Управління робочим часом - одна з найважливіших складових життя кожного члена сучасного суспільства - найчастіше від неї залежить виконання тих чи інших завдань. Сьогодні суспільство і бізнес широко використовують нові можливості комунікації із застосуванням комп'ютерних технологій: електронну пошту, обмін миттєвими повідомленнями, форуми, дошки оголошень, аудіо- і відеоконференції.

Широке застосування знайшли індивідуальні та корпоративні кошти планування. Однак використання коштів спілкування і планування в роботі не завжди виявляється ефективним і виправданим з точки зору бізнесу. Основна проблема полягає у відсутності їх інтеграції з системами управління документообігом, діловими процесами і проектами, обліковими системами і т.д. Автоматизація різних завдань, пов'язаних з робочим часом, і їх синхронізація з офісними системами управління може допомогти підвищити ефективність роботи і домогтися максимальних цілей при мінімальних витратах.

Систематизація бізнес-процесів полягає в їх структуруванні, розподілі за завданнями. Будь-яке завдання має бути виконано в зазначені тимчасові рамки, тобто повинні бути визначені початок, закінчення і витрачений час. Можна до вирішення цієї проблеми підходити індивідуально за допомогою індивідуального планувальника і комп'ютерних програм. Але переважна більшість індивідуальних планувальників не містять засобів аналізу і контролю витраченого часу. І отже, не є повноцінними засобами управління часом.

У комп'ютерних програмах, так званому діловому програмному забезпеченні, проблема спільної роботи співробітників вирішується за рахунок вбудовування в програми засобів спілкування, планування завдань і контролю їх виконання, підтримки мобільних пристроїв, технологій інтернет-порталів. Корпоративні середовища, в тому числі операційні системи і бізнес-платформи включають в себе такі рішення.

Групове планування дозволяє призначити завдання декільком співробітникам з урахуванням зберігання даних в єдиній базі і розмежування прав доступу. Відмінність групового планування - це його безпосередній зв'язок з організаційною структурою: штатним розкладом, ролями проекту, списком учасників робочої групи. Більш гнучкі планувальники дозволяють призначати співробітникам ролі крім штатного розкладу, що дозволяє враховувати неформальне розподіл обов'язків в організації.

Серйозною завданням для кадрової служби є облік робочого часу великої кількості тимчасових співробітників або співробітників з відрядною оплатою праці. В останньому випадку результати праці можуть не враховуватися, наприклад, при проведенні маркетингових акцій з роздачею рекламної продукції. Система обліку робочого часу включає в себе засіб групового планування і звітності.

Рух в напрямку інтеграції ділових функцій та функцій спільної роботи здійснюють розробники інтернет-рішень, які орієнтуються, в першу чергу, на ринок середнього і великого бізнесу. У країнах з усталеною ринковою економікою існують сотні інтернет-рішень, що включають в себе функції спільної роботи і планування робочого часу, а також елементи ділового програмного забезпечення. Такі програмні продукти відносяться до класу Groupware .

Виходячи з цього, логічним продовженням існуючих раніше продуктів управління робочими процесами є поява програмного продукту TMU GroupWare японської компанії TMU Consulting, розробника програмного забезпечення і консультанта в області автоматизації бізнесу. Перша версія TMU GroupWare 1.2 вийшла на ринок в 2003 році. У програмі все модулі тісно інтегровані між собою, реалізований документообіг, доступ з кишенькових комп'ютерів і мобільних телефонів, розширено список підтримуваних баз даних і операційних систем.

TMU GroupWare спочатку розроблявся як продукт для масового використання, і він містить всі необхідні засоби для автоматизації групової роботи для середнього та великого бізнесу. В цілому продукт є системою управління діловими процесами. Діловий процес представляється набором послідовно або паралельно виконуваних завдань: умовою початку виконання наступного завдання є закінчення попередньої з потрібним результатом. При запуску процесу відбувається інтелектуальний вибір вільного співробітника для виконання завдання. Незалежний движок Workflow дозволяє в ході виконання завдання обмінюватися інформацією з іншими програмами, що дозволяє вбудовувати TMU GroupWare в рішення по управлінню підприємством або виробництвом.

Крім управління діловими процесами вирішуються завдання стратегічного планування - ведення проектів. Проекти мають власну структуру ролей, на які призначаються співробітники.

Найважливішою компонентою ділового програмного забезпечення в TMU GroupWare є сховище документів і елементи документообігу. TMU GroupWare - це система управління документообігом початкового рівня, яка відповідає основним запитам бізнесу в цій галузі автоматизації. Документ являє собою реєстраційну картку з набором полів, що настроюються користувачами, і набір приєднаних файлів. Ведеться облік версій, підтримується блокування файлу під час його редагування, є архів. Здійснюється пошук по картці і тексту документів. Документообіг використовує ділові процеси для колективної роботи над документами по їх створенню і погодженням.

В цілому система побудована за принципами модульної архітектури (в наступних версіях планується розробка нових, спеціалізованих модулів, спрямованих на забезпечення ефективної роботи).

Цей програмний продукт призначений для компаній:

• з проектним підходом ведення бізнесу;
• з територіально віддаленими офісами і філіями;
• прагнуть реалізувати стратегії управління знаннями;
• бажаючих перейти на новий щабель організаційно-управлінського розвитку;
• які планують отримання сертифікату менеджменту якості і вже сертифікованих за стандартами ISO 9001-2000.

З функціональної точки зору TMU GroupWare - це, в першу чергу, повноцінне вирішення проблеми взаємодії співробітників усередині організації, відділу або проекту. Обмін інформацією відбувається з урахуванням організаційної структури підприємства або проекту. Для взаємодії із зовнішнім світом, з клієнтами, контрагентами та партнерами ведеться корпоративний список контактів. Максимально повний набір засобів спілкування включає в себе сервер електронної пошти і підтримку зовнішніх поштових серверів, месенджер - службу обміну миттєвими повідомленнями, форуми, відправку SMS, корпоративну базу знань. Комунікаційні можливості використовуються для розсилки повідомлень про події, включаючи підписку на повідомлення про зміну стану об'єктів і їх контейнерів (наприклад, надіслати повідомлення на потрібний поштову скриньку - про будь-якому прострочений завданні, що має високу важливість).

Для співробітника реалізовані планування особистих і спільних робіт, визначення місцезнаходження колеги, бронювання майна компанії, зберігання інформації і документів, оперативний обмін інформацією і документами, оперативний пошук документа або контакту, реєстрація інформації про клієнта і маса інших функцій.

Для менеджера - оперативний контроль за бізнес-процесами з мобільного телефону, планування і управління щоденними і проектними роботами, контроль виконання співробітниками правил трудового розпорядку, облік використання робочого часу, оперативні розпорядження та вказівки, контроль виконання доручень, відстеження потоків інформації, поінформованість про всі створюваних документах.

Серед інших можливостей TMU GroupWare особливо помітні і використовувані комплексні рішення для автоматизації бізнес-процесів компанії. Такі, як доступ з мобільних пристроїв для управління персоналом, планувальник, пошук інформації про місцезнаходження співробітника, список завдань, штатний розклад і список співробітників, картки обліку робочого часу, повна контактна інформація, управління проектами, розрахунок планових термінів, визначення потреби в ресурсах, облік виконання робіт, оперативне коректування планів, регулювання документообігу, зберігання і оперативний пошук документів, облік документів, контроль руху документів, узгодження, візування і утверж ення документів, CRM, реєстрація клієнтів, реєстрація контактів, ведення клієнтських проектів, менеджмент майна компанії, резервування приміщень, транспорту і т.п., спілкування зі співробітниками шляхом обміну миттєвими повідомленнями, е-mail, форум, новини, інтернет, персональний каталог посилань , пошук в інтернет. Крім того, в продукті реалізований багатомовний інтерфейс, розмежування прав доступу, звітність і ін.

При використанні TMU GroupWare компанія може домогтися зниження витрат і витрат, автоматизації бізнес-процесів, скорочуючи при цьому витрати на організацію і виробництво, підвищити ефективність і продуктивність роботи.

1 лютого 2004 офіційно оголошено про вихід у світ і початку реалізації нової версії програми з сімейства TMU GroupWare. Другий реліз (TMU GroupWare 2.0) - це програма ефективного управління персоналом та ведення проектів, використання корпоративних ресурсів, накопичення і розподілу накопиченої в компанії інформації.

TMU GroupWare 2.0 дозволяє не тільки враховувати кількість годин, відпрацьованих працівниками, і зберігати звіти про виконану роботу, а й є інструментом організації роботи кожного співробітника і всієї команди в цілому, де існує чіткий розподіл ролей і відповідальності. Прискорюється обмін інформацією і з'являється можливість відстежувати організаційні процеси компанії. Контролюючи роботу співробітників і хід виконання проектів, можна попередити багато виробничих помилки.

TMU GroupWare 2.0 забезпечує прозорість бізнес-процесів як для співробітників, так і для керівників, що надає можливість аналізу процесів на основі реальних даних і попередження можливих ризиків.