1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Як застосовується УСОРД при розробці Інструкції з діловодства
3. ПРИКЛАД
4. ПРИКЛАД
5. Організація виконання документів та доручень в УСОРД
6. Порядок підготовки, оформлення, виконання резолюцій керівництва
7. Терміни виконання документів
8. Доведення документів до виконавців
9. Особливості виконання документів в УСОРД
10. Контроль виконання документів

Відділ ДОУ компанії контролює виконання організаційно-розпорядчих документів. Дана процедура заснована на уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Сьогодні ми розповімо про принципи роботи з нею.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Коли буде прийнятий новий ГОСТ уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД)

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів »повинен був почати діяти з 1 липня 2017 року. Однак наказ Росстандарта від 25 травня 2017 р № 435-ст відклав його вступ в силу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступає в силу з 1 липня 2018 року. До цієї дати буде застосовуватися старий ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

виконання вимагають накази, розпорядження, протоколи, службові та доповідні записки - ділові папери, в яких керівник дає доручення підлеглому.

Мета контролю - забезпечити своєчасне та якісне виконання документів. Дії, пов'язані з виконанням документів і доручень, пропишіть в Інструкції з діловодства. У цьому вам допоможуть рекомендації експерта-документознавців і перевірений практикою приклад розділу «Організація виконання документів та доручень» Інструкції з діловодства. Зразок розділу складено на прикладі організації, в якій діє система електронного документообігу (СЕД): документи реєструють в СЕД і завдання по ним ставлять теж в СЕД.

Як застосовується УСОРД при розробці Інструкції з діловодства

Текст Інструкції не обов'язково складати самостійно. Сьогодні розробка Інструкції полягає:

• в пошуку готових правил;
• уважному їх вивченні;
• їх адаптації під своє підприємство.

В якості джерел інформації рекомендуємо використовувати:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення";

ГОСТ Р 6.30-2003 «Державний стандарт Російської Федерації. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;

Як зразки можна використовувати відомчі інструкції.

ПРИКЛАД

Наприклад, повна типова інструкція з діловодства є:
• у митників;
• в ФМС Росії;
• у Федеральній службі судових приставів.

Всі вони доступні в довідково-правових системах.

Готова Інструкція проходить обов'язкову процедуру узгодження з керівниками підрозділів. Потім вона затверджується генеральним директором. Після цього вона набуває статусу корпоративного закону. Будь-секретар зможе повернути на доопрацювання неправильно оформлений документ.

Як і будь-який ЛНА, Інструкція з діловодства має усталену структуру. У ній повинні бути розділи, присвячені:

• оформлення документів;
• опису основних процесів діловодства;
• правилам створення окремих видів документів.

ПРИКЛАД

Деякі додають до Інструкції розділи, присвячені зберігання справ і документів. Багато організацій впроваджують у себе СЕД, ECM і BPM-системи. Впровадження систем відбивається на роботі з документами. Так що і в Інструкцію з діловодства вносяться розділи, присвячені СЕД.

Таким чином, зміст Інструкції в різних організаціях може (і повинно) відрізнятися. Адже цей документ розробляється для того, щоб з ним працювати.

Детальніше про використання стандартів УСОРД читайте в статті « Інструкція з діловодства. нюанси оформлення ».

Організація виконання документів та доручень в УСОРД

Восьмий розділ Інструкції з діловодства «Організація виконання документів та доручень» складається з п'яти частин:

1. Порядок підготовки, оформлення, виконання резолюцій керівництва.
2. Терміни виконання документів.
3. Доведення документів до виконавців.
4. Особливості виконання документів.
5. Контроль виконання документів.

Опишемо нюанси підготовки розділів докладніше.

Читайте також:

Порядок підготовки, оформлення, виконання резолюцій керівництва

Кожен документ, що вимагає виконання, містить резолюцію начальства. Керівники виносять резолюції трьох видів.

1. традиційна резолюція, написана на документі;
2. резолюція, оформлена на окремому аркуші;
3. резолюція, зафіксована в СЕД.

Всі три способи оформлення резолюції повинні відповідати вимогам ГОСТ Р 6.30-2003 . За ГОСТом реквізит «Резолюція» включає: прізвище, ініціали виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника і дату винесення резолюції. В Інструкції вкажіть, що резолюція - частина документа і зберігається разом з ним. Напишіть, в яке поле вносять доручення в реєстраційній картці в СЕД.

Довідка

Терміни виконання документів

Це основна для контролю частину Інструкції з діловодства. Терміни виконання документів визначає керівник і відображає в резолюції. Стандартний термін відповіді на вхідні ділові папери, становить 30 календарних днів. Це універсальний термін, встановлений відомчими інструкціями з діловодства. Недержавним організаціям теж рекомендується його дотримуватися. У прикладі розділу Інструкції обумовлено, що на запити ЗМІ відповідають за 7 календарних днів, а на телефонограми і телеграми - за 5 календарних днів, якщо вони не термінові.

Що стосується термінів виконання завдань за внутрішніми документами, то вони можуть коливатися від 2 до 30 календарних днів. Терміни встановлюють в організації виходячи з особливостей виробничих процесів.

Доведення документів до виконавців

З метою надання ділової папери виконавцю в СЕД створюють завдання. Завести завдання може як керівник, так і його секретар. При створенні завдання обов'язково заповнюють поля реєстраційної картки ділової папери. В Інструкції вкажіть, які поля заповнити. В ході виконання завдання важливо відзначити відповідального виконавця. Це працівник, чиє прізвище або єдина в резолюції, або вказана першою (зразок нижче).

Зразок. оформлення резолюції

В обох випадках відповідальної за виконання доручення буде Пахомова М. С. Від неї керівник чекає звіт про виконання завдання, і вона понесе відповідальність за його невиконання. В рамках виконання завдання у відповідального виконавця є повноваження: він вступає в переписку з іншими підрозділами, організовує наради, запитує інформацію і т. П.

Особливості виконання документів в УСОРД

На кожну задачу, поставлену на контроль, складають звіт про виконання. Причому звіт інформативний: що зроблено, коли і з яким результатом. Якщо результат - документ, вкажіть у звіті реєстраційні дані і внесіть в реєстраційну картку посилання документа-запиту. Наприклад: «Направлено лист вих. від 09.10.2017 № 4543 ».

У СЕД по-різному реалізують функцію формування справ і історій листування. Але сенс однаковий: якщо одна папір спричинив за собою створення інших ділових паперів, то в реєстраційній картці кожного з них повинна бути доступна історія роботи з документами.

Це готова історія вирішення питання. Перед тим як написати відповідь на лист, відповідальний виконавець провів внутрішню переписку з колегами, після чого організував нараду і тільки потім підготував і направив відповідь.

Контроль виконання документів

Контроль виконання - одна з ключових функцій служби діловодства і одна з основних цілей впровадження в організації СЕД . Реалізуючи цю функцію, отримуємо звіт про стан виконавської дисципліни в компанії. Контроль дає можливість встановити співвідношення поставлених завдань виконаним, виявити порушників дисципліни. Компанії на підставі довідок про контроль виконання ділових паперів розподіляють бонуси і премії, карають порушників.

У цій частині Інструкції дають визначення контролю і розкривають функції учасників цього процесу. Потрібно написати, хто ставить завдання, хто відстежує виконання, знімає з контролю, формує звіт.

Впровадження СЕД в організації практично виключає з процесу контролю виконання документів людський фактор. Все автоматизовано: СЕД сама і нагадає виконавцю про термін, і виділить візуально «палаючу» завдання в ряду інших. Від діловода потрібно періодично формувати звіт за завданнями: виконаним, простроченим, з перенесеним терміном виконання.

Читайте також: