Автономне установа (школа) з метою підготовки до нового навчального року провело поточний ремонт навчальних кабінетів своїми силами, в зв'язку з чим були закуплені фарба, лак, фанера і т.д. Питання: 1. Які документи, крім акта на списання, необхідні щоб списати матеріали для поточного ремонту (читала що потрібні наказ на проведення поточного ремонту, дефектна відомість, кошторис і акт виконаних робіт)? 2. Як правильно оформити ці документи, прошу навести приклади?

Необхідність проведення ремонтних робіт повинна бути підтверджена документально. Таким документом може бути акт про виявлені несправності (дефекти) основного засобу (дефектна відомість). Можна використовувати самостійно розроблений бланк, наприклад, акт про виявлені несправності (дефекти) основного засобу. Орієнтовна форма акта наведена нижче. Також установі доцільно скласти кошторис на проведення ремонтних робіт. Якщо ремонт ведеться власними силами, то витрати на його проведення відображаються за відповідними статтями витрат і, як правило, обмежуються вартістю використаних матеріалів.

При ремонті своїми силами для підтвердження виконання ремонтних робіт будуть потрібні:

- документи, в яких відображена оплата придбаних матеріалів для проведення робіт;

- акт на списання матеріальних запасів (ф. 0504230) завантажити форму , Що відображає витрачання матеріалів.

Даний акт застосовується для оформлення рішення про списання матеріальних запасів і служить підставою для відображення в бухгалтерському обліку установи вибуття з рахунків бухобліку матеріальних запасів. У разі якщо витрачання матеріальних запасів проводиться на підставі документів, затверджених керівником установи, вони додаються до Акту (Методичні вказівки щодо застосування форм первинних облікових документів, затверджені наказом Мінфіну Росії від 15.12.2010 р № 173н). У графі 8 «Напрямок витрати» даного акту вказується відповідна підстава (ремонт певного об'єкта). Якщо є якісь розпорядчі документи керівника про ремонт (наказ, розрахунки, кошториси) - вони додаються до акта. Приклад заповнення акта на списання матеріальних запасів (ф. 0504230) наведено нижче.

Підтвердження обсягу фактично виконаних робіт може здійснюватися на підставі акта, оформленого за формою, затвердженого в складі облікової політики установи. Форми № КС-2 або № КС-3 в даному випадку не підходять.

Заключний етап оформлення господарських операцій, пов'язаних з поточним ремонтом будівель (споруд) - оформлення Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів основних засобів (форма 0306002). При здійсненні поточного ремонту господарським способом даний Акт складається в одному примірнику, підписується членами приймальної комісії або особою, уповноваженою на приймання об'єктів основних засобів, затверджується керівником організації або уповноваженим ним особою та здається в бухгалтерію. Приклад заповнення Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів основних засобів (форма 0306002) наведено нижче.

1. Рекомендація: Як документально оформити проведення ремонту основних засобів

Необхідність проведення ремонтних робіт повинна бути підтверджена документально ( ч. 1 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ , п. 7 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н ). Таким документом може бути акт про виявлені несправності (дефекти) основного засобу (дефектна відомість). * Для деяких галузей передбачені уніфіковані форми таких документів. Наприклад, для оформлення виявлених дефектів підйомно-транспортного устаткування морських торговельних портів використовується дефектна відомість, затверджена постановою Мінтрансу Росії від 9 січня 2004 № 2 . Дефекти основних елементів трубопроводів теплових електростанцій відображаються у відомості дефектів трубопроводів (затверджена постановою Держгіртехнагляду Росії від 18 червня 2003 № 94 ).

Якщо уніфікованої форми документа, що підтверджує виявлені дефекти, не встановлено, використовуйте самостійно розроблений бланк, наприклад, акт про виявлені несправності (дефекти) об'єкта основних засобів. Головне, щоб самостійно розроблений бланк містив всі обов'язкові реквізити, перераховані в пункті 7 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н. В акті необхідно вказати несправності основного засобу і пропозиції щодо їх усунення.

Кількість примірників акта про виявлені несправності (дефекти) основного засобу (дефектної відомості) буде залежати від того, кому належить майно і хто буде робити ремонт. Якщо установа вирішила самотужки відремонтувати основні засоби, досить одного примірника. Якщо роботи буде виконувати сторонній підрядник, акт (дефектну відомість) краще заповнити в декількох примірниках за кількістю що беруть участь в ремонті організацій. У цьому випадку документи повинні підписати представники всіх задіяних сторін. *

Якщо ремонтується нове обладнання, несправність якого була виявлена ​​при його монтажі (т. Е. До прийняття на облік в якості основного засобу), використовується акт про виявлені дефекти устаткування ( форма № ОС-16 ).

При передачі основних засобів в ремонт в спеціальний підрозділ установи (наприклад, ремонтну службу) слід скласти накладну на внутрішнє переміщення по формою № ОС-2 (0306032). Якщо при ремонті місцезнаходження основного засобу не змінюється, накладну складати не потрібно. Такий порядок випливає з вказівок, затверджених наказом Мінстату України від 21 січня 2003 № 7 .

Якщо установа виконує ремонтні роботи НЕ власними силами, з виконавцями повинен бути укладений договір підряду ( ст. 702 ГК РФ ).

Головбух радить: якщо об'єкт основних засобів передається підряднику для тривалого ремонту, оформіть акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів в ремонт. У разі втрати (псування) об'єкта основних засобів підписаний акт дозволить установі вимагати у підрядника відшкодування завданих збитків (ст. 714 і 15 ГК РФ). При відсутності такого акта довести передачу даного об'єкта основних засобів підряднику буде важко.

Влітку дитячі садки, школи та коледжі починають ремонтувати будівлі і споруди. Коли приходить час відобразити роботи в обліку, у бухгалтера виникає безліч питань:
- Як класифікувати ремонт: як поточний або капітальний?
- І хто повинен визначити характер робіт?
- Невже бухгалтерія, оскільки від вибору залежить правильність відображення робіт в обліку?
- Які будуть потрібні документи?

Відповіді на ці та інші питання читайте в статті журналу Облік в освіті: Літній ремонт: облік і документація

У договорі підряду може бути прописано, що матеріали для ремонту основного засобу замовник передає підряднику ( ст. 704 ГК РФ ). При передачі матеріалів складіть накладну на відпуск матеріалів на сторону ( ф. 0315007 ). На її підставі в обліку відобразіть переміщення матеріальних запасів. Для контролю за ними до аналітичним рахунком 0.105.00.000, на якому враховуються передані матеріальні запаси, можна відкрити субрахунок «Матеріальні запаси у підрядника».

Після закінчення ремонту підрядник повинен здати замовнику звіт про витрачені матеріальних запасах ( ст. 713 ГК РФ ). На підставі отриманого звіту матеріальні запаси потрібно списати на рахунки обліку витрат.

Після закінчення ремонтних робіт складається акт про прийом-здачу відремонтованих основних засобів по формою № ОС-3 . Його заповнюють незалежно від того, господарським або підрядним способом виконаний ремонт. Тільки в першому випадку установа оформляє бланк в одному екземплярі, а в другому - в двох (для себе і для підрядників). Акт підписується:

• приймальною комісією, створеною в установі;
• співробітником, відповідальним за ремонт основного засобу (або представником підрядника);
• співробітником, відповідальним за збереження основного засобу після ремонту.

Після цього акт затверджує керівник установи, і його передають бухгалтеру. При отриманні акту відомості про проведений ремонт відобразіть в інвентарній картці обліку основних засобів по формою № 0504031 (№ 0504032 ). Про це сказано в вказівках, затверджених наказом Мінстату України від 21 січня 2003 № 7 , Та Методичних вказівках, затверджених наказом Мінфіну Росії від 15 грудня 2005 № 173н .

Якщо підрядник проводив ремонтні роботи будівлі (споруди або приміщення), які визнаються будівельно-монтажними, то додатково до акту за формою № ОС-3 (0306002) повинні бути підписані акт приймання по формою № КС-2 і довідка про вартість виконаних робіт і витрат по формою № КС-3 , затверджені наказом Мінстату України від 11 листопада 1999 № 100 .

2. Стаття: Списуємо матеріали для ремонту

Які документи потрібно оформити для списання будматеріалів на виконання в установі ремонтних робіт господарським способом?

В даному випадку підстава для списання будівельних матеріалів - Акт про списання матеріальних запасів ( ф. 0504230 ). Даний акт застосовується для оформлення рішення про списання матеріальних запасів і служить підставою для відображення в бухгалтерському обліку установи вибуття з рахунків бухобліку матеріальних запасів. У разі якщо витрачання матеріальних запасів проводиться на підставі документів, затверджених керівником установи, вони додаються до Акту (Методичні вказівки щодо застосування форм первинних облікових документів, затверджені наказом Мінфіну Росії від 15 грудня 2010 року № 173н ).

У графі 8 «Напрямок витрати» даного акту вказується відповідна підстава (ремонт певного об'єкта). Якщо є якісь розпорядчі документи керівника про ремонт (наказ, розрахунки, кошториси) - вони додаються до акта. *

Інші документи, які стосуються ремонту (наприклад, табеля обліку робочого часу, накладні), є підставою для відображення в обліку інших відповідних операцій - нарахування оплати, переміщення матеріалів і т. Д.

3. Стаття: Ремонт офісу: підтвердження витрат

Якими документами оформити ремонт офісу власними силами, а якими - із залученням підрядника?

Порядок оформлення документів при ремонті приміщень різного призначення не врегульовано. Організації самостійно розробляють систему внутрішнього документообігу.

Наприклад, для підтвердження економічної обгрунтованості витрат, пов'язаних з ремонтом офісу, організація може скласти акт огляду офісу комісією із зазначенням показань для ремонту. Перелік необхідних робіт слід затвердити наказом керівника з призначенням відповідального виконавця. За переліком складається кошторис на ремонт. У ній основними позиціями будуть обсяг робіт і розрахунок необхідної кількості матеріалів. Вартісні показники в такий кошторисі гратимуть умовну роль. Тут головне - не допустити перевитрати матеріалів або обгрунтувати його. Списання матеріалів можна оформляти актами, форма яких підлягає затвердженню облікової політикою. * У них для списаних матеріалів рекомендується передбачити позиції: «За нормою на обсяг виконаних робіт», «Перевитрата», «Економія». У разі відхилення фактичного списання матеріалів від норми рішення по таких відхилень приймаються керівником організації на підставі службової записки відповідальної особи. Якщо допущений перевитрата, то в разі визнання його обгрунтованим вартість перевитрати матеріалів підлягає врахуванню у складі податкових витрат.

В іншому випадку він покривається за рахунок винних осіб або за рахунок власних коштів організації без урахування для цілей оподаткування. Закінчення ремонту можна оформити актом довільної форми. Форми № КС-2 або № КС-3 в даному випадку не підходять. Втім, можна оформити і № КС-2, підписавши його в одному екземплярі. *

Якщо ремонт проводиться підрядником, то до договору з ним слід докласти кошторис з обсягами робіт і розрахунком їх вартості. Затверджена замовником кошторис буде обґрунтуванням ціни договору підряду. Ремонтні роботи можна приймати за формою № КС-2. У ній відображаються обсяги завершених робіт, за якими до замовника переходять ризики випадкової загибелі або пошкодження результатів робіт. Приймання робіт здійснюється відповідно до статті 753 ЦК України та умов договору.

ЖУРНАЛ «ОБЛІК У БУДІВНИЦТВІ», № 9, вересень 2009

4. Стаття: Облік витрат на ремонт школи

Суб'єкти РФ повинні звітувати про кількість загальноосвітніх закладів, будівлі яких перебувають в аварійному стані або потребують капремонту *. Розповімо про те, на які нюанси обліку витрат треба звернути увагу в даному випадку.

* Постанова Уряду РФ від 7 червня 2013 р № 483 .

Що вважається ремонтом

Ремонт основних засобів слід відрізняти від інших заходів з відновлення основних засобів - реконструкції, модернізації та дообладнання.

Вказівки про порядок застосування бюджетної класифікації РФ, затверджені наказом Мінфіну Росії від 21 грудня 2012 року № 171н , Встановлюють наступний перелік робіт, які відносяться до поточного і капітального ремонту (реставрації) нефінансових активів:

усунення несправностей (відновлення працездатності) окремих об'єктів нефінансових активів, а також об'єктів і систем (охоронна, пожежна сигналізація, система вентиляції і т.п.), що входять до складу окремих об'єктів нефінансових активів;

підтримання техніко-економічних і експлуатаційних показників об'єктів нефінансових активів (строк корисного використання, потужність, якість застосування, кількість і площа об'єктів, пропускна здатність і так далі) на початку передбаченому рівні;

проведення некапітальної перепланування приміщень;

реставрація нефінансових активів, за винятком робіт, що носять характер реконструкції, модернізації, дообладнання.

план ремонту

Як правило, ремонти в освітніх установах проводяться відповідно до системи планово-попереджувального ремонту. Вона передбачає розробку та затвердження плану і кошторису всіх видів ремонтів на черговий фінансовий рік і на найближчу перспективу (три-п'ять років).

При розробці плану враховуються технічний стан будівель і споруд, необхідність заміни конструктивних елементів, забезпечення нормального температурно-вологісного режиму в приміщеннях школи та інші характеристики. Кошторис ремонту розраховується за обсягами запланованих робіт (з урахуванням потреби в матеріальних запасах). При цьому можуть окремо плануватися і оцінюватися ремонти, що проводяться підрядним способом і власними силами (господарським способом). *

бухоблік витрат

Для цілей бухгалтерського обліку основна відмінність всіх видів ремонту (поточного, капітального та середнього) від іншого відновлення основних засобів полягає в тому, що витрати на ремонт не збільшують первісну (балансову) вартість активів, а списуються на збільшення поточних витрат.

У державних і муніципальних установах ремонт, як правило, фінансується за рахунок субсидій на виконання госзаданія (іноді капітальний ремонт може фінансуватися за рахунок субсидій на інші цілі), а заходи по відновленню, що збільшують первісну вартість основних засобів, - за рахунок субсидій, необхідних для здійснення капітальних вкладень (код фінансового забезпечення - «6»).

Для фінансування витрат на ремонт основних засобів можуть залучатися не тільки кошти бюджету, а й власні кошти установи (отримані від приносить дохід діяльності).

Ремонтні роботи на об'єктах, які використовуються в основній діяльності, як правило, фінансуються за рахунок коштів субсидій, що виділяються на фінансування державних і муніципальних послуг.

Ремонт і модернізація об'єктів основних засобів, що використовуються в приносить дохід діяльності, зазвичай фінансується з власних коштів установи, які отримані від відповідного виду діяльності, згідно з планом фінансово-господарської діяльності установи.

залучення підрядника

Для обліку витрат на ремонт основних засобів застосовується код 225 «Роботи, послуги з утримання майна» Косгеї. Однак вказівками про порядок застосування бюджетної класифікації встановлено, що по даній підстатті відображаються тільки витрати з оплати договорів на виконання робіт, надання послуг, пов'язаних з утриманням нефінансових активів.

Тобто код 225 слід застосовувати тільки при здійсненні ремонту підрядним способом - коли для виконання робіт залучаються сторонні спеціалізовані організації.

При цьом может вінікнуті питання: чи слід відображаті ВАРТІСТЬ матеріальніх запасів, використаних Підрядником (Виконавцю робіт) за кодом 340 «Збільшення вартості матеріальніх запасів»? На думку автора, в подібних випадках слід керуватися нормами цивільного законодавства. Відповідно до статті 704 Цивільного кодексу РФ, якщо інше не передбачено договором підряду, робота виконується утриманням підрядчика - з його матеріалів, його силами і засобами. При цьому передбачається, що в ціну договору включається вартість і робіт, і матеріалів.

Таким чином, якщо не укладається окремий договір або угода на поставку матеріалів для ремонту, підстав для відображення їх вартості за кодом 340 немає.

На практиці це питання має вирішуватися на стадії планування бюджетних коштів - якщо кошти будуть виділятися загальної рядком за кодом 225 (без виділення коштів на фінансування ремонтних матеріалів), то договір підряду слід укладати без додаткових умов.

У цьому випадку зобов'язання будуть прийматися також в загальній сумі.

Якщо ж кошти на придбання матеріальних запасів виділяються окремо, на нашу думку, слід уточнити порядок їх відображення в системному бухгалтерському обліку - так як складський облік в даному випадку вестися не буде (матеріали фактично на склад установи не надходять).

При проведенні ремонту основних засобів, що використовуються в приносить дохід діяльності, відповідні витрати, як правило, відносяться на збільшення собівартості послуг.

При цьому передбачається, що ремонту за рахунок власних коштів підлягають будівлі і приміщення, які використовуються при наданні платних освітніх послуг - тобто об'єкти основних засобів загальногосподарського призначення.

ремонт хозспособом

Якщо ремонт ведеться власними силами, то витрати на його проведення відображаються за відповідними статтями витрат і, як правило, обмежуються вартістю використаних матеріалів. *

Штатні працівники освітньої установи можуть проводити ремонтні роботи в рамках своїх обов'язків. Тому відокремлення витрат на оплату праці (як в планових документах, так і при відображенні в обліку зроблених витрат) працівників, зайнятих ремонтом будівель і приміщень школи, видається необгрунтованим.

Особливістю ремонтних робіт в школах є те, що частина матеріалів може надходити безоплатно - від батьків учнів або місцевих організацій. Такі матеріали повинні оприбутковуватися за відповідним рахунком обліку матеріальних запасів.

Податковий облік операції

Нагадаємо, що відповідно до підпункту 22 пункту 1 статті 251 Податкового кодексу РФ доходи у вигляді майна, безоплатно отриманого державними і муніципальними освітніми установами на ведення статутної діяльності, при визначенні податкової бази по податку на прибуток не враховуються.

Відносно матеріалів, отриманих від розбирання, демонтажу об'єктів або окремих конструкцій (що може бути обумовлено особливостями проведення ремонту), подібна пільга податковим законодавством не передбачена.

Відповідно до статті 250 Податкового кодексу РФ вартість матеріально-виробничих запасів, іншого майна, отриманого при ремонті, модернізації, реконструкції, технічного переозброєння, часткової ліквідації основних засобів, враховується в складі позареалізаційних доходів.

Таким чином, вартість матеріалів, отриманих в результаті ремонту, збільшує податкову базу, але якщо згодом вони будуть використані в приносить дохід діяльності освітнього закладу, їх вартість може бути включена до складу податкових витрат (в податковому обліку суми визнаються, тільки якщо вони економічно обгрунтовані і документально підтверджені).

важліво запам'ятати
Ремонт в школі може виконуватися за рахунок коштів бюджету, доходів від приносить дохід діяльності та внесків батьків учнів.

5. Форма: Акт про виявлені несправності (дефекти) основного засобу

Державна установа науково-дослідний інститут «Альфа» ІПН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423 повне найменування установи АКТ № 10 про виявлені несправності (дефекти) основного засобу * м Москва 14.01.2013 Об'єкт основних засобів. № п / п Найменування об'єкта Інвентарний № Фактичний термін експлуатації 1 Об'єм холодильної камери 1101060001 29 міс. В процесі огляду об'єкта були виявлені наступні несправності (дефекти). № п / п Виявлені несправності (дефекти) 1 Вихід з ладу компресора Для усунення несправностей (дефектів) необхідно: - замінити компресор. Відповідальний за ремонт холодильної камери - робочий А.І. Іванов. Акт склав: начальник відділу В.К. Волков З актом ознайомлений (а): робочий А.І. Іванов

6. Форма: Приклад заповнення акта про прийом-здачу відремонтованих, реконструйованих, модернізованих об'єктів основних засобів (форма ОС-3)

7. Форма: Приклад заповнення Акта про списання матеріальних запасів (ф. 0504230)