ТРУДОВА КНИЖКА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ, ВЕДЕННЯ, ОБЛІКУ ТА ЗБЕРІГАННЯ
А. Локтіонова
розділи: Трудові відносини, зарплата, кадри
Надання трудової книжки є обов'язковим при укладенні трудового договору з роботодавцем, лише за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва. Про це йдеться в статті 65 Трудового кодексу (ТК).
Трудова книжка
Відповідно до статті 66 ТК і п. 2 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців (затверджені постановою Уряду від 16 квітня 2003 р №225) трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника.
Роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, у разі, коли робота у даного роботодавця є для працівника основною.
У трудову книжку вносяться відомості про працівника, яку вони виконують, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору та відомості про нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення.
За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.
Оформлення та ведення трудових книжок і вкладишів до неї
Оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. При цьому в трудову книжку вносяться такі відомості про працівника:
- прізвище, ім'я, по батькові, дата народження (число, місяць, рік) - на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
- освіта, професія, спеціальність - на підставі документів про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань (під час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки).
Всі записи про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення, а також про нагородження вносяться в трудову книжку на підставі відповідного наказу роботодавця не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.
У трудовій книжці не допускаються будь-які скорочення. Записи повинні мати в межах відповідного розділу свій порядковий номер.
З кожної внесеної в трудову книжку записом про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розписку в його особистій картці, в якій повторюється запис, внесена в трудову книжку.
Записи в трудову книжку про причини припинення трудового договору вносяться в точній відповідності з формулюваннями ТК чи іншого федерального закону.
У трудову книжку за місцем роботи також вноситься із зазначенням відповідних документів запис:
- про час військової служби;
- про час навчання на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів.
У трудову книжку вносяться також і відомості про нагородження (заохочення) за трудові заслуги, а саме:
- про відзначення державними нагородами, в тому числі про присвоєння державних почесних звань, на підставі відповідних указів і інших рішень;
- про нагородження почесними грамотами, присвоєння звань і нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленому організаціями;
- про інші види заохочення, передбачених законодавством РФ, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами і положеннями про дисципліну.
Відповідно до п. 38 Правил у разі, якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, то в неї вшивається вкладиш, який оформляється і ведеться роботодавцем в тому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. При видачі кожного вкладиша в трудовій книжці ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і вказується його серія та номер.
Виготовлення бланків трудової книжки і вкладиша до неї та забезпечення ними роботодавців на платній основі здійснюються в порядку, що затверджується Мінфіном. Бланки трудової книжки і вкладиша до неї мають відповідний ступінь захисту.
Роботодавець зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки і вкладишів до неї.
При видачі працівнику трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат на їх придбання.
У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також в разі їх псування з вини працівника вартість зіпсованого бланка оплачується роботодавцем. Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки і вкладиша до неї підлягають знищенню з складанням відповідного акту.
Облік і зберігання трудових книжок, бланків трудових книжок і вкладишів до неї
З метою обліку трудових книжок, а також бланків трудової книжки і вкладиша до неї, в організаціях ведуться:
- прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї (прибутково-видаткова книга);
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (книга обліку).
У прибутково-видаткову книгу, яка ведеться бухгалтерією організації, вносяться відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка.
У книзі обліку, яка ведеться кадровою службою або іншим підрозділом організації, оформляють прийом і звільнення працівників, реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші в них із зазначенням серії та номера, видані працівникам знову.
Прибутково-видаткова книга і книга обліку руху повинні бути:
- пронумеровані;
- прошнуровані;
- завірені підписом керівника організації;
- скріплені сургучною печаткою або опломбовані.
Бланки трудової книжки і вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності і видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт, в якому зазначаються відомості про:
- наявності бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
- сумах, отриманих за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації.
Трудові книжки та дублікати трудових книжок, не одержані працівниками, зберігаються протягом 2 років в кадровій службі організації окремо від інших трудових книжок. Після закінчення зазначеного терміну не затребувані трудові книжки зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а потім підлягають знищенню в установленому порядку.
Відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них покладається на роботодавця.
Відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця.
Видача трудової книжки при звільненні
Роботодавець зобов'язаний видати працівнику в день звільнення його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення.
При звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою організації та підписом самого працівника.
При затримці видачі працівнику трудової книжки з вини роботодавця, внесення в трудову книжку неправильної формулювання причини звільнення працівника роботодавець зобов'язаний відшкодувати не одержаний за час затримки заробіток. Днем звільнення в цьому разі вважається день видачі трудової книжки.
У разі якщо в день звільнення працівника видати трудову книжку неможливо, роботодавець направляє йому повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. З дня направлення вказаного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
Дивіться також:
Трудова книжка: порядок внесення змін і виправлень і видачі дубліката
податки:
ПДВ | Податок на прибуток | ПДФО | ЄСП | акцизи | ПВКК | Податок на майно підприємств | Транспортний податок | Податок на гральний бізнес | Земельний податок | ССО | ЕНВД | ЕСХН
бухоблік:
Облік основних засобів | Облік нематеріальних активів | Облік вкладень у необоротні активи | Облік матеріально-виробничих запасів | Облік власного капіталу | Облікова політика організації | облік розрахунків | Бухгалтерська звітність
документи:
Судова практика з податкових спорів (ФАС)
кодекси:
НК РФ ч.1 | НК РФ ч.2 | ГК РФ ч.1 | ГК РФ ч.2 | ГК РФ ч.3 | ГК РФ ч.4 | ТК РФ
Різне:
Економіка нерухомості: навчальний посібник Виноградов Д.В | -
