1. Класифікація номенклатури справ в 2017 році
2. Вимоги, що пред'являються до оформлення номенклатури справ підприємства
3. фрагмент документа

Матеріали цієї статті допоможуть вам розробити свою номенклатуру справ, в ній ми детально розклали весь етап її створення, навели приклади оформлення номенклатури справ, дали рекомендації щодо систематизації документів та поради щодо формулювання заголовків справ і встановлення термінів їх зберігання з урахуванням тих послаблень, які передбачені « переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання »для підприємств, документація яких не є джерелом комплектування государст енних і муніципальних архівів.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• класифікація номенклатури справ 2017;
• вимоги, що пред'являються до оформлення номенклатури справ підприємства;
• приклади складання номенклатури справ.

Номенклатура справ - це систематизований перелік справ, що утворюються в результаті господарської діяльності підприємства, із зазначенням термінів їх зберігання та утилізації, оформлений відповідно до встановленому порядку.

Всі вхідні, вихідні та внутрішні документи організації з метою забезпечення їх збереження, обліку, полегшення ідентифікації і пошуку групується в окремі справи відповідно до затвердженої номенклатури справ. Відповідальним за розробку номенклатури справ в організаціях з великим обсягом документообігу, як правило, є канцелярське підрозділ, а в тих компаніях, де обсяги невеликі, цим зазвичай займається секретар.

Класифікація номенклатури справ в 2017 році

Номенклатура справ може бути віднесена до одного з трьох видів:

• типова;
• приблизна;
• індивідуальна номенклатура справ (розроблена для конкретної організації).

У типовій номенклатурі справ встановлюється склад справ, що заводяться в системі діловодства однотипних підприємств, де вона є нормативним документом, обов'язковим для виконання. У зразковою номенклатурою встановлюється приблизний склад справ, оформлюваних в установах, на які вона поширюється, із зазначенням індексів цих справ. Орієнтовна номенклатура справ має рекомендаційний характер, наприклад: «приблизна номенклатура справ для державних бюджетних установ».

Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки

Індивідуальна номенклатура справ, розроблена для конкретного підприємства, підрозділяється на:

• зведену номенклатуру справ і
• номенклатуру справ конкретного структурного підрозділу.

При цьому порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу не відрізняється від порядку складання зведеної номенклатури справ організації, відмінності стосуються лише оформлення.

Вимоги, що пред'являються до оформлення номенклатури справ підприємства

При оформленні, погодженні та затвердженні номенклатури справ, а також при формуванні заголовків справ, слід керуватися «Основними правилами роботи архівів організацій». Для складання формуляра номенклатури справ використовується уніфікована форма, дотримуватися яку зобов'язані всі організації, незалежно від форми власності та відомчої належності.

Для оформлення номенклатури справ використовується загальний бланк організації. Найменування документа - НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - має бути написано великими літерами. У реквізиті «Дата номенклатури справ» проставляють дату підписання документа, при цьому вона не може бути пізніше ніж 1 січня того року, на який поширюється номенклатура справ. У реквізиті «Індекс (№) номенклатури справ» вказують реєстраційний номер документа, а в «Місце складання» - місце розташування підприємства. При написанні заголовка вказується рік, на який поширюється дія даної номенклатури справ (в даний час в організаціях складаються номенклатури справ на наступний 2017 рік).

У прикладі 1, представленому нижче, ви зможете побачити зразок оформлення зведеної номенклатури справ підприємства, а в Примері 2 - зразок номенклатури справ структурного підрозділу.

приклад 1

приклад 2

Як видно з наведених вище прикладів, номенклатура справ підприємства повинна:

• візуватися керівником архіву або іншою посадовою особою, відповідальною за ведення архіву;
• підписуватися керівником служби ДОУ організації або іншою особою, призначеною за наказом відповідальним за діловодство, якщо підприємство невелике;
• обов'язково затверджуватися керівником організації.

Коли організація входить в число тих, які є джерелами комплектування державного або муніципальних архівів, розроблена в ній номенклатура справ повинна бути узгоджена з з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) міського архівної установи, а також з центральної експертної або експертною комісією організації (якщо така є ). Якщо підприємство не є джерелом формування таких архівів, узгодження номенклатури не потрібно.

Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ

Оскільки номенклатура справ структурного підрозділу входить в зведену номенклатуру справ і є її складовою частиною, її не потрібно затверджувати керівником підприємства. На номенклатурі справ структурного підрозділу проставляється віза керівника архіву організації або особи, відповідальної за архів. Вона також повинна бути узгоджена з експертною комісією структурного підрозділу (при її наявності) і підписана керівником даного структурного підрозділу.

У разі, коли структурних підрозділів на підприємстві немає і всі справи формує секретар, номенклатуру справ підписує укладач і затверджує керівник підприємства.

Після затвердження номенклатура справ вважається дійсною протягом наступних п'яти років, але якщо змінилася структура або функції організації, документ необхідно актуалізувати і затвердити заново. Коли таких змін не було, в кінці кожного календарного року документ уточнюється, передруковується і з початку наступного року вводиться в дію автоматично.

Відповідно до встановленої практики, в якості основи для визначення структури номенклатури справ використовується структура (штатний розклад) підприємства. Назви розділами, підрозділами та іншими контрольними позначками номенклатури справ присвоюються відповідно до назв структурних підрозділів, наприклад: бухгалтерія, юридичний відділ, канцелярія та ін.

Текст номенклатури справ оформляється у вигляді таблиці, що складається з двох частин: основний і підсумкового запису про категорії та кількість заведених справ.

Ті графи таблиці, в яких відображаються відомості про одну справу, являють собою одну зі статей номенклатури справ. Кожна стаття номенклатури справ становить п'ять граф (Приклади 1 і 2), в які вноситься вся необхідна інформація:

• індекс справи;
• заголовок (найменування) справи;
• кількість томів і частин справи (заповнюється за підсумками кожного календарного року);
• термін зберігання справи, що встановлюється відповідно до «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558 (далі - Перелік);
• примітка, в якому ставиться відмітка про передачу справи в архів; його утилізації після закінчення терміну зберігання; про осіб, призначених відповідальними за формування справ та ін.

Номенклатура справ організації: форма, структура, ведення та коригування

Слід враховувати, що ті найменування граф таблиці основної частини номенклатури справ, які представлені Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, відрізняються від тих, які представлені в Основних правилах роботи архівів організацій. Якщо звернути увагу на найменування, зазначені в третій графі тієї й іншої таблиці, зрозуміло, що розбіжності не носять смисловий характер, різниця тільки в формулюваннях. Перед організацією, зобов'язаною дотримуватися встановленої форму номенклатури справ, постає питання, який таблицею користуватися? Ми рекомендуємо державним і муніципальним організаціям використовувати найменування третій графі, наведене в Типової інструкції, а всім іншим підприємствам то найменування, яке рекомендовано Основними правилами роботи архівів організацій.

фрагмент документа

Найменування граф номенклатури справ в «Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади»:

індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Термін зберігання і № статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Найменування розділу

фрагмент документа

Найменування граф номенклатури справ в «Основних правилах роботи архівів організацій»:

індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість ед.хр.

Термін зберігання і № статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Найменування розділу