1. Особливості передачі на аутсорсинг бухгалтерії
2. Укладення договору з аутсорсингової компанією

В сучасних установах культури деякі послуги повинні надаватися на аутсорсингу. Тобто музей або театр може передавати іншій організації, яка працює в потрібній сфері, певні функції або види діяльності

В сучасних установах культури деякі послуги повинні надаватися на аутсорсингу.

Тобто музей або театр може передавати іншій організації, яка працює в потрібній сфері, певні функції або види діяльності.

Здійснюється це на підставі договору. Дані завдання затверджені постановою Уряду №2606-р і спрямовані на економію фінансових коштів.

Багато керівників культурних установ почали замислюватися над тим, щоб перевести на аутсорсинг бухгалтерію. Такий підхід має як переваги, так і складності.

Як відомо, аутсорсинг є вигідним, коли забезпечує економію грошей або оптимізацію діяльності організації. Саме це взято за основу чиновниками, які, працюючи над «дорожньою картою», заклали в неї вимога переходу.

Практика підтверджує, що переваги аутсорсингу будуть очевидні в тому випадку, якщо будуть забезпечуватися певні умови. Якщо, наприклад, на ринку діє монополіст, то навряд чи установі вдасться на нього впливати.

Адже інших постачальників послуг тут немає, а значить організаціям-замовникам нікуди від цього не подітися. Тому вигода від аутсорсингу буде лише за наявності великої кількості установ, що надають необхідні послуги.

Другим обов'язковою умовою є наявність технічного завдання на надання послуги аутсорсингового характеру. Це дає можливість не тільки відібрати найбільш підходящого постачальника, але і забезпечити контроль за виконанням умов договору. Головне, щоб в техзавданні була передбачена можливість внесення змін в договір.

Якщо культурна організація матиме можливості вибрати послуги аутсорсингу за якісними критеріями, то це також принесе певну вигоду.

Корисним є і умова, коли установа забезпечує контроль за діяльністю аутсорсера. І хоча виконати це набагато складніше, ніж у відношенні штатних працівників , Все ж вигода від цього чимала.

Перелік послуг і робіт, які можна перевести на аутсорсинг, представлений нижче:

Особливості передачі на аутсорсинг бухгалтерії

У Законі №402-ФЗ прописано право передачі на аутсорсинг бухгалтерії установи. Незважаючи на те, що веденням бухобліку займається інша організація, відповідальність за облік все одно покладається на керівника установи.

Для культурних організацій переклад бухгалтерії на дану систему тягне за собою безліч складнощів. Пояснюється це в першу чергу різноплановістю установ. Одним з них потрібно оновити склад музичних інструментів, іншим необхідно касове обладнання, а треті потребують реквізиті для нової п'єси.

Розглянемо на прикладі таких установ культури, як театри. Всі спектаклі відрізняються один від одного.

Проект наказу про порядок визначення гранично допустимих значень простроченої кредиторської заборгованості
подивитися / завантажити >>

Якщо для постановки одного буде достатньо двох стільців, сходів і столу, то інші вимагають безлічі костюмів, декорацій, бутафорії. Крім цього, кожне з даних установ веде облік сценічно-постановочних засобів по кожному окремому спектаклю.

Тобто будь-який новій постановці присвоюється певний номер, під яким вона проходить в бухобліку . А це вже не однотипні проводки, на яких грунтується і аутсорсинг, і централізована бухгалтерія.

Наприклад, за рішенням режисера всі артисти, задіяні в постановці, повинні вийти на оплески в однакових футболках. Така ідея виникла напередодні прем'єри.

Щоб придбати необхідні атрибути, необхідно терміново сплатити покупку. Для оплати потрібно оформити цілий пакет документів і передати їх в бухгалтерський відділ. Однак при переході театру на аутсорсинг оперативно оплатити товар практично неможливо.

Як результат, задум режисера не здійснитися. У деяких випадках затримка оплати рахунку може привести до зриву вистави.

Колись в театрах були відсутні планово-фінансові відділи, тому бухгалтерського відділу доводилося займатися і плануванням, і економічною частиною. Виняток становили лише дві установи - театр Моссовета і Вахганговскій. В даний час у всіх театрах є відділи, які займаються фінансово-планової діяльністю.

Основою для планування ФГД сьогодні є державне завдання. План-графік і план закупівель розробляється спільно з контрактним керуючим. І здійснюється це в рамках Закону №44-ФЗ і Закону №223. Дані служби не можуть підлягати оптимізації, так як без них організація діяти не може.

Державні і муніципальні культурні організації можуть перевести на аутсорсинг такі функції:

• охорону;
• організацію харчування ;
• технічне обслуговування;
• прибирання приміщень і прилеглих територій;
• юридичні питання;
• бухоблік;
• кадрове забезпечення.

Наприклад, в Омську ось уже протягом трьох років держустанови користуються аутсорсинговими послугами. Вони спрямовані на обслуговування будинків і прилеглих до них територій.

І хоча економії це не приносить, все ж керівники відзначають певні переваги. Адже тепер їм не потрібно піклуватися про те, щоб вирішувати проблеми по організації забезпечують функцій.

Якщо говорити про передачі бухгалтерії на аутсорсинг, то варто врахувати всі ризики. В першу чергу це стосується витоку конфіденційної інформації. Трапляється, що працівники аутсорсингової компанії допускають порушення.

І якщо в договір не включено умова про те, що в разі допущення помилок в бухобліку відповідальність покладається на яке допустило їх працівника, то відповідати доведеться керівникові установи.

Щоб уникнути цілого ряду ризиків, деякі установи культури практикують створення підвідомчих централізованих бухгалтерій. Це є альтернативою аутсорсингу.

Таким досвідом може поділитися муніципальне утворення Омської області, де з 2014 року діє бухгалтерія, підвідомча департаменту культури Адміністрації Омська.

Централізована бухгалтерія зводить до нуля ризики, які виникають у разі передачі бухгалтерського обліку на аутсорсинг. Адже весь бухоблік залишається в віданні одного засновника. Його здійсненням займаються тільки штатні працівники, а це значить, що ризик витоку інформації значно знижений.

Однак не можна сказати, що відкриття централізованої бухгалтерії має тільки переваги. Головний мінус полягає в тому, що такий механізм тягне за собою додатковий витрати. Наприклад, для роботи в бухгалтерії необхідно набрати штат співробітників, яким потрібно виплачувати заробітну плату. А це, як правило, чималі витрати.

Як відомо, кожна установа повинна самостійно розробляти Положення про оплату праці. Така вимога представлено в постанові Уряду №583. Тому оклади у кожного з них різні. Вони залежать від системи оплати праці, яка сформована за рахунок державного завдання і платних послуг.

Якщо організація користується послугами аутсорсингової компанії, то їй доведеться платити гроші за кількість виконаних операцій. Наприклад, в столиці середня ставка становить 25 тисяч рублів за сто операцій.

Тому деякі установи культури дуже сумніваються в тому, чи варто передавати бухгалтерію на аутсорсинг, вартість якого є досить високою.

Укладення договору з аутсорсингової компанією

Вирішивши скористатися послугами бухгалтерського аутсорсингу, необхідно вибрати найбільш підходящого постачальника послуг і укласти з ним договір.

Даний документ повинен бути складений у двох примірниках і включати наступні пункти:

Розглянемо більш детально деякі з них. Наприклад, в третьому пункті вказують вартість договору. Вона включає в себе всі витрати, які стосуються надання послуг. Якщо говорити про порядок оплати, то вона здійснюється на підставі документів, підписаних сторонами договору.

До них відносяться:

1. Акт здачі-приймання послуг;
2. Рахунки на оплату;
3. Рахунки-фактури.

Зупинимося на пункті 8. Конфіденційними є документи і матеріали, передані культурною організацією аутсорсингової компанії. Сюди ж відносяться і всі результати послуг, які надає виконавець відповідно до умов договору.

Досить важливим є пункт 12. Його необхідно включити в договір для того, щоб позбавити його від зайвої деталізації. Адже всі дрібні деталі визначають саме сюди. Це дуже зручно, оскільки в результаті текст документа стає читаним і зрозумілим.

В якості додатків можуть виступати:

• технічні завдання;
• кошторису;
• таблиці;
• графіки;
• специфікації та інше.

Складаючи договір, в обов'язковому порядку потрібно вказувати, що кожне зобов'язання має виконуватися відповідно до умов, які означена в додатку.

Іноді договір включає в себе багато додатків. В цьому випадку слід простежити, щоб кожне з них мало свою назву і певний номер.