1. Про який протоколі піде мова? У практиці управління застосовуються такі різновиди протоколу, як протокол...
2. підготовка зборів
3. Типові правила оформлення протоколу
4. Заголовна частина протоколу
5. Вступна частина тексту
6. Основна частина тексту
7. Відмінність короткої і повної форм протоколу - раніше все було просто
8. Оформляє частина протоколу
9. «Коли в товаришах згоди немає»
10. Оформлення витягу з протоколу
11. Як правильно зберігати протоколи?

Про який протоколі піде мова?

У практиці управління застосовуються такі різновиди протоколу, як протокол про наміри, протоколи узгодження, протоколи вилучення речових доказів (документів). У числі основних документів загальних зборів акціонерів закон називає протокол зборів і протоколи лічильної комісії.

Крім того, протокол може складатися однією посадовою особою в ході реалізації ним адміністративних функцій - протокол дорожньо-транспортної пригоди, протокол затримання і ін. Кожна з цих різновидів протоколу має відповідну типову форму.

Ми ж у цій статті будемо говорити про протокол, який складається за підсумками колегіального управлінського дії - збори, наради або засідання. Даний документ призначений для документального оформлення колегіального обговорення питань і прийняття рішень.

У російському діловодстві протокол застосовується з початку ХVIII століття, з того періоду, коли в управлінській практиці стало практикуватися обговорення питання перед прийняттям рішення. Історично склалося, що протокол є:

• і інформаційним документом (в ньому документується хід обговорення),
• і розпорядчим документом (фіксується прийняте в результаті обговорення рішення).

У сучасній управлінській практиці протоколи складають для документування діяльності нарад, проведених керівниками різних рангів. Протоколи використовують також для відображення роботи конференцій, зборів, семінарів і т. Д.

Рішення про необхідність складання протоколу під час оперативних нарад приймає керівник, який їх призначає і проводить. Якщо мова на нараді піде про інформування підлеглих з якоїсь проблеми, про роз'яснення прийнятого раніше рішення і ін., То протокол може і не знадобитися. Але необхідність складання протоколу такого оперативної наради теж можлива. У цьому випадку протокол зафіксує склад присутніх, огляди або пропозиції.

Підготовка до проведення наради

Особливості документування роботи постійно діючих колегіальних органів

Постійно діючі колегіальні органи (ради, колегії, комісії) відрізняються високим ступенем організації своєї роботи.

Виражається це в наявності:

• регламенту роботи;
• плану роботи на найближчий рік;
• власного апарату, очолюваного секретарем.

Даний список з трьох пунктів (програма максимум) в реальності може скоротитися до одного-єдиного секретаря колегіального органу (програма мінімум). Тепер прокоментуємо ці три пункти докладніше.

У регламенті колегіального органу визначається періодичність засідань, вид прийнятих рішень, порядок документування діяльності, день і час засідання. Іноді на підприємствах зустрічаються регламенти проведення нарад, що стосуються роботи не одного колегіального органу, а будь-який колегіальної діяльності.

Протокол відноситься до числа необхідних документів, перш за все тому, що фіксує факт проведення засідання, прийняті на ньому рішення, терміни їх виконання. Цей документ може в подальшому бути підставою для видання рішення або постанови (тобто розпорядчого документа) даного колегіального органу.

Постійно діючі колегіальні органи повинні мати план роботи на рік, в який включають основні питання, намічені до обговорення.

Постійно діючі колегіальні органи зазвичай мають апарат, який забезпечує роботу цього органу. Очолює цей підрозділ секретар (секретар вченої ради, секретар колегії і ін.), Який відноситься до категорії фахівців або керівників. Цей посадовець несе відповідальність і за організацію засідань, і за документування діяльності постійно діючих колегіальних органів, і за збереження документів.

підготовка зборів

Але зборів як форма колегіального способу прийняття рішення можуть проводитися в будь-якому складі учасників, не тільки членів колегіального органу. Це можуть бути наради керівників департаментів або наради фахівців певних структурних підрозділів з якоїсь конкретної проблеми. У будь-якому випадку, коли мова заходить про організацію зустрічі більш ніж 3 осіб, це не можна пускати на самоплив. Чим якісніше буде підготовка зборів, тим менше часу буде витрачено на обговорення в ході самої зустрічі і тим більш ефективні рішення будуть прийняті.

В ході підготовки засідання послідовно виникають документи, які потім стають додатками до протоколу, або в нього перетікає інформація з них.

Першим документом з цього ряду є повістка дн я. Вона складається секретарем на основі вказівок голови (колегіального органу чи даного конкретного зборів) і положень регламенту (якщо такий є). При формуванні порядку денного необхідно враховувати складність обговорюваних питань з тим, щоб обговорення вкладалося в відведений для засідання час.

Порядок денний розсилається учасникам засідання і запрошеним. Кілька примірників порядку залишається у секретаря. Вони використовуються для складання майбутнього протоколу, для ведення засідання.

На порядку вказується кількість і послідовність обговорюваних питань, прізвища доповідачів, дата і час проведення засідання, а також місце його проведення. Таким чином, порядок денний одночасно є документом оповіщення про майбутнє засідання і запрошенням учасників.

Форма порядку може бути будь-хто. Наведемо два варіанти; перший - більш офіційний (див. Приклад 1), а другий буде ближче і для проведення оперативних нарад (див. Приклад 2). Хоча саме при підготовці оперативних нарад секретар часто ігнорує розсилку порядку в письмовому вигляді, обмежуючись лише усним інформуванням учасників.

приклад 1

Згорнути Показати

приклад 2

В ході підготовки кожного засідання прийнято заздалегідь збирати у виступаючих тези доповідей або виступів, а також інформаційно-довідкові документи, що ілюструють їх (таблиці, графіки, економічні розрахунки, довідки та ін.). Всі ці матеріали тиражують по числу учасників наради і роздають їм.

Обов'язково до складу цих документів входить проект рішення з кожного питання, включеного до порядку денного. Готують проекти таких рішень доповідачі. Завдання секретаря - своєчасно отримати ці документи і розмножити в необхідній (по числу учасників) кількості примірників. Матеріали до засідання повинні бути розіслані за 48 годин до його початку, щоб люди встигли знайти час з ними ознайомитися, підготуватися до обговорення. Для розсилки часто використовують електронну пошту.

В ході підготовки зборів може готуватися лист реєстрації або явочний лист його учасників (див. Приклад 13). Такий документ складається при кількості учасників більше 15 осіб (тоді ці особи не перераховуються в числі присутніх в протоколі, замість цього даний документ йде додатком до протоколу), а також при підготовці засідання постійно діючого колегіального органу (на ньому важлива наявність кворуму). Коли на засіданні важлива наявність кворуму, складання такого листа реєстрації стає обов'язковим - даний список необхідний для документування явки на засідання певних осіб, що підтверджується, як правило, особистим підписом в списку.

Особисті підписи на початку засідання збирає секретар, обходячи прибувають на засідання. Другий поширений спосіб збору підписів і контролю числа присутніх - це проведення реєстрації учасників. Реєстрація зазвичай починається за 30 хвилин і закінчується за 5 хвилин до початку засідання.

Таким чином, ще до початку засідання / зборів секретар повинен мати такі документи: порядок денний, тези виступів і проекти рішень з кожного питання, список учасників.

Типові правила оформлення протоколу

Порядок оформлення протоколу визначено ГОСТом Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Даний ГОСТ визначає правила оформлення заголовної та заключної частини цього документа, а також вимоги до його тексту.

Заголовна частина протоколу

У головній частині протоколу розміщують такі реквізити:

• повна назва організації;
• вид документа (ПРОТОКОЛ);
• номер і дату;
• місце складання протоколу;
• заголовок до тексту.

Найменування організації завжди вказується разом з організаційно-правової формою і має відповідати офіційно встановленим найменуванням (в статуті або положенні про організацію). При цьому організаційно-правова форма повинна бути написана не у вигляді абревіатури, а повністю.

Якщо в організації є офіційно зареєстроване скорочене найменування, то воно теж може бути присутнім в дужках рядком нижче повного найменування (див. Приклад 3).

Якщо в організації є вищестояща організація, то її найменування вказують вище найменування організації - автора документа, бажано в скороченому вигляді (см. Приклад 5).

Отже, подивіться на можливі варіанти оформлення:

приклад 3

Відкрите акціонерне товариство
Агентство «Поширення, обробка, збір друку»
(ВАТ Агентство «Роспечать»)

приклад 4

Закрите акціонерне товариство «Нові технології»

приклад 5

МІНІСТЕРСТВО АГЕНСТВО ДО ОСВІТИ
Державна освітня установа
вищої професійної освіти
Воронезький політехнічний університет

Датою протоколу є день проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати його початку і закінчення (а не дату підписання протоколу, який може оформлятися через кілька днів після закінчення самого заходу).

приклад 6

Засідання ради директорів акціонерного товариства тривало 2 дні: 13 і 14 січня 2009 року. Протокол був складений на наступний день і підписаний через день після закінчення засідання - 16 січня.

У цій ситуації датою протоколу буде «13 - 14.01.2009» або цей же період, але в більш повному написанні «13.01.2009 - 14.01.2009». Можливий і словесно-цифровий спосіб зазначення дати «13-14 січня 2009 г.».

Протоколи нумерують в межах календарного року, тому номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Порядкові номери присвоюються окремо по кожній групі протоколів, які складаються в організації: окремо нумеруються протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи засідань дирекції, протоколи засідань технічної ради, протоколи зборів трудового колективу і т.д.

Існує «мода» написання номера документа і дати, що складається з однієї цифри, двома цифрами: для цього на початку додають нуль. Тут можна почути пояснення наступного властивості: наявність нуля ( «№ 01» або «01 грудня 2008 г.») не дозволить на його місці дописати іншу цифру і перетворити таким чином 1 в 11, 21 або 31. Але підкреслимо, що вказівок на таке написання в нормативній базі не міститься. Це просто досить поширена практика.

Місце складання документа важливо вказувати в тому випадку, коли його важко визначити по найменуванню організації, а також в тих випадках, коли засідання проводиться в іншому населеному пункті, а не там, де діє організація - автор документа. Відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 (пункт 3.12) місце складання документа вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, використовуючи тільки загальноприйняті скорочення.

Заголовок до тексту протоколу містить вказівку на вид колегіальної діяльності (нарада, збори, засідання і ін.) І назву колегіального органу в родовому відмінку.

приклад 7

Засідання методичної ради

Зборів трудового колективу

Наради начальників структурних підрозділів

Реквізити заголовної частини можуть розташовуватися поздовжнім (Приклад 8) або кутовим способом (Приклад 9). Вибір варіанту залишається за організацією.

приклад 8

приклад 9

Закрите акціонерне товариство
«Стеклотарний завод»
ПРОТОКОЛ
13 - 14.01.2009 № 1
м Камишин
засідання керівників
структурних підрозділів

Вступна частина тексту

Текст протоколу включає вступну та основну частини.

У вступній частині протоколу після заголовка наводяться ініціали та прізвища голови та секретаря засідання. Слід мати на увазі, що в протоколі голова - посадова особа, що проводить нараду, його посада за штатним розкладом у тексті не вказується.

Секретар - особа, яка відповідає за організацію наради та документування його діяльності, тобто складання та оформлення протоколу. Секретар наради (засідання) не обов'язково є секретарем по займаній посаді. Ця посадовий обов'язок може бути додатковою для працівника. Вона повинна бути закріплена в його посадовій інструкції, якщо виконується постійно. Ця робота може бути доручена працівнику керівником, якщо вона виконується як разове доручення.

приклад 10

Згорнути Показати

Функції голови засідання керівників підрозділів може виконувати заступник генерального директора Панков, а функції секретаря засідання - його особистий помічник Єгорова. В цьому випадку їх посади за штатним розкладом (заступник генерального директора і особистий помічник заступника генерального директора) в протоколі відсутні. Ці люди будуть фігурувати в ньому тільки як голова і секретар засідання (див. Наступний приклад).

приклад 11

Голова - Панков Ю.П.

Секретар - Єгорова Д.Л.

Були присутні: Беспалов А.Д., Корнєєв Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Запрошені: виконавчий директор ВАТ «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., фінансовий директор ВАТ «СМУ № 14» Османова М.Т.

З нового рядка після слова «Були присутні» в алфавітному порядку перераховують ініціали та прізвища посадових осіб організації, які беруть участь в обговоренні та прийнятті рішень на засіданні.

Якщо на засідання запрошені інші посадові особи своєї організації, то вони перераховуються в розділі «Запрошені» в алфавітному порядку (прізвище та ініціали) без вказівки посади. Якщо в засіданні беруть участь представники інших організацій, то вказують і їх посади з найменуваннями організацій (див. Приклад 11).

Перелік присутніх учасників та запрошених осіб друкується через 1 міжрядковий інтервал. Далі залишається один порожній рядок і через 1 міжрядковий інтервал друкується порядок денний. А ось основну частину тексту протоколу прийнято друкувати через 1,5 міжрядкових інтервалу.

Складання списку учасників наради є обов'язком секретаря. Список складають заздалегідь за вказівкою керівника (він потрібен для оповіщення учасників про дату зустрічі і порядку денному, бажана попередня роздача довідкових матеріалів для вивчення питань і підготовки до обговорення). В день проведення наради список присутніх коригують виходячи з фактичної наявності посадових осіб.

При оформленні протоколу розширеного засідання (понад 15 осіб) або постійно діючого колегіального органу прізвища учасників в протоколі не перераховуються, а зазначається цифрою їх загальна кількість. Воно визначається за підсумками реєстрації, список реєстрації в цьому випадку стає одним з додатків до протоколу (див. Приклад 13). В такому випадку в протоколі вказують:

приклад 12

Були присутні: 19 осіб (список додається).

приклад 13

Згорнути Показати

У вступну частину протоколу включають порядок денний. Її зміст визначається тим керівником, який призначає нараду і буде його вести. Якщо такий документ розсилався учасникам перед нарадою, то інформація з нього і повинна бути перенесена в протокол.

Порядок денний в протоколі містить перерахування питань, які обговорюються на засіданні, закріплює послідовність їх обговорення і прізвища виступаючих (доповідачів).

Питання порядку денного нумеруються арабськими цифрами і починаються з прийменника «О» або «Про», відповідаючи на питання «про що?». По кожній із них в протоколі повинні бути вказані ініціали та прізвище доповідача - посадової особи, який готував це питання.

приклад 14

Порядок денний:

1. Про затвердження правил інформаційної безпеки.
   Доповідь начальника інформаційного відділу Дороніної Ю.Р.
2. Про внесення змін до штатного розпису.
   Виступ заступника генерального директора Сергєєва І.М.

Основна частина тексту

Зміст протоколу оформляється на основі записів, які веде на засіданні секретар вручну або з використанням диктофона. Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним.

Відмінність короткої і повної форм протоколу - раніше все було просто

За формою викладу тексту протоколи поділяються на короткі та повні.

Різні форми протоколу відрізняються один від одного тільки повнотою висвітлення ходу засідання. За оформленням відмінностей в цих формах немає. Цей постулат діє на основі практичного досвіду, який викладено в будь-якому підручнику з діловодства.

Короткий протокол - це документ, який фіксує:

• обговорювалися на засіданні питання,
• прізвища доповідачів і
• прийняті рішення.

Такий протокол, як правило, ведуть в наступних випадках:

• коли засідання стенографується (стенограма виступів буде додатком до протоколу) або записується на диктофон;
• коли засідання носить оперативний характер і важливо зафіксувати прийняте рішення без деталізації ходу обговорення.

За короткому протоколу неможливо уявити хід обговорення питання, огляди, зауваження, процес вироблення розпорядчої частини, тобто управлінського рішення. Його зразок наведено в Прімері 22.

Повний протокол (див. Приклад 21) дозволяє документувати докладну картину того, що відбувається, передає зміст доповідей і виступів учасників засідання, всі висловлені думки, які прозвучали питання і репліки, зауваження, позиції.

Таким чином, в повному протоколі з кожного розглянутого питання присутній 3 частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»). А в короткому тільки дві: «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»).

Основна частина тексту протоколу містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Відповідно до неї розділи нумеруються. Кожен розділ складається з трьох частин для повного протоколу - «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ») - або з двох для короткого. Ці слова друкують великими літерами від лівого поля.

Після слова «СЛУХАЛИ» в тесті протоколу вказується прізвище та ініціали основного доповідача в родовому відмінку (��лухали кого?), А через тире викладають запис його промови. Виклад зазвичай ведеться від третьої особи однини в минулому часі (див. Приклад 15). Якщо ж текст доповіді підготовлений в письмовому вигляді і зданий секретарю, то в протоколі можна позначити тільки тему доповіді і далі приписати «текст доповіді додається» (Приклад 16).

приклад 15

1. СЛУХАЛИ:

Петрова В.Ю. - про результати виконання плану роботи відділу продажів на 4 квартал 2008 р Відзначив, що план виконаний на 100%.

приклад 16

1. СЛУХАЛИ:

Петрова В.Ю. - текст доповіді додається.

У повному протоколі після слова «ВИСТУПИЛИ» вказуються прізвища та ініціали учасників обговорення питання. У тексті протоколу кожне прізвище та ініціали виступає друкують з нового рядка в називному відмінку (виступив хто?). Виклад записи виступу відокремлюють від прізвища тире, воно викладається від третьої особи однини. У цій же частині тексту фіксують питання, що прозвучали по ходу доповіді або після його закінчення, а також відповіді на них.

При відсутності на нараді обговорення або питань в протоколі частина «ВИСТУПИЛИ» опускається, і цей фрагмент тексту складається тільки з двох частин: «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»). Таке можливо і в повному протоколі з деяких питань порядку денного.

Після слова «УХВАЛИЛИ» (або «ВИРІШИЛИ») друкують текст резолютивній частині відповідного пункту порядку денного. Якщо з одного питання прийнято кілька рішень, вони нумеруються арабськими цифрами, перша цифра показує номер пункту порядку денного, друга - номер прийнятого рішення.

приклад 17

Якщо за першим пунктом порядку денного прийнято три рішення, то вони будуть носити номера 1.1, 1.2 і 1.3.

Якщо по другому пункту порядку денного прийнято тільки одне рішення, то його номер буде 2.1, а не 2, як деякі помилково пишуть.

Текст резолютивній частині формулюється по стандартної моделі, прийнятої в розпорядчих документах, і відповідає на питання: кому що зробити і до якого терміну (при цьому відповідальний виконавець може вказуватися на початку тексту або в кінці).

приклад 18

1.1. Підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних фахівців Товариства на 2 квартал 2009 року до 03.03.2009. Відповідальний - начальник кадрової служби Ушаков Л.Б.

1.1. Начальнику кадрової служби Ушакову Л.Б. підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних фахівців Товариства на 2 квартал 2009 р Термін - 03.03.2009.

Звичайна практика оформлення протоколу не передбачає фіксацію результатів голосування. Але якщо воно мало місце, то в пункті резолютивній частині це повинно знайти відображення. У більш простому виконанні це показано в Прімері 19. У протоколах загальних зборів акціонерів багато специфіки, в т.ч. вона є і в порядку відображення результатів голосування щодо прийнятих рішень, ці результати фіксуються в протоколі лічильної комісії і в протоколі загальних зборів акціонерів (див. Приклад 20).

приклад 19

1.1. Затвердити кандидатуру Федорова А.Є. на посаду фінансового директора Товариства.

Результати голосування: «ЗА» - 11 голосів; «ПРОТИ» - немає; «УТРИМАЛИСЯ» - 3 голоси. Рішення прийнято 11 голосами.

1.1. Затвердити кандидатуру Федорова А.Є. на посаду фінансового директора Товариства.

Результати голосування: «ЗА» - 14 голосів; «ПРОТИ» - немає; «УТРИМАЛИСЯ» - немає. Рішення прийнято одноголосно.

приклад 20

згорнути Показати

1.1. Затвердити річний звіт, бухгалтерський баланс, звіт про прибутки і збитки за 2007 рік; План розвитку та перелік найбільш важливих завдань на 2008 рік.

Результати голосування: «ЗА» - 78 голосів (97,5% від загального числа голосів, що беруть участь в зборах); «ПРОТИ» - немає; «УТРИМАЛИСЯ» - 2 голоси (2,5% від загального числа голосів, що беруть участь в зборах). Рішення прийнято 78 голосами. Протокол № 2 лічильної комісії додається.

приклад 21

Зразок оформлення повного протоколу

згорнути Показати

приклад 22

Зразок оформлення короткої форми протоколу

згорнути Показати

Оформляє частина протоколу

Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних або аудіозаписів, які ведуться під час засідання. Після засідання секретар передруковує записи, оформляє їх відповідно до викладених вимог і представляє для редагування голови наради. З урахуванням його правок протокол підписується і стає офіційним документом.

Юридична сила протоколу, тобто офіційність, достовірність, прозорість, залежить не тільки від правил оформлення. За стандартним визначенням «юридична сила - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення 1 ». При дотриманні викладених правил оформлення протокол набуває юридичну силу після підписання двома особами: головою та секретарем.

Оформлення цього реквізиту не викликає ускладнень, тому що воно однаково для всіх розглянутих нами в статті форм протоколу (див. Приклади 21, 22). Підписи відокремлюють від тексту 2 або 3 міжстроковими інтервалами. Слова «Голова» і «Секретар» друкуються від межі лівого поля, остання буква в прізвищі обмежується правим полем.

Протокол є внутрішнім документом, тому друк на ньому зазвичай не ставиться.

Якщо протокол займає кілька сторінок, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.), Без використання дефісів, лапок і ін. Знаків.

Термін підготовки протоколу за загальним правилом не повинен перевищувати 5 днів. Конкретну дату готовності протоколу може призначити керівник, який вів нараду, або голова постійно діючого колегіального органу. Термін оформлення протоколу також може бути встановлений в регламенті роботи колегіального органу.

Але деякими документами для певних різновидів протоколів встановлені свої чіткі терміни. Наприклад, закон «Про акціонерні товариства» наказує акціонерним товариствам протокол засідання Ради директорів оформляти 3 дні, а на оформлення такого складного документа, як протокол загальних зборів акціонерів, відводить цілих 15 днів.

Рішення, прийняті на нараді, доводяться до співробітників або у вигляді розсилки копій всього протоколу, або виписок резолютивній частині. У невеликих організаціях ознайомлення співробітників з прийнятими рішеннями іноді організовують під розпис, для чого до протоколу складають лист ознайомлення.

Практикується також підготовка на основі прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад, рішення колегіального органу або наказу керівника організації.

«Коли в товаришах згоди немає»

На всьому вищепереліченому можна було б і заспокоїтися, але з набуттям чинності нової Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 р № 536) багато що змінилося. Принаймні цей документ ввів нові правила 2 оформлення коротких протоколів для федеральних органів виконавчої влади, для яких положення даного нормативного документа є обов'язковими.

І вони відрізняються від напрацьованої до цього моменту практики складання короткої форми протоколу. Наведемо результати нашого порівняння в табличній формі (див. Таблицю 1).

Що стосується діловодства конкретного федерального органу, то у всіх є своя власна інструкція, яка може і не збігатися з Типовий (зверніть увагу на процитовані нижче пункти 1.2 та 1.3 цього нормативного документа). Саме за своєю локальної інструкції справу виробництва все і працюють. А тим, хто не працює в федеральних органах, я завжди раджу ставитися до Типової інструкції як до зразковою (тобто не обов'язковою для виконання). До того ж зараз в Росії вступив в дію ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформаціїї, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги ". А його основна ідея полягає в тому, що організації необхідно« прописати », затвердити правила управління документацією та їх дотримуватися. І ось цей приклад з коротким протоколом якраз дуже показовий - у всіх випадках, коли в законодавчій і нормативній базі немає конкретних вказівок або є різночитання, будь-яка організація змушена встановити свої власні правила. В такому випадку можна забезпечити і ясність, і чіткість оформлення, а головне - юридичну силу документа.

фрагмент документа

згорнути Показати

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 р № 536)

1.2. Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (далі - Типова інструкція) встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади - міністерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральні органи виконавчої влади організовують і ведуть діловодство на основі Типового регламенту внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади ... індивідуальних інструкцій з делопроізводст ву, регламентів федеральних органів виконавчої влади, інших нормативно-методичних документів і цієї Типової інструкції. Індивідуальні інструкції з діловодства затверджуються керівниками федеральних органів виконавчої влади після узгодження з Федеральним архівним агентством.

Таблиця 1

Відмінність двох варіантів короткої форми протоколу

згорнути Показати

Оформлення витягу з протоколу

Дуже поширеною практикою документування є складання виписок з протоколу.

Виписка з протоколу є точною копією частини тексту справжнього протоколу, що відноситься до того питання порядку денного, по якому готують виписку. При цьому відтворюють всі реквізити бланка, вступну частину тексту, те питання порядку денного, по якому готується виписка, а також текст, відображав його обговорення і прийняте по ньому рішення.

Витяг з протоколу підписує тільки секретар, він же складає заверительную напис. Вона складається зі слова «Мабуть», вказівки посади особи, котрий запевняє виписку, його особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати (див. Приклад 24).

Якщо виписка з протоколу видається для подання в іншу організацію, то вона завіряється печаткою.

Як правильно зберігати протоколи?

Протоколи зберігаються в залежності від існуючої в організації форми діловодства. Якщо діловодство ведеться централізовано, то протоколи можуть зберігатися у секретаря організації, в службі діловодства. При децентралізованому діловодстві місце зберігання визначається структурою організації, як правило, в секретаріатах ​​тих посадових осіб, які проводять наради.

У справи протоколи формуються відповідно до номенклатури справ, але в будь-якому випадку вони повинні формуватися в роздільні справи в залежності від виду наради або назви колегіального органу.

приклад 23

Наради дирекції проводить генеральний директор. У структурі організації створено експертну раду, яка також очолює генеральний директор. Протоколи нарад і експертної ради повинні формуватися в два різних справи.

Багато видів протоколів мають постійний термін зберігання. До таких відносяться протоколи колегіального виконавчого органу (колегія, дирекція, правління і ін), контрольних, ревізійних органів, наукових, експертних, методичних рад, нарад у керівників організації, загальних зборів акціонерів, пайовиків (пункт 5 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання).

приклад 24

Приклад оформлення виписки з протоколу

згорнути Показати