1. - У мене вже зберігаються документи в електронному вигляді, чи треба їх роздруковувати для відправки в ФНС?
2. - Крім електронних рахунків-фактур, якими ще документами можна обмінюватися в електронному вигляді?
3. - Чи потрібно мені після переходу на ЕДО роздруковувати та зберігати документи на папері?
4. - Що таке СКЗИ і для чого воно потрібне? Чи доведеться купувати якісь ліцензії?
5. - Чи є можливість купити один сертифікат електронного підпису і використовувати його на всіх?
6. - Як довго можна зберігати підписані електронні документи? Адже сертифікат ключа електронного підпису...
7. - Чому вартість відправки формалізованого документа виходить дорожче неформализованного?
8. - Чи можу я використовувати електронні документи як докази в суді?
9. - Правда, що при роботі з сервісом обміну, ФНС буде переглядати всі наші документи, якими ми обмінюємося...

Оператори електронного документообігу (ЕДО) вже цілий рік допомагають компаніям здійснювати обмін електронними документами між собою. Для деяких, наприклад, обмін електронними рахунками-фактурами вже став природною частиною роботи. Але, тим не менш, у представників компаній (бухгалтерів, діловодів) до сих пір є безліч питань про міжкорпоративному електронний документообіг. Ці питання з певною періодичністю звучать в інтернеті, під час переговорів або при зустрічах з замовниками. Ми вирішили зібрати найпоширеніші питання, які задають операторам ЕДО, і разом відповісти на них. Про те, чи потрібно зберігати паперові копії документів, як забезпечується шифрування даних і про що важливо знати при поданні електронних документів до суду , Читайте нижче.

- У мене вже зберігаються документи в електронному вигляді, чи треба їх роздруковувати для відправки в ФНС?

Зрозуміло, немає. Обмін електронними документами з ФНС, на нашу думку, найбільш правильний спосіб взаємодії з цим відомством. згідно п. 2 ст. 93 Податкового кодексу РФ , Для відправки в ФНС допускаються як документи, спочатку створені в електронному вигляді з використанням електронного підпису, так і скани документів, підписані електронним підписом. При цьому ФНС визначено порядок витребування юридично значимих електронних документів і порядок їх подання платниками податків, який не обмежує види документів.

Сам процес витребування виглядає наступним чином. Платнику податків від податкового органу через оператора зв'язку приходить повідомлення з вимогою представити необхідні для перевірки документи. Платник податків проводить всі необхідні операції для підготовки цих документів - складає опис в установленому форматі, прикладає всі необхідні документи і відправляє на адресу податкового органу.

Важливо пам'ятати, що, якщо истребуемая документ складений НЕ за встановленими ФНС РФ форматам, то надати такий документ необхідно на паперовому носії у вигляді завіреної копії з відміткою про підписання документа кваліфікованої електронним підписом ( Лист Мінфіну Росії від 07.07.2011 № 03-03-06 / 1/409 ; Лист Мінфіну Росії від 26.08.2011 № 03-03-06 / 1/521 ).

- Крім електронних рахунків-фактур, якими ще документами можна обмінюватися в електронному вигляді?

будь-якими електронними документами , Підписаними електронним підписом. У їх число, крім зазначених рахунків-фактур, входять будь-які звіти, заяви, договори , акти , товарні накладні та інші. Обмін і зберігання в електронному вигляді первинних облікових документів здійснюється на підставі ст. 9 ФЗ N 402 «Про бухгалтерський облік» .

Але варто зробити застереження: в електронному вигляді документ може бути легітимним, тільки якщо в законодавстві не вказано інше, або це не суперечить логіці використання документа. Наприклад, в НПА прописані конкретні вимоги для документів суворої звітності та їх бланків, які можуть бути тільки в паперовому вигляді. Не допускається використання ксерокопій бланків документів, в яких в якості реквізиту використовується Державний герб РФ або герб суб'єкта РФ (згідно п. 5.7 ГОСТу Р 6.30-2003 ), Що фактично забороняє зберігати і обмінюватися в електронному вигляді деякими свідченнями, актами цивільного стану і т.п.

Також існує ряд документів, переклад яких в електронний вигляд можливий, але поки не практикується в силу ряду причин. Наприклад, кадрові документи. По-перше, деякі такі документи мають довготривалі, а іноді і постійні терміни зберігання, а практика електронних архівів поки слабо регламентована в законах. По-друге, такі документи безпосередньо пов'язані з персональними даними, а значить, необхідно забезпечувати їх зберігання, відповідно до особливих вимог законодавства.

- Чи потрібно мені після переходу на ЕДО роздруковувати та зберігати документи на папері?

Насправді це суперечить логіці електронного документообігу . Якщо документ СТВОРЕНО в електронному вигляді і підписаний електронним підписом, то, згідно із законодавством, він і є оригіналом. Не треба зберігати його паперову копію.

А якщо вам необхідно представити документ в зовнішні контролюючі органи або до суду саме на папері (якщо там немає необхідних технічних засобів для перегляду електронного підпису), то його досить роздрукувати і завірити печаткою організації та «живий» підписом уповноваженої особи.

- Що таке СКЗИ і для чого воно потрібне? Чи доведеться купувати якісь ліцензії?

Без засоби криптографічного захисту інформації (СКЗИ) сьогодні не можна здійснювати юридично значущий документообіг . Це спеціальна програма, яка забезпечує шифрування даних, вона необхідна для створення і перевірки електронного підпису.

Дійсно, перед тим, як приступати до обміну документами в електронному вигляді, необхідно придбати ліцензію ЗКЗІ.

- Чи є можливість купити один сертифікат електронного підпису і використовувати його на всіх?

Ми періодично зустрічаємося з практикою, коли бухгалтер або секретар підписує за допомогою електронного підпису документи за директора. Фактично, це порушує безпеку і цілісність електронного підпису - передавати або довіряти свій закритий ключ іншій особі категорично не можна. Якщо цей факт буде виявлено, то Удостоверяющий Центр зобов'язаний відкликати сертифікат.

Справа в тому, що сертифікат електронного підпису видається виключно на фізичну особу, яка діє від свого імені або від імені юридичної особи на підставі Статуту або доручення. На підставі ст. 14 Федерального закону N 63 «Про електронний підпис» підпис повинна містити інформацію, що дозволяє ідентифікувати конкретну персону, яка підписала документ. І в даному випадку їм буде власник сертифіката ключа.

Зрозуміло, є ситуації, коли ви отримуєте документ, підписаний не конкретною персоною, а, наприклад, державним відомством. Це відбувається тільки в тому випадку, якщо підписання відбувається автоматично в рамках складних процесів з обробки звернень громадян. У всіх інших ситуаціях, електронний підпис, перш за все, підкреслює персональну участь конкретної особи в підписанні документа.

- Як довго можна зберігати підписані електронні документи? Адже сертифікат ключа електронного підпису має обмежений термін придатності.

Це дійсно важливе питання. Ми повинні зберігати первинні бухгалтерські документи в середньому не менше п'яти років, а сертифікат електронного підпису діє всього один рік. До кінця цього терміну, якщо раптом станеться витребування документів, буде потрібно довести, що сертифікат був дійсний в момент підписання. Тому оператори електронного документообігу використовують спеціальний формат підпису - вдосконалену електронний підпис. Вона може підтверджувати момент створення електронного підпису і дійсність сертифіката на той відрізок часу.

Також в момент підписання електронним підписом документа проставляється штамп часу і результат перевірки дійсності сертифіката, що дозволить навіть після закінчення терміну дії сертифіката довести, що ваш документ має юридичну силу.

Таким чином, використовуючи вдосконалену електронний підпис, ви можете не хвилюватися про юридичну значущості ваших документів в електронному архіві.

- Чому вартість відправки формалізованого документа виходить дорожче неформализованного?

Вся справа в тому, що процес обробки формалізованого документа (наприклад, рахунки-фактури) на порядок складніше, ніж неформализованного. До того ж законодавець висуває певні вимоги, регламенти робіт і затверджені формати. Все це підвищує витрати ресурсів операторів документообігу, отже, підвищує і ціну.

- Чи можу я використовувати електронні документи як докази в суді?

Так звісно. Правда, це поки не є повсюдною практикою. Проте, згідно з п. 3 ст. 75 Господарського процесуального кодексу України (АПК РФ), документи, отримані з використанням інформаційно-телекомунікаційної мережі «Інтернет» і підписані електронним підписом, допускаються в якості письмових доказів. Якщо ж суд не має можливості використовувати в якості доказів електронні документи, тоді досить буде зробити паперові копії, запевнити їх печаткою організації та підписом керівника.

Також на офіційному сайті Вищого Арбітражного Суду РФ, попередньо заповнивши форму, ви можете відправити документи в арбітражні суди в електронному вигляді без електронного підпису.

- Правда, що при роботі з сервісом обміну, ФНС буде переглядати всі наші документи, якими ми обмінюємося з контрагентами?

Ні це не так. Оператори електронного документообігу нікому не відкривають дані обміну і не подає документи, державні органи, якщо немає рішення суду або іншої постанови (ордера). Єдине, про що оператор повідомляє ФНС, так це про факт підключення організації до електронного документообігу електронними рахунками-фактурами (згідно з наказом Мінфіну РФ від 25.04.2011 N 50н). Можете бути впевнені, що ваші документи будуть надійно зберігатися в центрі обробки даних оператора, і доступ до них матимете тільки ви.

***

Звичайно, це не всі питання на даний момент, але ми впевнені, що з часом таких питань стане менше: практичний досвід, конкретні прецеденти створять більше розуміння в цій області. Складно переходити на щось нове, коли ця історія тільки-тільки починається. А також варто сподіватися, що з часом держава дозволить створити максимально комфортні та прозорі умови не тільки для учасників ЕДО, а й для операторів обміну.

Оригінал статті на порталі Аудит