1. Архівна справа в РФ
2. Організація управління архівною галуззю в 2017 році
3. Зберігання архівних документів в організаціях у 2017 році

Важливість архівної справи для нашого суспільства важко переоцінити. Грамотне зберігання документів допомагає знаходити і обробляти відомості, які стосуються як окремих жителів, так і держави загалом. Архівна справа зародилося ще в давнину, наприклад, на Русі початкові архіви утворювалися при монастирях. Це дало можливість зберегти для нащадків дипломатичні і адміністративні акти, договори, які укладаються між князями, різні грамоти, листи і т.д. Давайте розглянемо, що буде являти собою архівну справу в 2017 році.

У даній статті ми розповімо Вам:

• що являє собою архівну справу в Російській Федерації;
• як організовується управління архівною галуззю в 2017 році;
• як здійснюється зберігання архівних документів в організаціях в 2017 році.

Архівна справа в РФ

Архівна справа - це професійна діяльність по збереженню та використання архівних документів.

Згідно Російському законодавству, архівна справа - це діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій і громадян у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів.

Передача документів на зберігання в архів організації

Як видно з наведеного вище визначення, виділяються чотири основні функції або провідні напрямки - це зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів.

Даною діяльністю зайняті державні установи, органи і системи регіонального самоврядування, юридичні особи та громадяни. Серед всіх вищевказаних складових є функціональний взаємозв'язок, яка об'єднує їх в єдину архівну галузь.

Організація управління архівною галуззю в 2017 році

У нашій країні системи управління архівною галуззю діють на трьох рівнях: на федеральному рівні, на рівні суб'єктів РФ і муніципальному рівні. Компетенції чітко розділені Федеральним законом № 125 "Про архівну справу в Російській Федерації ".

При цьому повноваження щодо створення та виконання єдиної державної політики у сфері архівної справи закріплені за Федеральним архівним агентством (Росархивом). За ним же закріплена завдання встановлення єдиних правил здійснення зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду та інших архівних документів.

Міністерство культури Російської Федерації і органи виконавчої влади суб'єктів РФ у сфері архівної справи повинні контролювати дотримання законодавства про архівну справу. Права і повноваження розмежовані законодавчо.

На сьогоднішній день Росархів і підвідомчі йому архіви не виконують функцію контролю за областю документаційного забезпечення управління (ДОП) в компаніях, як це було пару років тому. Архівні установи мають право перевірки архівної справи і діловодства тільки в тих компаніях, які зараз представляють їм папери на державне зберігання.

Зберігання архівних документів в організаціях у 2017 році

Сьогоднішня нормативно-правова база в даній галузі сконцентрована в основному на забезпеченні збереження паперів, в тому числі архівних документів, що виникають в роботі різних організацій.

Згідно з чинним законодавством державні органи і системи місцевого самоврядування повинні створювати архіви, а організації мають право формувати у себе архіви для зберігання власних документів.

Передача електронних документів в архів організації

Відповідно до ст. 13 і 15 ФЗ № 125 "Про архівну справу в Російській Федерації" будь-яка організація повинна забезпечити фінансові, матеріально-технічні та інші умови для роботи з архівними документами; виділяти під архіви приміщення, відповідні нормативним стандартам вмісту архівних паперів та умов праці співробітників архівосховищ.

Архівом в компанії є самостійний структурний підрозділ, що здійснює зберігання, комплектування, облік, використання архівних документів. Тому, архів повинен бути затверджений в структурі організації і вказаний як підрозділ. Також він повинен бути названий на штатному розкладі організації (позначається посаду керівника архіву). Якщо в організації є гарне сучасне приміщення для організації зберігання архівних документів, але немає вищевказаних ознак архіву, то архіву в організації немає, а утворено архівосховище.

Архівосховище формується, як правило, при службі ДОП (управління справами, загальний відділ, канцелярія і т.п.). Керівник служби ДОУ несе відповідальність за діяльність працівників архівосховища, які за штатним розкладом належать саме до цієї служби.

Без архіву або архівосховища в організації дуже складно гарантувати збереження архівних документів, раціонально організувати їх зберігання і подальшу передачу зі структурних підрозділів, налагодити суворий облік і ефективне їх використання.

Визначення термінів зберігання документів

В даний час ефективне архівна справа практично неможливо уявити собі без автоматизації. Сьогодні на ринку пропонують різноманітні системи, які допомагають вирішувати такі важливі завдання як:

• Підтримка архіву електронних документів;
• Потокове сканування;
• Складання номенклатури справ, оперативне зберігання справ, підготовка справ для передачі на архівне зберігання і т.д.

Розуміння основ архівної справи, що регламентує законодавства, наявність навичок роботи зі спеціальним програмним забезпеченням дають можливість продуктивно організувати архівна справа.