З 1 січня 2013 року в законодавстві відсутня вимога про обов'язкове застосування первинних документів по уніфікованим формам ( ст. 9 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ, далі - Закон № 402-ФЗ ). Плюс в тому, що таке нововведення не забороняє організаціям застосовувати вже звичні форми документів, при необхідності значно спростивши затверджені форми. Тільки при цьому важливо залишити обов'язкові реквізити, так як вимога про їх наявності не скасоване (див. Врізку нижче).

Зразок наказу, який стверджує нову форму первинних документів

1. Форми первинних документів компанія має право затвердити як частина облікової політики (додатком до неї), так і окремим наказом керівника. положення Закону № 402-ФЗ не зобов'язують компанію прописувати перелік розроблених форм первинних документів саме в обліковій політиці. Раніше така вимога прямо було встановлено в пункті 3 статті 6 втратив чинність Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ.

Таким чином, керівник має право затвердити нові форми окремим наказом. Причому не заборонено складати такі локальні акти і протягом року по мірі виникнення необхідності в нових формах первинних документів. Наприклад, організація почала здійснювати новий вид діяльності, про який на момент розробки і затвердження форм «первинки» ще не було відомо.

Відзначимо, що, на думку деяких фахівців, форми документів затверджуються виключно як частину облікової політики. При цьому вони посилаються на пункт 4 ПБО 1/2008, згідно з яким при формуванні облікової політики затверджуються форми первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку, а також документів для внутрішньої бухгалтерської звітності.

Однак наведені думки не суперечать один одному - головне, щоб форми були затверджені в принципі.

2. Спільний наказ про затвердження форм первинних документів логічніше датувати не пізніше 31 грудня 2012 року. Прямої норми про те, на яку дату затверджуються форми первинних документів, що застосовуються організацією, в Законі № 402-ФЗ не міститься. При цьому згідно з пункту 5 статті 8 цього закону облікова політика застосовується послідовно, з року в рік. З метою забезпечення порівнянності звітності за ряд років її зміна виробляється з початку звітного року, якщо інше не обумовлюється причиною такої зміни. Таким чином, підписати спільний наказ про затвердження форм первинної документації, які, по суті, є частиною облікової політики організації, логічніше не пізніше 31 грудня 2012 року.

Якщо ж протягом року у компанії виникне необхідність в розробці нових форм або доповненні вже затверджених на початок 2013 року, то це можна також відобразити в додатковому наказі керівника.

3. У наказі безпечніше закріпити чіткий перелік первинних документів, які розробляє організація. При розробці власних форм первинної документації компанія може спростити завдання і взяти за основу уніфіковані документи. З них організація має право прибрати непотрібні їй реквізити, залишивши тільки обов'язкові ( п. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ ).

Однак в деяких випадках розробка власних форм заборонена (див. Врізку нижче). Зокрема, обов'язковими до застосування продовжують залишатися форми документів, встановлені на підставі інших федеральних законів ( інформаційне повідомлення Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012 ).

Відзначимо також, що в разі якщо організація використовує форми зі спеціалізованої бухгалтерської програми, то менш затратно продовжувати ними користуватися, ніж перепрограмувати програму з метою прибрати кілька рядків в первинному документі.

4. При зміні первинного документа в процесі угоди немає необхідності вносити виправлення до наказу про затвердження його форми. Не виключено, що контрагент може попросити змінити або доповнити форму первинного документа, вже закріплену в наказі. пункт 7 статті 9 Закону № 402-ФЗ дозволяє зробити це. При цьому необхідно вказати дату і підписи осіб, що склали документ, в якому вироблено виправлення, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для їх ідентифікації. Таким чином, окремо стверджувати узгоджений з контрагентом первинний документ повторно в наказі немає необхідності.

Це частково пов'язано з тим, що кожен двосторонній документ по угоді підписується представниками обох сторін із зазначенням їх ініціалів і дати. Перераховані дії дозволяють зробити висновок, що сторони згодні зі змістом та формою документа. Таким чином, керівник може закріпити в наказі шаблон документа із зазначенням, що він може бути видозмінений в процесі угоди. Однак зміни в первинних документах можна робити тільки в необов'язкових реквізитах, які не вказані в пункті 2 статті 9 Закону № 402-ФЗ.

5. Організація має право не вказувати в розроблених формах первинних документів місце для друку. Практично на всіх уніфікованих документах відведено місце для друку, тому бухгалтери до 2013 року були змушені її проставляти. З огляду на, що застосування уніфікованих форм перестало бути обов'язковим, організація має право самостійно вирішувати, відводити чи ні місце на первинному документі для проставлення відбитка печатки ( п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ ).

Хоча відсутність реквізиту «Місце печатки» загрожує спорами з податківцями. Адже в раніше діяв Законі № 129-ФЗ друк також не була обов'язковим реквізитом. Однак інспектори часто відмовляли організації у витратах, вказуючи на те, що первинний документ складений з порушенням, тому він є недостовірним.

Суди в більшості випадків підтримували платників податків, вказуючи, що недоліки в оформленні документів не є обставиною, яка свідчить про їх недійсності, навіть щодо товарних накладних (наприклад, постанову ФАС Західно-Сибірського округу від 29.07.11 № А70-10479 / 2010 ).

6. Керівник має право самостійно встановити в наказі термін зберігання первинних документів. Норми податкового і бухгалтерського законодавства з даного питання суперечливі. Так, в підпункті 8 пункту 1 статті 23 НК РФ зазначено, що платник податків повинен забезпечувати збереження первинної документації протягом чотирьох років. Однак в пункті 1 статті 29 Закону № 402-ФЗ встановлено мінімальний п'ятирічний термін зберігання таких документів. Мінфін Росії також не вносить ясності, цитуючи зазначені норми ( лист від 26.04.11 № 03-03-06 / 1/270 ). Тому керівнику організації доцільно закріпити в наказі про затвердження форм первинних документів і термін їх зберігання. Безпечніше прописати, що такий термін становить не менше п'яти років.

При цьому в окремих випадках зберігати «первинку» доведеться протягом більше 10 років. Так, з постанови Президії ВАС РФ від 24.07.12 № А40-9620 / 11-1404 випливає висновок, що первинні документи, які підтверджують освіту або перенесення збитків платника податків при розрахунку податку на прибуток, повинні зберігатися 13 років. З них 10-річний термін надано для перенесення збитків, а 3 роки - для проведення перевірки.

Врізання

Головне нововведення: уніфіковані форми первинних документів застосовувати не обов'язково

Колишній закон про бухоблік передбачав, що первинні документи приймаються до обліку, тільки якщо вони складені за уніфікованими формами, а документи, для яких така форма не передбачена, повинні містити обов'язкові реквізити.

Ці ж реквізити тепер перераховані і в новому бухгалтерському законі із загальною застереженням про те, що кожен факт господарського життя організації оформляється первинним документом, що містить такі реквізити ( п. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ ). Зокрема, це:

- Назва документу;
- Дата складання;
- найменування організації, що склала документ;
- зміст угоди;
- величина натурального або грошового виміру операції із зазначенням одиниць виміру;
- найменування посади особи, яка вчинила правочин і відповідального за правильність її оформлення, або найменування посади особи, відповідальної за правильність оформлення події, що відбулася;
- підписи осіб із зазначенням їх ПІБ або інших реквізитів, необхідних для їх ідентифікації.

Таким чином, з 1 січня 2013 року форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм облікової документації, застосовувати не обов'язково.

Важливий нюанс: більшість форм касових документів організаціям допрацьовувати заборонено

Мінфін Росії повідомив, що форми первинних документів, встановлені уповноваженими органами на підставі інших федеральних законів, обов'язкові до застосування ( інформаційне повідомлення № ПЗ-10/2012 ).

Таким чином, в 2013 році продовжують діяти форми касових і банківських документів, затверджені в Положенні про порядок ведення касових операцій (затв. Банком Росії від 12.10.11 № 373П ). Зокрема, це:

- прибуткові та видаткові касові ордери (№ КО-1 і КО-2 );
- касова книга ( № КО-4 );
- книга обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів ( № КО-5 );
- розрахунково-платіжна відомість ( № Т-49 );
- платіжна відомість ( № Т-53 );
- платіжне доручення ( код 0401060 );
- інкасове доручення ( код 0401071 );
- платіжна вимога ( код 0401061 ).

Таким чином, форми касових і банківських документів, які прямо не названі в положенні про порядок ведення касових операцій (наприклад, авансовий звіт ( № АТ-1 ), Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів ( № КО-3 ), Організація має право змінювати на свій розсуд.

За матеріалами www.rnk.ru