1. Коли складати опис документів в особовій справі працівника зразок
2. Які організації зобов'язані вести особисті справи
3. Які документи потрібно внести до опису особової справи співробітника
4. Опис до особової справи працівника: зразок
5. Як заповнювати зразок внутрішнього опису особової справи працівника

Дізнайтеся, як правильно скласти опис документів в особовій справі працівника. Скачайте зразок опису і список обов'язкових документів.

Що скачують ваші колеги:

Коли складати опис документів в особовій справі працівника зразок

У діловодстві терміном «справу» позначають пакет документів, об'єднаних загальною тематикою і поміщених в одну папку. Кадрова служба, в обов'язки якої входить зберігання документів, пов'язаних з трудовою діяльністю співробітників, підшиває і зберігає їх в особистих справах.

Для кожного співробітника виділяють окрему папку - «Особиста справа». На лицьову сторону папки підклеюють обкладинку. На ній вказують реєстраційні дані папки по номенклатурі справ, найменування підрозділу, в якому значиться співробітник, його прізвище, ім'я та по батькові.

Обкладинка особової справи співробітника (зразок)

Які організації зобов'язані вести особисті справи

Вести особисті справи співробітників обов'язково щодо військовослужбовців, працівників державної і муніципальної служби. Федеральне законодавство встановлює документи, які повинні бути підшиті в особисті справи перерахованих категорій працівників, наприклад:

• анкета під час вступу на роботу;
• конкурсна документація;
• копії військового квитка, паспорта і трудової книжки та ін.

У комерційної організації обов'язок кадрової служби ведення особових справ працівників та порядок їх оформлення встановлюють локальним нормативним актом.

У перелік документів, які повинні зберігається в особовій справі, може увійти кілька десятків найменувань. Для полегшення їх систематизації і пошуку складають внутрішню опис особової справи.

Внутрішній опис документів особової справи міститься в одній папці. Складіть її відразу, як тільки до особової справи будуть підшиті перші документи, представлені співробітником при працевлаштуванні. Приклейте її до внутрішньої сторони обкладинки або ушийте першим листом. Записи в опис вносите у міру формування справи, відразу після того, як в нього будуть підшиті інші документи. У міру відновлення складу справи до опису складається нова підсумкова і засвідчувальний напис.

Важливо! Копії документів, що зберігаються в особистих справах, завіряти не обов'язково. Законом такі вимоги не встановлені. використовуйте корисну пам'ятку від журналу «Кадрове справа».

Які документи потрібно внести до опису особової справи співробітника

До особової справи Підшивайте тільки ту документацію, яка безпосередньо відноситься до трудових взаємин і діяльності працівника. Документи, які включають в опис особової справи працівника, дивіться в таблиці:

Подані роботодавцю при працевлаштуванні

Копії та оригінали документів (ст. 65 ТК РФ та інших законодавчих актів)

Підтверджують факт наявності трудових відносин

• Заява і копія наказу про зарахування на роботу;
• трудовий договір;
• згоду на обробку персональних даних;
• анкета і автобіографія;
• Характеристики;
• рекомендаційні листи;
• відгуки посадових осіб про працівника;
• особовий листок з обліку кадрів і доповнення до нього

Супроводжуючі трудову діяльність працівника

• довідки з медичних установ, що підтверджують факт проходження обов'язкових медоглядів;
• додаткові угоди до трудових договорів;
• накази про переклади та переміщених;
• заяви і пояснювальні записки працівника;
• доповідні записки;
• атестаційні листи та ін.

Важливо! Відомості, які зберігають в особовій справі, навіть після звільнення працівника, є конфіденційними і підпадають під дію закону про персональні дані. Доступ до особової справи повинні мати тільки ті працівники кадрової служби, які підписали зобов'язання про нерозголошення персональних даних. Експерт «Системи Кадрів» підкаже, як формується особова справа співробітника, які документи можна зберігати в особовій справі , А які забороняється законодавством про персональні дані.

Опис до особової справи працівника: зразок

Законом не передбачена уніфікована форма внутрішнього опису. Організація має право самостійно затвердити і використовувати в обліковій політиці та кадровому діловодстві власний бланк. Як зразок використовуйте опис документів в особовій справі працівника, бланк якої представлений як додаток № 27 до Правил роботи архівів організацій (наказ Міністерства культури РФ від 31.03.2015 № 526) .Коли внутрішній опис особової справи зразок заповнення буде розроблятися організацією самостійно, інформацію вносите в табличній формі. До числа обов'язкових відомостей відносяться:

• порядковий і реєстраційний номер справи;
• індекс, присвоєний відповідно до номенклатури справ, затвердженої на підприємстві;
• дата документа;
• найменування (заголовок);
• номери аркушів справи;
• примітка.

Внутрішній опис документів особової справи

Під таблицею розмістіть підсумкову напис про загальну кількість одиниць зберігання, підшитих в справу, і під нею - заверительную. У неї внесіть інформацію:

• загальна кількість аркушів у справі;
• особа, відповідальна за ведення справи;
• дату поновлення опису.

Засвідчувальний напис опису особової справи співробітника (зразок)

Останнім до особової справи підшивають або приклеюють з внутрішньої сторони заднього листа обкладинки лист-засвідчувач. У нього вносять відомості про загальну кількість прошитих і пронумерованих аркушів, дані про фізичний стан документів, підшитих в справу.

Лист-засвідчувач особової справи (зразок заповнення)

Важливо! В архіві особисті справи колишніх працівників зберігаються 75 років або 50 років, в залежності від того, коли вони закінчені виробництвом, для особистих справ керівного складу встановлений постійний термін зберігання.

Питання-відповідь від експерта «Системи Кадри»

Опис особової справи: як правильно скласти і використовувати в роботі?

Відповідає Тетяна Сорокіна, експерт журналу «Кадрове справа».

Внутрішній опис допоможе вам сформувати і синхронізувати документи в особовій справі. Крім того, з її допомогою ви впорядкуйте документи співробітника і швидше знайдете потрібну інформацію в особовій справі. Ми підготували для вас зразок опису і пояснили, як виправити помилки.

Як заповнювати зразок внутрішнього опису особової справи працівника

Внутрішній опис документів особової справи можна заповнювати і від руки, і на комп'ютері. При заповненні дотримуйтеся наступних рекомендацій:

• Своєчасно вносите записи про поповнення досьє, відразу фіксуйте факти вилучення будь-яких паперів.
• У міру формування справи опис поповнюється новими записами. Якщо весь перелік неможливо розмістити на одному аркуші - оформите додаткові аркуші. Нумеруйте їх окремо від наскрізної нумерації зберігаються в справі документів.
• Після звільнення працівника після закінчення року передайте справу в архів компанії за описом. Останній запис в опису при закритті реєстру буде з реквізитами наказу про звільнення. Рядки таблиці, що залишилися порожніми, перекресліть, щоб в них можна було внести будь-які доповнення.
• Уникайте помилок і неточностей. Якщо потрібно внести зміни, закресліть помилково внесену запис і внесіть вірні відомості в новому рядку.
• Дотримуйтесь правил зберігання особистих справ. З періодичністю не рідше, ніж раз в 3-5 років проводите ревізію особистих справ, перевіряйте правильність ведення і систематизації. Результати перевірки оформляються актом довільної форми.

висновок

Складання і правильне оформлення внутрішнього опису особової справи співробітника дозволяє виключити втрату документів кадрового обліку та забезпечує контроль над повнотою відомостей про його трудової діяльності.