На ефективну роботу персоналу впливає багато чинників, одним з них є правильна організація робочого місця. Раціональне розміщення персоналу дозволяє скоротити час, що витрачається на виконання операцій, скоротити дії, пов'язані з переміщенням співробітників, організувати більш комфортні та ергономічні умови і знизити психологічну та соціо-психологічні навантаження у персоналу, оптимізувати простір і підвищити продуктивність праці. Значення раціональної організації праці обумовлено декількома факторами: по-перше, вироблений суспільний продукт держави складаються з сукупності фінансово-економічних результатів, отриманих на окремих робочих місцях, по-друге, кількісні та якісні характеристики робочих місць визначають попит і пропозицію на ринках робочих місць і робочої сили; по-третє, структура, оснащеність, функціонально-технологічні та інші характеристики робочих місць формують вимоги до персоналу і визначають його кількісні та якісні параметри; по-четверте, управління організацією та персоналомосуществляется через управління робочими місцями.

Дослідженню проблем організації робочого місця присвячено багато роботи вітчизняних і зарубіжних авторів. Різні аспекти в області організації робочого місця бухгалтера і належних умов праці викладені в працях Адамчука В.Г., Пашуто В.П. , Рофе А.І. , Ревенко П.В. та інших.

У літературі сутність категорії «робоче місце» розглядається з різних точок зору. У трудовому праві «робоче місце» визначалося як ділянка виробничої площі, оснащений обладнанням, пристроями та інструментами, за допомогою яких працівник виконує свою трудову функцію. При цьому робоче місце не могло встановлюватися трудовим договором, оскільки не було предметом волевиявлення його сторін, а визначалося виключно роботодавцем. Визначення робочого місця через виробничий фактор зайнятості, який був домінуючим в даний час залишає без «робочого місця» працівників сфери обслуговування, фінансових та управлінських установ. Сучасна редакція Трудового кодексу дає наступне визначення робочого місця «місце, де працівник повинен знаходитись або куди йому необхідно прибути в зв'язку з його роботою і яке прямо або побічно знаходиться під контролем роботодавця» [1, ст. 209].

ГОСТ 19605-74 передбачає під даною категорією «зону, оснащену необхідними технологічними засобами, в якій відбувається трудова діяльність виконавця або групи виконавців, що спільно виконують одну роботу або операцію» [2]. Це більш широке визначення не пов'язане тільки з трудовим договором. За документами Держкомстату (в даний час Росстат) під робочим місцем розуміється «сукупність виробничо-технологічних умов, які забезпечують зайнятість працівника» [3].

На думку Пашуто В.П. «Робоче місце» - це первинна ланка виробничо-технологічної структури підприємства (організації), тієї елементарної комірки, в якій здійснюються процес виробництва, його обслуговування та управління. Саме тут відбувається поєднання трьох основних елементів цього процесу і досягається його головна мета - виробництво предметів праці, надання послуг або техніко-економічне забезпечення та управління цими процесами [4, с.136].

В організації робочого місця важливе значення мають планування, дизайн, меблі та обладнання робочого місця, так як це впливає на продуктивність праці, настрій і здоров'я співробітника.

Автори проаналізовані три основні системи планування приміщень, визначили їх переваги та недоліки (Таблиця 1).

Таблиця 1 - Системи планування приміщень

Найменування системи

опис системи

переваги

недоліки

кабінетна

структурні підрозділи розміщуються на окремих поверхах будівлі, а відділи і служби в окремих кімнатах (від 4 до 30 чол.)

створення творчої обстановки і комфортних умов для малих груп співробітників

збільшення витрат на опалення і освітлення, подовження маршрутів документопотоков.

зальна

структурні підрозділи та виробництва розміщуються в великих залах (на поверхах) будівлі з кількістю співробітників понад 100.

зниження витрат на будівництво і експлуатацію приміщень, зменшення площ на 1 службовця, забезпечення раціональної технології управління

неможливість створення відокремленої обстановки, особливо для вчених і керівників, надмірний шум у залі

ніздрювата

у великому залі розміщуються співробітники підрозділу, а приміщення для керівників відділів і служб формуються за допомогою спеціальних пересувних перегородок з рифленого скла висотою 1,5 -2,0 м

Застосування перегородок створює сприятливу обстановку для співробітників відділу, у яких своя «осередок». Керівник підрозділу може вільно спостерігати за роботою відділів і служб, дисципліною праці.

постійний контроль

Для категорії управлінського персоналу ми можемо визначити такі норми:

• для керівника -25-55 кв.м;
• заступника керівника -12-35 кв.м;
• керівника великого структурного підрозділу - 12-35 кв.м;
• керівника відділу, його заступника, головного спеціаліста -8-24 м2;
• фахівця -4-8 кв.м;
• молодшого діловода - 3-4 кв.м.

Виділяють дві основні схеми побудови приміщень: кабінети і коридори між ними (класична схема), відкрите офісний простір (американська схема). Класична схема передбачає розбивку на групи, бюро і відділи, двері кабінетів оснащені табличками, що вказують на закріплення приміщень за співробітниками. Американська схема володіє декількома перевагами: значна економія простору (немає внутрішніх стін); демократичність (робочі місця відділяють лише тонкі перегородки при повній відсутності внутрішніх дверей); легкість внесення будь-яких функціональних змін. Таке планування полегшує питання комунікації і лінійної координації.

Більшість офісів Росії перевагу віддають змішаною схемою з елементами відкритого і класичного офісів.

При організації робочих місць особлива увага приділяється колірного рішення офісів. Також найважливіший фактор, який впливає на працездатність і здоров'я людини, - це освітлення. Світло регулює всі функції людського організму і впливає на психологічний стан і настрій, обмін речовин, гормональний фон і розумову активність. Самим здоровим вважається природне денне світло. Для його використання глибина офісних приміщень не повинна перевищувати 6 м.

Оптимальним варіантом штучного освітлення є комбінована система, яка поєднує прямий і розсіяне світло. Оскільки світло має таку особливість, як тепловіддача, яка призводить до підвищення температури в приміщенні, необхідно вибрати правильний тип лампи для кожного окремого випадку.

Проведені дослідження показали, що при температурі 25 0 С кількість помилок, допущені співробітниками, збільшується приблизно на 10%. Зниження температури до 20 0 С скорочує швидкість друку приблизно в два рази, а кількість помилок зростає до 25%. Тому система кліматичного контролю повинна бути відрегульована на певному комфортному рівні.

Основними принципами ергономічної організації робочого місця є комфорт і мінімізація навантажень, скоротити які допомагають різного роду надбудови, лотки, підставки, інші функціональні аксесуари, наприклад, навісні полки або тумбочки на колесах, які допоможуть організувати робоче місце за принципом «все під рукою». Важливе значення має оснащення робочого місця, що представляє собою все що знаходяться на столі обладнання, інструменти технічної документації, засобів зв'язку і сигналізації, засобів охорони праці.

Засоби оснащення робочих місць для забезпечення необхідного порядку класифікуються на предмети постійного і тимчасового користування.

До першої групи відноситься все те, що є необхідним елементом робочого процесу на регулярній основі, в незалежності від характеру роботи (обладнання, комп'ютерна техніка; допоміжні матеріали і інструменти по догляду за обладнанням; інвентар постійного користування і т.д.)

Друга група представлена ​​предметами, необхідно для виконання конкретної операції (робочі і обмірні інструменти).

До кожного різновиду елементів оснащення робочих місць пред'являються певні вимоги, наприклад, при виборі основного обладнання головними вимогами є свобода руху, зручність і комфортність, нетравматичность, легкість управління обладнанням і т.д. Це дозволить виключити непотрібні витрати енергії і направити всі сили на виконання своїх обов'язків. Доведено, що завдяки дотриманню норм ергономіки економиться до 30% робочого часу і настільки ж збільшується продуктивність праці.

Авторами на основі нормативно-правових актів Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації, державними і міжнародними стандартами проаналізовано особливість організації робочого місця в органах державної влади на прикладі Територіального галузевого виконавчого органу державної влади Свердловської області - Управління соціальної політики по Жовтневому району м Єкатеринбурга.

У державних установах з 1 січня 2014 році введена спеціальна оцінка умов праці [5]. За її результатами встановлюються класи (підкласи) умов праці на робочих місцях (умови праці за ступенем шкідливості та (або) небезпеки поділяються на чотири класи - оптимальні, допустимі, шкідливі і небезпечні умови праці) [5, ст.14]. Залежно від результатів спеціальної оцінки умов праці, класу умов праці, підкласу умов праці введені додаткові тарифи страхових внесків до Пенсійного фонду Російської Федерації від 2 до 8 відсотків [6, ст.58.3 пп. 2.1].

Невід'ємним атрибутом робочого місця співробітника в органах державної влади є обов'язкова наявність персональної електронно-обчислювальної машини (ПЕОМ). Тому такі робочі місця повинні відповідати вимогам, встановленим Головним державним санітарним лікарем. Відстань між робочими столами з відеомоніторами (у напрямі тилу поверхні одного відеомонітора і екрану іншого відеомонітора) повинно бути не менше 2, 0 м, а відстань між бічними поверхнями відеомоніторів - не менше 1, 2 м .; робочі місця з ПЕОМ в приміщеннях з джерелами шкідливих виробничих факторів повинні розміщуватися в ізольованих кабінах з організованим повітрообміном; при виконанні творчої роботи, що вимагає значного розумового напруження або високої концентрації уваги, рекомендується ізолювати один від одного перегородками висотою 1, 5 - 2, 0 м .; екран відеомонітора повинен знаходитися від очей користувача на відстані 600 - 700 мм, але не ближче 500 мм з урахуванням розмірів алфавітно-цифрових знаків і символів; конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення на робочій поверхні використовуваного обладнання з урахуванням його кількості і конструктивних особливостей, характеру виконуваної роботи. При цьому допускається використання робочих столів різних конструкцій, що відповідають сучасним вимогам ергономіки. Поверхня робочого столу повинна мати коефіцієнт відбиття 0, 5 - 0, 7; конструкція робочого стільця (крісла) повинна забезпечувати підтримку раціональної робочої пози під час роботи на ПЕОМ, дозволяти змінювати позу з метою зниження статичного напруження м'язів шийно-плечової області і спини для попередження розвитку втоми. Тип робочого стільця (крісла) вибирається з урахуванням зростання користувача, характеру і тривалості роботи з ПЕОМ. Робочий стілець (крісло) повинен бути підйомно-поворотним, регульованим по висоті і кутам нахилу сидіння і спинки, при цьому регулювання кожного параметра повинна бути незалежною, легко здійснюваної плюс надійну фіксацію; поверхню сидіння, спинки та інших елементів стільця (крісла) повинна бути напівм'якої, з нековзним, слабо електризується і повітропроникним покриттям, що забезпечує легке очищення від забруднень [7].

Авторами проведено SWOT - аналіз і визначено відповідність встановленим вимогам на прикладі бухгалтерії Управління соціальної політики по Жовтневому району м Єкатеринбурга (Таблиця 2).

Таблиця 2 - SWOT - аналіз організації робочих місць співробітників бухгалтерії Управління соціальної політики по Жовтневому району м Єкатеринбурга

Сильні сторони

Слабкі сторони

1. Висока кваліфікація фахівців;
2. Оснащеність комп'ютерною та оргтехнікою;
3. Встановлено сучасне програмне забезпечення;
4. Вивчення нових програмних продуктів.

1. Недостатнє бюджетне фінансування;
2. Чи не велика площа кабінету;
3. Недостатнє освітлення, яка не відповідає вимогам;
4. Частий догляд співробітників на лікарняний;
5. Фізичний і моральний знос техніки і меблів.

можливості:

загрози:

1. Переобладнання кабінету;
2. Розширення посадових обов'язків;
3. Підвищення кваліфікації співробітників.

1. Централізація бухгалтерії Управління;
2. Скорочення співробітників;
3. Закінчення строку використання комп'ютерної та оргтехніки.

На основі аналізу встановлено, що тільки половина робочих місця по відношенню до світлових прорізів відповідають вимогам, тобто природне світло падає збоку, переважно зліва. На двох робочих місцях відстань між моніторами відповідає встановленим віддалі. Конструкція робочих столів, які забезпечують підтримку раціональної робочої пози під час роботи на ПЕОМ, відповідає вимогам:

• висота робочої поверхні столу регулюється в межах 680 - 800 мм;
• робочий стіл має простір для ніг висотою не менше 600 мм, глибиною на рівні колін не менше 450 мм і на рівні витягнутих ніг не менше 650 мм.

Відсутня підставка для ніг, яка повинна відповідати наступним вимогам - ширина не менше 300 мм; глибина не менше 400 мм; регулювання по висоті в межах до 150 мм і за кутом нахилу опорної поверхні підставки до 20 градусів; поверхню підставки повинна бути рифленою і мати по передньому краю бортик заввишки 10 мм.

Вимоги до відстані від очей до відеомоніторів відповідає на всіх робочих місцях, крім робочого місця спеціаліста першої категорії. У 57% крісел відсутня незалежна регулювання і немає надійної фіксації.

Освітлення в кабінеті бухгалтерського обліку та звітності не відповідає нормам, заявленим в «Будівельних нормах і правилах» СанПин 23-05-95, замість освітленості 200 люксів фактично 180 люксів. Відсутня система кондиціонування кабінету. Вологе прибирання робиться в кабінеті два рази в тиждень, при вимозі СанПіН 2.2.2.542-96.8.1.14, в приміщеннях повинна проводиться щодня.

Автори пропонують для поліпшення умов праці і підвищення працездатності фахівців відділу бухгалтерського обліку та звітності провести наступні заходи: змінити розташування робочих місць по відношенню до світлових прорізів; розсунути робочі столи провідного спеціаліста 2 і провідного спеціаліста 3, дотримуючись допустима відстань; придбати підставки для ніг і робочі стільці (крісла) відповідають вимогам; щодня проводити вологе прибирання; придбати додатково ксерокси і сканери; замінити шафи - картотеки, за відповідними параметрами; обладнати приміщення регульованою системою кондиціонування.

Авторами розроблена контекстна діаграма бізнес процесу «Модернізація бухгалтерії і кабінету головного бухгалтера» з використанням нотації IDEF0 в середовищі BPWIN (Рис. 1).

Мал. 1. Контекстна діаграма бізнес процесу «Модернізація бухгалтерії і кабінету головного бухгалтера»

Запропоновано основні етапи модернізації бухгалтерії і кабінету головного бухгалтера з використанням нотації IDEF0 в середовищі BPWIN представлені (Рис. 2).

Мал. 2. Декомпозиція основного бізнес процесу «Модернізація бухгалтерії і кабінету головного бухгалтера»

При проведенні організаційних заходів авторами пропонується новий план розташування робочих місць і їх оснащення.

Простір навколо робочого місця не повинно бути яскравим, тому що кричущі елементи відволікають увагу співробітників. Сірі і темні кольори також небажані. Для виконання функцій бухгалтеру необхідно достатній простір, при якому він відчуває себе вільно і має швидкий і легкий доступ до документів. Стіл бухгалтера повинен бути великий, забезпечувати простір не тільки для оргтехніки, а й робочу область, на якій працівник зможе працювати, писати і виконувати інші операції пов'язані з роботою. У бухгалтерії повинен бути сейф для документів, що становлять особливу значимість для організації.

В результаті перестановки головному бухгалтеру надається окремий кабінет, а шість співробітників бухгалтерії працюють в одному кабінеті (Рис. 3).

Мал. 3. План розміщення робочих місць в бухгалтерії за результатами впровадження запропонованих заходів

Кожне робоче місце оснащене лампою денного світла, закріпленої на стелажі або стіні з лівого боку від бухгалтера. Стеля в бухгалтерії підвісний також обладнаний лампами денного світла. Автори вважають, що необхідно використовувати підвісну стелю з поточними світильниками, які для адміністративних приміщень установ є оптимальним рішенням для організації якісного освітлення, так як саме вони дозволяють створити рівномірно насичений світловий потік на всій площі приміщення, відрізняються зручністю монтажу і експлуатації, елегантним зовнішнім виглядом.

Авторами пропонується установка трьох кондиціонерів однієї моделі Hitachi RAS-10JH4 / RAC- 10JH4.

Блок «Закупівля і монтаж обладнання» декомпозіруется на три бізнес-функції, його декомпозиція з використанням нотації IDEF0 в середовищі BPWIN приведена на ріс.№4.

Мал. 4. Декомпозиція бізнес-процесу «Закупівля і монтаж обладнання»

Дослідники розрахували кошторис витрат на модернізацію робочого місця бухгалтера (Таблиця 3).

Таблиця 3 - Кошторис витрат з проведення заходів з переобладнання робочого місця бухгалтера

№ п / п

Стаття витрат

Ціна, руб.

кількість

Вартість, руб.

1

придбання принтерів CANON i-SENSYS LBP6030B

4070

2 шт.

8140

2

Сканер - принтер - копір Xerox WorkCentre 3315DN

14520

1 шт

14520

3

світильники настінні ЕРА L1-T4G5-840-12W

920

6 шт.

5520

4

світильники стельові ЕРА L1-T4G8-840-12W

995

17 шт.

16915

5

Підвісні стелі «Гріліато GL-24»

1315

33 кв.м

43395

6

Роботи по установці і монтажу підвісних стель і стельових світильників

603,10

50 кв.м

30155

7

Спліт - системи Hitachi RAS-10JH4 / RAC- 10JH4

34391,67

3 шт.

103175

8

Установка спліт систем Hitachi RAS-10JH4 / RAC- 10JH4

7800

3 шт.

23400

разом

245220

Джерелом фінансування витрат з проведення заходів з переобладнання робочого місця бухгалтера є бюджетні асигнування.

Запропонований комплекс заходів покращить умови праці співробітників бухгалтерії, знизить загальну стомлюваність бухгалтерів, захворюваність, підвищить їхню продуктивність і продуктивність праці. Додатково встановлені принтери та ксерокс дозволять скоротити невиробничі втрати робочого часу.