
Відповідно до частини 3 статті 312.3 Трудового кодексу при використанні працівником наданих або рекомендованих компанією обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації, інших засобів роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з вимогами охорони праці при роботі з даними обладнанням і засобами.
Зазвичай дистанційні працівники самостійно визначають час роботи і відпочинку, більш того, таке право їм надає Трудовий кодекс РФ (ч. 1 ст. 312.4). Я ж роботодавцям рекомендую в договорі прописати конкретний час, коли працівник повинен бути доступний онлайн, інакше трудовий договір не буде мати ніяких заходів контролю над співробітником.
В такому трудовому договорі слід докладно розписати, в які терміни повинні надходити відповіді від працівника, як він повинен звітувати, в які періоди, потрібно передбачити положення про те, яким чином працівник повідомляє роботодавця про те, що завдання отримано (по електронній пошті, смс повідомленням, усно по телефону і т. д.), чи повинна бути проміжна зв'язок, про порядок і строки відшкодування працівникові витрат, пов'язаних з дистанційною роботою, якщо за умовами договору він використовує устаткування і інші програмні та технічні засоби, пр інадлежащіе йому або орендовані (ст. 188, ч 1 ст. 312.3 ТК РФ). У договорі доцільно чітко прописати, які саме витрати підлягають відшкодуванню і чи повинні вони бути документально підтвердженими.
Читайте також «Службове відрядження дистанційного працівника до головного офісу»
Компенсації і податки
Часто на практиці трапляються ситуації, коли роботодавцю потрібно, щоб хоча б раз на місяць дистанційний співробітник з'являвся в офісі. Подібні поїздки роботодавець має право визнати відрядженням, так як для дистанційних працівників немає ніяких особливих умов по відрядженнях і така поїздка здійснюється на підставі розпорядження роботодавця. Компанії такі витрати враховують при оподаткуванні прибутку (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, листи Мінфіну Росії від 14 квітня 2014 р № 03-03-06 / 1/16788 і від 1 серпня 2013 р № 03-03 -06/1/30978).
Згідно з пунктом 7 статті 26 Податкового кодексу організація зобов'язана утримувати ПДФО з дистанційного працівника і сплачувати його до бюджету за місцем свого обліку. В даному випадку роботодавцю варто перевірити податкове резидентство співробітника , Так як ПДФО утримати можливо тільки з резидентів або нерезидентів, які отримують доходи в Росії. Інакше кажучи, якщо місцем роботи в трудовому договорі визначена не Росія, то ПДФО не утримується.
Зверніть увагу
Зазвичай дистанційні працівники самостійно визначають час роботи і відпочинку, більш того, таке право їм надає ТК РФ. Я ж роботодавцям рекомендую в договорі прописати конкретний час, коли працівник повинен бути доступний онлайн, інакше трудовий договір не буде мати ніяких заходів контролю.
Ніяких інших особливостей оподаткування дистанційна робота в собі не приховує.
Судова практика показує, що багато працівників помиляються щодо своїх трудових договорів, відносячи їх до договорів за дистанційною роботі. Так, Московським міським судом було розглянуто справу № 33-10621 / 2017, де працівниця вказала, що звільнена за прогул, але їй було встановлено режим гнучкого робочого часу і була надана можливість віддаленої (дистанційній) роботи. Однак суд встановив, що в договорі не було вказівки на те, що робота носила дистанційний характер, в зв'язку з чим співробітнику було відмовлено в задоволенні вимог.
Дистанційна робота, з одного боку, викликає багато питань у роботодавців, з іншого боку - це зручний механізм економії коштів. Не бійтеся такої форми зайнятості ваших співробітників, в даний час існує велика кількість програм, які відстежують, скільки часу кожен співробітник працював і що конкретно він в цей час робив. Просто намагайтеся враховувати в трудовому договорі всі умови, які працівник зобов'язаний дотримуватися.
Журнал «Розрахунок»
Правдивий журнал про роботу бухгалтера сьогодні. У виданні не публікуються теорії або норми законів, всі тексти - реальний досвід бухгалтерів, директорів, юристів і кадрових працівників. Цікаву статтю «для себе» в кожному номері знайде будь-який співробітник компанії.
Замовити журнал
