1. IT-інструменти, які використовує Олексій Сухарев

Як організувати і контролювати роботу бухгалтера або фірми-аутсорсера, навіть якщо ви не розбираєтеся в бухобліку

IT-інструменти, які використовує Олексій Сухарев

• 1с Бухгалтерія
• 1С: Зарплата і управління персоналом
• LinkedIn

Не секрет, що багато підприємців сфери малого бізнесу досить слабо підковані в питаннях ведення бухгалтерського обліку. І звідси виникає резонне питання: як чолі невеликої компанії найняти якісного бухгалтера і контролювати його роботу, якщо він сам «плаває» в цій темі? Про те, на що звернути увагу при наймі бухгалтера або виборі фірми-аутсорсера, як знизити ризики фатальних бухгалтерських помилок і за якими критеріями оцінювати роботу бухгалтера, розповів комерційний директор компанії «Поляков і партнери» Олексій Сухарев.

Досьє

Олексій Сухарев, комерційний директор бухгалтерської компанії (Санкт-Петербург). Спеціаліст з бухгалтерського обліку та оптимізації оподаткування. Освіта: Санкт-Петербурзького державного економічного університету, факультет менеджменту. Одружений.

Найм бухгалтера: кілька корисних рекомендацій

1. Бухгалтер-управлінець - не найкращий варіант для невеликої компанії. Якщо бухгалтер-кандидат на попередньому місці роботи мав в підпорядкуванні співробітників, це може бути не кращим вибором для фірми, де потрібно універсальний бухгалтер, який повинен особисто вести весь бухоблік - від «первинки» до балансу. Багато фахівців, які мають досвід керівництва відділом бухгалтерії, є хорошими управлінцями, але в бухгалтерській роботі не дуже сильні, так як звикли перекладати її на інших співробітників. Нерідко оптимальним кандидатом на посаду головбуха є співробітник, на попередньому місці працював на посаді заступника головного бухгалтера. На практиці, в 70% випадків саме заступник головного бухгалтера найбільш кваліфікований в бухобліку.

2. Обов'язково уточніть, чи можливо отримати письмові та усні рекомендації з минулих місць роботи кандидата. Задайте це питання, навіть якщо ви не збираєтеся нікому дзвонити. Те, як бухгалтер відреагує на таке прохання, вже дасть вам багато корисної інформації. Чи напише він відразу ПІБ і телефон контактної особи або замнётся і почне пояснювати, чому не може цього зробити? Якщо ви наймаєте «приходить» бухгалтера, то також поцікавтеся, з якими організаціями він працює на даний момент, і чи можна зв'язатися з кимось із його поточних клієнтів, щоб отримати про нього зворотний зв'язок.

В інтернеті є безліч спеціалізованих тестів для бухгалтерів. До тестів є готові відповіді, тому ваші обмежені пізнання в бухобліку не завадять протестувати кандидатів і зрозуміти їх кваліфікацію. Варто відзначити, що, по-перше, жоден бухгалтер не відповідає правильно на 100% питань; по-друге, що вірні відповіді навіть на 90% питань не дають гарантії, що бухгалтер буде відмінним фахівцем на практиці. Однак наявність більше половини неправильних відповідей однозначно дасть зрозуміти, що можна переходити до наступного кандидата.

Як вибрати бухгалтерію на аутсорсинг

Останнім часом багато компаній вважають за краще не наймати бухгалтера в штат, а користуватися послугами спеціалізованих компаній в форматі аутсорсингу. Такі послуги обходяться дешевше найму власного бухгалтера, в цьому випадку не потрібно купувати спеціальні бухгалтерські програми, знижуються ризики помилок і т.д. Якщо ви вирішили зупинити свій вибір не на штатному бухгалтера, а на аутсорсингової компанії, то рекомендації по її вибору будуть такими:
1. Віддавайте перевагу компанії, яка існує не перший рік. За статистикою, щорічно відкриваються сотні нових бухгалтерських організацій, але до другого року доживає лише одна з п'яти. Імовірність того, що нова компанія не тільки виживе, але і надасть вам якісні бухгалтерські послуги, набагато менше цих 20%.

2. Віддавайте перевагу компанії, в якій є фахівці, які мають досвід роботи в податковій інспекції - в цьому випадку ви знижуються ризики виникнення будь-яких складнощів з перевіряючими органами, так як за вашу бухгалтерію відповідатиме людина, яка побувала «по той бік» і знає , де і як уникнути проблем.
3. Уважно вивчіть список клієнтів бухгалтерської компанії. Про компанію кажуть її клієнти. І якщо фірма працює вже не перший рік, але ніякої інформації про клієнтів немає на сайті або вам відмовляються назвати хоча б деяких з них - це тривожний сигнал. Те, що клієнти вимагають конфіденційності та забороняють їх згадувати - погана відмовка. Наш досвід показує, що такі клієнти дійсно є, але їх кількість не перевищує 10-15%. Решта без проблем погодяться, якщо на сайті бухгалтерської організації буде розміщена інформація про них.

Чи можливо зв'язатися з кимось із них, щоб отримати зворотній зв'язок про те, як їм працюється з цією організацією?

5. Уточніть політику роботи з вашої бухгалтерської базою. Ще кілька років тому політика роботи з бухгалтерськими базами у 90% аутсорсингових організацій була наступною - ніколи і ні за яких обставин не віддавати їх клієнтам. Зараз ситуація поступово поліпшується, але до сих пір дві з трьох бухгалтерських фірм будуть до останнього чинити опір, щоб не віддати вам вашу базу. Тому ми не рекомендуємо працювати з такими організаціями (до чого може привести відсутність у вас копії бухгалтерської бази вашої організації, читайте нижче - в блоці про фатальні помилки).

Ідеальний варіант, якщо політика обраній вами бухгалтерської компанії в цьому питанні така: «Ваша бухгалтерська база 1С - це ваша власність». І те, що її веде бухгалтер в іншому офісі, нічого не змінює. Якщо вам з якоїсь причини потрібна ваша база - вам її нададуть протягом одного робочого дня. Крім того, в разі потреби вам можуть надати віддалений доступ на сервер, де знаходиться база.

Фатальні помилки при роботі з бухгалтером
або фірмою-аутсорсером

1. Не робити резервні копії бухгалтерської бази. Чи не кожен другий приходить в нашу компанію клієнт розповідає про те, що він кілька років працював з бухгалтером, і все було ОК, поки не почалися питання з боку податкової. Після цього бухгалтер раптово захворів, комп'ютер, за яким він працював, несподівано зламався, і бухгалтерська база (а значить, і вся робота цього бухгалтера за ці роки) виявилася втрачено.

Це найчастіша історія, яку ми чуємо від наших нових клієнтів, які звернулися до нас після невдалого досвіду. Те ж саме, з невеликими змінами, нам розповідають клієнти, що прийшли з інших аутсорсингових компаній. Довести, що всі ці роки бухгалтер працював погано (тому й почалися питання від податкової), після втрати бази неможливо. І доводиться відновлювати бухгалтерію клієнта за кілька років з нуля - а це дуже непростий і дорогий процес.

Всього цього можна легко уникнути, якщо як мінімум раз в квартал брати у вашого бухгалтера резервну копію бухгалтерської бази 1С. У такому випадку, якщо почнуться проблеми і комп'ютер «зламається», відновлювати доведеться лише кілька тижнів або місяців, а не роки.

2. Зберігати первинні документи у бухгалтера дому / на дачі і т.д. Якщо у вашого бухгалтера зберігається не тільки єдина копія бази 1С, а й первинна документація (договори, накладні, рахунки-фактури, акти і т.д.), тоді ризики ще вище. У разі виникнення проблем з податковою, ви ризикуєте не тільки тим, що бухгалтер раптово зникне, а й появою загроз в стилі «якщо потрібна первинка - виплатите мені п'ять окладів при звільненні». Такий поворот подій, на перший погляд, виглядає як абсурдна байка, але, на жаль, кілька наших клієнтів раніше стикалися з такою історією в реальності. Тому вкрай рекомендуємо зберігати основний обсяг первинних документів у вашому офісі.

3. Не робити періодичні перевірки роботи бухгалтера. Будь-який співробітник вимагає контролю, нехай навіть мінімального. Якщо не хвалити за досягнення і не проводити «розбір польотів» за помилки, навіть найкращий співробітник поступово стане більш розслаблено ставитися до своєї роботи. Згодом бухгалтер може спрощувати для себе ведення бухобліку вашої організації: здійснювати не всі проводки, не закривати періоди, вручну зводити баланс - загалом, вести бухоблік за зручною для себе схемою.

В цьому немає нічого критичного, так як таке спрощення обліку не відбивається безпосередньо в звітності вашої організації. Але поступово, за два-три роки, маленькі неточності можуть порушити цілісність всього обліку, після чого і почнуться питання з боку податкової. І якщо цього не станеться при поточному бухгалтера, то, коли він звільниться, новий бухгалтер може не розібратися у вашій бухгалтерії, так як вона велася не по стандартним правилам. І знову постане питання відновлення бухобліку, нехай і частково.

Але не піддавайтеся спокусі перекласти пошук такого бухгалтера / організації на плечі свого бухгалтера. Перевірка повинна бути максимально об'єктивною, тому радимо знайти перевіряє організацію самостійно. І вже одна реакція бухгалтера на новина про плановану перевірку багато скаже про стан справ в бухгалтерії. Практика показує, що кваліфікований фахівець буде сам вдячний такій перевірці: вона покаже, наскільки добре він справляється зі своїми обов'язками. А для професіонала визнання своїх досягнень завжди дуже важливо.

KPI для бухгалтера

Є і ще один важливий питання для підприємця, який не надто підкований в бухгалтерському обліку: як мені, керівнику компанії, контролювати бухгалтера? Тут крім рекомендованого нами регулярного аудиту є ще одна працююча технологія. Мова йде про KPI - «key performance indicators» - тобто, про ключові показники ефективності. І ми рекомендуємо звертатися до успішного досвіду ряду зарубіжних і вітчизняних компаній, що впровадили систему KPI не тільки в відділ продажів або маркетингу, але і в відділ бухгалтерії.

Так, критеріями оцінки бухгалтерії можуть бути наступні:

1. Відсутність виїзних перевірок податкової, а в разі факту проведення перевірки - її успішне проходження. Прямий обов'язок бухгалтера - забезпечення коректного обліку і відсутності штрафів / пені з боку ФНС і позабюджетних фондів. Наприклад, якщо у бухгалтера є премія або, наприклад, так звана «тринадцята зарплата», в положенні про преміювання може бути прописано, що при наявності нарахованих податковою інспекцією пені та штрафів, що відносяться до періоду роботи саме з цим бухгалтером, премія зменшується або взагалі не виплачується.

2. Оптимізація оподаткування при дотриманні необхідного балансу податкового навантаження. Бухгалтера потрібно мотивувати, щоб він постійно шукав законні способи економії. І ці зусилля необхідно систематизувати і заохочувати. Наприклад, преміювати бухгалтера за зниження рівня сплачених вами податків. Але цей пункт обов'язково повинен йти в зв'язці з першим пунктом, щоб способи оптимізації оподаткування, запропоновані бухгалтером, були легальні і не спровокували нову перевірку.

3. Участь в забезпеченні збереження бухгалтерської бази. Аргументи «у нас незручна програма», «у нас кудись зникла інформація» і їм подібні повинні моментально зустрічатися зустрічним питанням керівника: «Ок, зрозуміло, яке рішення ви пропонуєте?» Кваліфікований бухгалтер в наш час повинен представляти, в яких системах і з якими програмами найкраще працювати, і саме бухгалтеру потрібно делегувати постановку ТЗ технічним фахівцям для написання / «допилювання» бази або ж фахівця із закупівель для придбання більш зручного та ефективного програмного продукту.

4. Виявлення підозрілих контрагентів. Це особливо актуально, якщо у вас основна система оподаткування, і ви працюєте з ПДВ. Бухгалтер може досить швидко «пробивати» контрагента (наприклад, через сайт nalog.ru) і в разі, якщо вам пропонує угоду «сіра» або давно не існує фірма, бухгалтер повинен попередити про це. За такі речі також можна преміювати.

5. Відстеження і надання щомісячних / щоквартальних звітів за такими показниками як рівень податкового навантаження вашої компанії, дотримання «безпечної» частки податкових відрахувань по ПДВ, відхилення рентабельності вашої компанії від середнього значення рентабельності по галузі, рівень показаної збитковості. Ці показники, як правило, є найбільш частими причинами податкових перевірок, і вам треба бути в курсі поточної ситуації, і при цьому - в упевненості, що ваш бухгалтер за цим постійно стежить.

6. Функція «будильника» - якщо не вистачає будь-яких документів від постачальника або клієнта, якщо будь-які первинні бухгалтерські документи оформлені неправильно, якщо ви наближаєтеся до перевищення гранично допустимого рівня річної виручки на «спрощенці» - по всіх подібних причин вас як керівника повинен заздалегідь турбувати надійний «будильник» в особі бухгалтера.

Контроль за вищевказаними KPI не вимагає від керівника глибоких знань в бухобліку, але завжди допоможе тримати бухгалтерію в стані високої мотивації і «здорового тонусу», і при цьому не упускати контроль за поточним станом справ.

Читайте також:

Базові принципи бухгалтерського обліку. Бухоблік: як правильно читати баланс.
Бухоблік: короткий бухгалтерський розмовник.
biz360