ГРУПОВЕ ПО

Пакет реалізує децентралізований режим колективної роботи

Навряд чи буде перебільшенням сказати, що головною подією зимового сезону 2006-2007 рр. на світовому ІТ-ринку стане повне оновлення настільної платформи Microsoft: операційної системи Windows і сімейства офісних продуктів - Windows Vista і MS Office 2007. Адже майже всі ми, від "простих" користувачів до "крутих" ІТ-профі, маємо справу з цим ПО і, отже, хоча, може бути, і не відразу, а через рік-два, будемо працювати з новими продуктами. Що ж стосується важливості випуску даних програмних продуктів для самої Microsoft, то нагадаємо, що попередні версії Windows і Office випускалися відповідно п'ять років і три роки тому (до цього поновлення відбувалися частіше) і що на частку цього ПО доводиться майже 60% обсягу продажів її продуктів (в сумі - 25 млрд. дол. в останньому фінансовому році) і до 90% прибутку.

Все це сказано для того, щоб в загальних рисах можна було уявити обсяг інновацій, з якими багато хто з нас зіткнуться вже на початку наступного року. Адже тільки в склад Office 2007 входить більш як півтора десятка клієнтських і серверних додатків! Звичайно, в основному мова йде про оновлення вже знайомих нам програм (але на цей раз обсяг нововведень значніше, навіть у порівнянні з подвійним переходом 2000 - XP - 2003), але є там і новачки. Найцікавіший з них (за свої слова відповідаю!) - Groove 2007.

Власне, це досить добре відомий на ІТ-ринку (але не в Росії) продукт. Він потрапив в арсенал Microsoft після набуття нею навесні минулого року компанії Groove Networks. Це ПО (колишня назва - Groove Virtual Office) призначене для підтримки колективної роботи в рамках динамічного групового простору, в тому числі при відсутності з'єднання з мережею. Перспективи даного продукту можна собі уявити за такою деталі: засновником і керівником Groove Networks є Рей Оззі, який створив свого часу Lotus Notes. Відразу після переходу в Microsoft саме він зайняв пост головного технічного менеджера цієї корпорації, а влітку 2006 р фактично очолив розробку всього її софта, замінивши Білла Гейтса на посаді головного архітектора ПО.

Децентралізована модель групової роботи

Продукти Office System, представляючи собою інтегрований набір настільних і серверних додатків, націлені на вирішення двох основних завдань: забезпечення ефективної індивідуальної діяльності користувача і підтримки колективної роботи.

Неважко помітити, що останні років п'ять розвиток Office пов'язано в основному з другим напрямком, про що свідчать поява і розширення серверної складової сімейства. Тут, в свою чергу, також можна виділити два варіанти взаємодії людей.

1. Обмін повідомленнями. По-перше, це електронна пошта, за роботу з якої відповідають перш за все Exchange Server (він з нинішнього року "перейшов" у відання підрозділу офісного напряму Microsoft, а до цього був в групі серверів) і клієнтський Outlook. В останні роки ці кошти доповнюються можливостями обміну миттєвими повідомленнями і IP-телефонії (Communications Server і Communicator). Зараз Microsoft об'єднує всі ці інструменти в єдину комунікаційну платформу Microsoft Unified Communications.

2. Групова робота з документами. Тут ключова роль відводиться SharePoint Server, який ще три роки тому перекочував з серверного сімейства в офісне, а його "полегшений" варіант SharePoint Serviсes - до складу Windows Server 2003. Саме SharePoint Server як універсальний механізм підтримки колективної роботи і управління інформацією повинен формувати єдиний інформаційний простір при побудові корпоративних інформаційних систем на базі ПО Microsoft, причому мова тут йде не тільки про об'єднання клієнтських офісних додатків, але і про рішення задач інформаційної інтеграції в інших програмних продуктах, наприклад в ERP-рішеннях MS Dymanics. У версії 2007 можливості цього сервера істотно розширені, зокрема в ньому реалізований повноцінний механізм workflow. Ще одне важливе нововведення - формування на базі SharePoint Server декількох спеціалізованих серверів підтримки групової роботи, в тому числі при використанні електронних таблиць і електронних форм.

Пакет Groove пропонує інший, третій варіант підтримки колективної роботи на основі децентралізованої клієнтської архітектури, яка використовує модифікований варіант прямого взаємодії між комп'ютерами "точка - точка" (peer-to-peer). При використанні Groove кожен член команди на своєму комп'ютері має точну копію робочого простору (workspace) даної групи. Реалізується це за допомогою вельми витонченого механізму синхронізації клієнтських даних.

Власне, цей механізм і є, судячи з усього, родзинкою продукту, його ноу-хау. Принципово важливим є те, що ніякої групової інформації на сервері централізовано не зберігається, - всі дані знаходяться тільки на клієнтських ПК. Сервер забезпечує лише взаємодію членів команди, керуючи чергою переданих між клієнтами зашифрованих повідомлень. Подібна служба англійською мовою називається Relay, що можна перевести як "перемикач", але, можливо, більш точним тут буде слово "естафета".

Користувачі можуть налаштовувати режими обміну даними для оптимізації обсягу переданої інформації та завантаження комп'ютера, але все ж основний метод комунікацій - автоматичні push-технології з використанням механізму попереджень (alerts).

Для організації Groove-мереж Microsoft пропонує три варіанти.

1. Публічна інтернет-служба Public Relay, що надається корпорацією. Щоб підключитися до неї, потрібно просто купити коробковий продукт Groove і встановити його на клієнтський ПК, що має доступ в Інтернет. Продукт поставляється автономно або в складі комплекту Office 2007 Enterprise Edition.

2. Для організацій, які хочуть створити власні внутрішні мережі на основі Groove, заощадити на клієнтських ліцензіях, знизити витрати на управління системою і інтегрувати Groove в корпоративну ІС, пропонується продукт Groove Server 2007. Він включає три основних компоненти. Server Relay виконує приблизно ті ж функції, що і Public Relay, оптимізуючи при цьому обсяги переданих даних. Server Manager забезпечує розгортання і управління Groove-мережі відповідно до корпоративних політиками. Server Data Bridge відповідає за інформаційну взаємодію клієнтських додатків Groove з корпоративними базами даних і прикладними системами.

3. Groove Enterprise Services - варіант Groove Server, призначений для малих і середніх підприємств, в тому числі не мають власної серверної інфраструктури. Його реалізує сама Microsoft або її партнери в режимі Web-хостингу.

Сказавши ці загальні слова про принципи роботи Groove, подивимося, як продукт виглядає з точки зору користувача.

Початок роботи

Після установки Groove вам потрібно створити на сервері свій обліковий запис. Якщо ви купили продукт самостійно, то це робиться за допомогою Groove Account Setup Wizard, якщо ж ваша компанія придбала корпоративну ліцензію, то ІТ-менеджер надішле вам потрібну інформацію по електронній пошті. Ви можете працювати зі своїм обліковим записом на різних комп'ютерах - на ПК в організації і, скажімо, на ноутбуці вдома. Синхронізація між ними буде виконуватися автоматично через Інтернет.

За замовчуванням під час запуску програми автоматично відразу після завантаження Windows і, якщо ви перебуваєте в мережі, відразу з'єднується з сервером і починає виконувати операції синхронізації у фоновому режимі. Ви ж побачите на екрані стартову панель Groove Launchbar (рис. 1). На ній розташовані два основних вікна, за допомогою яких виконується управління ключовими ресурсами додатки - набором наявних у вас робочих просторів (Workspace list) і списком контактів (Contact list, вбудована адресна книга Groove). Подання цієї інформації можна змінювати: наприклад, контакти можна впорядкувати по іменах, по їх поточного статусу (підключений, поза мережею і ін.), За належністю до робочих просторів, по організаціях. Внизу на панелі ще знаходиться допоміжне вікно Common Tasks, в якому пропонується динамічно змінюваний контекстний список часто виконуваних операцій.

Мал. 1. Стартова панель Groove Launchbar.

Тут знаходяться два головних вікна для

управління ключовими ресурсами

додатки Workspace list і Contact list

Головним елементом Groove є workspace - віртуальний інформаційний простір (дані і інструменти для їх обробки), в якому працює та чи інша група людей. Хоча цей термін перекладається як "робочий простір", напевно, точніше його суть відображає поняття "проект", що має також таку важливу характеристику, як склад команди (робочої групи).

Але відзначимо відразу: Groove не є засобом управління проектами. Його завдання в іншому - в інформаційному забезпеченні реалізації відносно невеликих проектів невеликими ж групами. При цьому дані групи можуть бути територіально розподіленими, зі слабкими організаційними зв'язками, а її члени - досить мобільними.

Є два варіанти появи workspace в складі встановленого на вашому комп'ютері пакета Groove - сформувати власне новий простір і взяти участь у вже реалізується проект. Створення workplace виконується двома клацаннями миші, при цьому можна використовувати різні шаблони для формування початкової структури (яку можна потім змінювати) простору.

Після створення проекту ви можете запрошувати будь-яких людей стати членами цієї команди. Запрошення відправляються через систему обміну повідомленнями Groove або по звичайній електронній пошті. Єдина умова для них - мати на своєму комп'ютері пакет Groove. Ось як це відбувалося на практиці, коли співробітники московського офісу Microsoft демонстрували мені можливості пакета.

Мені було відправлено запрошення по електронній пошті. Вдома я побачив лист такого змісту:

"Якщо у вас немає пакета Groove, то ви можете встановити безкоштовну ознайомлювальну версію (бета), клацнувши на цим посиланням:

http: //invitation.groove.microsoft.com/download/? Invitation = ...

Якщо у вас вже є пакет, клацніть тут:

http: //invitation.groove.microsoft.com/? Invitation = ... "

Пакет у мене був встановлений, тому моє підключення до проекту зайняло не більше двох хвилин (але для отримання копії workspace потрібно, щоб хтось із членів групи був в режимі онлайн).

Кожному члену команди присвоюється роль (менеджер, учасник або гість), яка визначає його права при роботі всередині даного інформаційного простору. Ці права встановлюються при відправці запрошення і можуть бути змінені в подальшому. За замовчуванням ініціатор проекту отримує статус менеджера (він може потім передати свої повноваження іншій людині), інші члени команди - статус учасників. Але запрошувати нових членів групи може не тільки менеджер, але і всі учасники.

Отже, до реалізації деякого інформаційного проекту можуть бути залучені будь-які користувачі ПК, ніяк не пов'язані між собою організаційно. Вбудована система шифрування забезпечить захист інформації при використанні будь-яких дротових або бездротових мереж. Доступ до інформації матимуть лише ті, хто отримав запрошення і дав згоду на участь. Ніяка "майстер-копія" на сервері не зберігається. Всі операції по створенню і управлінню робочим простором виконуються без участі ІТ-адміністраторів або якихось ІТ-служб.

Використання робочого простору

Тепер подивимося, що являє собою робочий простір (рис. 2). По суті це автономний офіс з власної файлової системою і вбудованими інструментами. Зрозуміло, при цьому ви можете працювати з зовнішніми файлами і додатками, встановленими на вашому ПК. Пакет Groove 2007 надає можливість використання більш десятка різних інструментів, з яких ми зараз розглянемо тільки основні.

Мал. 2. Загальний вигляд вікна робочого простору. Його можна налаштовувати різними способами,

в тому числі додаючи необхідні для роботи інструменти

Засіб Files Tool забезпечує роботу з файлами, збереженими в workspace. Його функції в цілому аналогічні функціям Windows Explorer. Власне для роботи з файлами застосовуються відповідні додатки, встановлені на комп'ютері користувача. Після додавання файлу в Groove Files Tool кожен член команди може переглядати його вміст, а в залежності від призначеної йому ролі - і вносити зміни. Коли хтось редагує файл, то всі зроблені виправлення (тільки виправлення!) Автоматично передаються на комп'ютери всіх інших членів групи. Якщо інший учасник в цей же час також коригував даний документ, то Groove створює дві копії файлу, з якими користувачі повинні розібратися, контактуючи між собою.

Одне з найважливіших нововведень Groove 2007 - його інтеграція з бібліотеками документів SharePoint (через Office SharePoint Server 2007 або Windows SharePoint Services). Це усуває можливі конфлікти при роботі з файлами і дозволяє публікувати документи в корпоративних сховищах даних. У новій версії Groove реалізована можливість спільного перегляду презентацій PowerPoint 2007.

В окрему категорію документів в Groove виділені електронні форми. Спеціалізований інструмент для роботи з ними в цьому пакеті є вже давно, але зараз ці можливості істотно розширені за рахунок інтеграції з Office InfoPath 2007.

Традиційними функціями пакетів підтримки групової роботи є засоби планування - управління зустрічами і ведення календаря (Meeting Tool і Calendar Tool, див. Рис. 2). Для організації обговорень всередині робочої групи служить Discussion Tool. Діалоговий потік може бути представлений в хронологічному порядку або в структурі "тема - відповіді" (рис. 3).

Мал. 3. Ведення обговорень за допомогою Groove Discussion Tool

І нарешті, ключове значення має набір інструментів для моніторингу діяльності команди і взаємодії її членів в режимі реального часу. Засоби повідомлення про присутність та оповіщення членів групи, а також кошти для роботи в режимі реального часу дають можливість дізнатися, хто, де, коли і над чим працює, і зв'язатися з членами групи в потрібний час (рис. 4). Для спілкування з колегами Groove пропонує власні механізми передачі повідомлень (текстових та голосових) і текстових діалогів в режимі Сhat. У Groove 2007 ці можливості розширені за рахунок інтеграції з Office Communicator 2007 або 2005, що дозволяє, наприклад, спілкуватися по телефону (в тому числі через Інтернет) і обмінюватися миттєвими повідомленнями (рис. 5).

Мал. 4. Так працює система позначення

присутності і попереджень Groove

Мал. 5. Запускати сеанс обміну миттєвими повідомленнями Office Communicator

можна безпосередньо з робочої області Groove 2007

Як уже підкреслювалося раніше, родзинкою Groove є механізм синхронізації даних робочого простору. Основна ідея тут полягає в тому, що програма автоматично реєструє зміни і доводить їх до членів групи. Всі обміни даними виконуються у фоновому режимі. Користувачі можуть працювати в оперативному або автономному режимі і не піклуватися про те, як і коли зміни будуть доставлені іншим учасникам проекту. Хоча, звичайно, найбільш оптимальний варіант, якщо члени групи будуть максимально часто працювати в режимі онлайн. У той же час ви можете управляти режимами синхронізації - наприклад, для окремих файлів можна встановити варіант завантаження тільки на вимогу.

Важливу роль у забезпеченні інформаційної взаємодії команди грає також система попереджень (alerts) про зміни в робочому просторі (рис. 6) - вони з'являються на екрані у вигляді спливаючих текстових повідомлень в супроводі звукових сигналів (отримання листів, зміна статусу контактів, модифікація окремих файлів і т. д.). Рівень пріоритетів попереджень може визначатися автоматично, але у користувача є право і самому вказати об'єкти (файли, інструменти, контакти), про зміну яких йому потрібно знати в першу чергу.

Мал. 6. Засоби обізнаності про присутність і настроюються

оповіщення допомагають стежити за різними групами і проектами

Області застосування

Повернемося до головного питання - для чого потрібен продукт Groove? Ось його видимі переваги:

- можливість швидко організувати спільну роботу без участі ІТ-служб підприємств, запросивши для співпраці будь-яких людей, в тому числі що знаходяться за периметром корпоративної мережі;

- забезпечення мобільної роботи користувачів як в автономному, так і в підключеному режимі;

- автоматичне вирішення питань синхронізації даних всередині групи.

Навіть з короткого опису продукту зрозумілі його основні можливості та обмеження. Це не портал колективної роботи, він не годиться для тривалого зберігання даних, не підходить для публікації матеріалів і рішення тривалих "процесних" завдань.

Groove націленій на реалізацію проектно-орієнтованої моделі роботи відносно невелика (но вельми "різношерстімі") командами, створене на обмеження период часу, зі слабо формалізованімі взаємозв'язкамі і бізнес-процесами. Прикладів таких дуже багато - це може бути і підготовка інформаційних матеріалів для проведення презентації нового продукту всередині компанії, і робота над науковим проектом фахівців з різних організацій і країн.

З усіх варіантів перекладу слова "Groove", напевно, його суть найкраще відображає такий: "гармонійно взаємодіяти".

PS Після короткого знайомства з Groove 2007, в процесі написання даної статті я зрозумів, що цей пакет - саме те, що мені потрібно для повсякденної роботи і виконання поточних проектів (зокрема, для написання статей, яке супроводжується збором необхідних матеріалів і дискусіями з колегами і партнерами). Це компактний, швидкий віртуальний офіс, який зручно застосовувати навіть в автономному режимі. Завдяки Groove легко вирішується питання синхронізації даних при постійній зміні комп'ютерів: домашній і службовий настільний ПК, мобільний Tablet PC. Я пораджу своїм колегам і друзям встановити Groove 2007 beta 2 (ця версія буде працювати до лютого 2007 року), і ми спробуємо налагодити з ними оперативне спілкування і співпрацю.

Версія для друку

Посилання на цю статтю: [URL = http: //www.pcweek.ru/themes/detail.php? ID = 73220] Придивіться до офісного новачкові - Microsoft Groove 2007 [/ URL]
Дякую за статтю, допомогла трохи зрозуміти, що таке грув.

Тільки зареєстровані Користувачі могут залішаті Коментарі.