1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Терміни зберігання бухгалтерських документів 2018
3. Терміни зберігання первинних бухгалтерських документів
4. Розрахунки з працівниками

Документація з бухгалтерського обліку одна з найбільш важливих в організації. На підставі неї формуються грошові потоки, йде перевірка діяльності організації, здійснюється облік прибутку і витрат. Вся документація обліку підлягає зберіганню. Терміни зберігання всіх бухгалтерських документів строго визначені.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Кожен документ, що народжується в ході діяльності компанії, має свою цінність. Він несе інформацію. Особливо це стосується бухгалтерської документації. На її основі складається регулярна бухгалтерська звітність, а складання такої звітності - законно закріплений обов'язок будь-якої юридичної особи. Таким чином, кожна папір, що підтверджує будь-яку фінансову операцію або має за собою фінансові наслідки, надзвичайно важлива для звітності. Адже в підсумку саме на підставі бухгалтерських звітів виводиться розмір прибутку компанії.

З метою проходження перевірок бухгалтерську документацію завжди слід зберігати. Іноді документи по звітності можуть знадобитися і для інших підрозділів, наприклад, юристів, які діють в інтересах організації в суді. Такі документи можуть становити доказову базу і бути надзвичайно важливими для захисту прав.

Так як процедури перевірок юридичних осіб закріплені на законодавчому рівні, то доцільно і визначити єдині терміни зберігання бухгалтерських документів. І вони встановлені законодавчо.

Терміни зберігання бухгалтерських документів 2018

Отже, терміни збереження бухгалтерської документації встановлюються нормативними актами:

Якихось змін у дані законодавчі та підзаконні акти в відношення термінів зберігання бух. документів протягом 2018 роки не вносилося. Тому терміни зберігання бухгалтерських документів 2018 роки не відрізняються від встановлених в попередні роки.

В законі від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» йдеться про розробку стандартів - федеральних і галузевих, де, в тому числі, щодо збереження документації повинен бути вказаний і термін, зберігання документів бухгалтерського обліку в даний час таким стандартом не визначено, тому що він не затверджений. Тому доводиться керуватися вищевказаним переліком.

Підзаконні акти складені для різних галузей діяльності, а Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» підлягає застосуванню всіма, він єдиний для всіх суб'єктів господарської діяльності.

Тому, застосовуючи на практиці дані нормативні акти, визначаючись, який термін встановити для зберігання того чи іншого документа, слід застосовувати підзаконні акти, але стежити, щоб підсумковий термін був не менший вказаного в законі.

У статті 29 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» ми побачимо термін зберігання в п'ять років. Однак початок обчислення даного терміну різна і залежить воно від виду документа. Так, по відношенню до первинних документів, регістрів бух. обліку, бух. звітності, аудиторських висновків - не менше 5-ти років після звітного року. Відносно ж документів по обліковій політиці, стандартів, інших документів, які пов'язані з веденням бух. обліку, засобів відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, п'ятирічний термін починає обчислюватися з року використання останній раз.

Читайте також:

Терміни зберігання первинних бухгалтерських документів

У всьому різноманітті складаються бухгалтерією документів виділяють первинні. Під первинними розуміються документи, оформлені в момент скоєння бухгалтерської операції або безпосередньо після її завершення. Цей папір - перше свідчення її здійснення.

Первинних документів велике розмаїття, це банківські документи, виставлені рахунки, різні акти прийому-передачі, журнали, книги, накладні, листування, на підставі якої проводилися бухгалтерські проводки, акти, довідки, робочий план рахунків, рахунки-фактури і т.д.

Довідка

Розрахунки з працівниками

Окремий пласт складають документи бухгалтерії, які відображають розрахунки з працівниками. По особових рахунках працівників терміни зберігання самі тривалі - 75 років. З виплат заробітної плати, лікарняних, допомоги, відпусток - термін збереження становить п'ять років.

У важливість наявності і правильного оформлення таких паперів ніхто з бухгалтерів не сумнівається. Вкрай бажано забезпечити їм збереження і доступність до них в будь-який час протягом усього терміну їх зберігання.

терміни зберігання первинних бухгалтерських документів встановлено в п'ять років (ст. 29 ФЗ «Про бухгалтерський облік». Як уже згадувалося, вони можуть прописуватися в правилах організації державного архівної справи, нов будь-якому разі не можуть бути менше 5-ти років.

Коротко підвести підсумок за термінами можна в таблиці:

Не варто забувати, що деякі документи організація повинна зберігати постійно, протягом всієї «життя», свого існування (наприклад, річні розрахункові відомості по всіх перерахувань до фондів соціального страхування, документи по перерахуванням з недержавного та державного страхування, звіти про прибутки і збитки, затверджені звітності, виконані кошторису та ін.).

А для ряду документів (наприклад, аудиторських, які пов'язані з бухгалтерськими) встановлені терміни окремими нормативними актами (наприклад, Постанова Уряду РФ від 23.09.2002 № 696).

Варто звернути увагу, що терміни зберігання прописані чітко не тільки для паперових варіантів документації, а й для електронних, оформлених із застосуванням електронно-цифрового підпису. Такий термін обчислюється з 1 січня року, наступного за роком, в якому складено документ.

Отже, якщо організація з моменту своєї державної реєстрації не пропрацювала п'яти років, то ніякі документи, пов'язані з бухгалтерським обліком, знищувати не можна. Їх треба зберігати, забезпечувати неможливість внесення в них змін. А якщо термін зберігання документів бухгалтерського обліку не дотримуватися, то цілком реально понести матеріальні збитки - отримати штраф відповідно до ст. 13.25 КоАП РФ (максимальний розмір - 300 000 рублів) або відповідно до ст. 15.11. КоАП РФ.

Читайте також: