При наявності великої кількості транспортних засобів, джерел фінансування, різноманітних видів діяльності, а також агрегатів, що витрачають паливно-мастильні матеріали, перед установою стоїть гостра необхідність в автоматизації виписки подорожніх листів і коректного списання паливно мастильних матеріалів.

У програмі «1С: Бухгалтерія державної установи 8», ред. 2.0, для обліку подорожніх листів на різні транспортні засоби, робочих листів для агрегатів, що споживають ПММ відповідно до нормативів, розроблена підсистема «Облік ПММ».

Для того щоб почати використовувати можливості обліку ПММ у програмі, необхідно перейти на пункт меню «Адміністрування» - «Налаштування параметрів обліку» - «Спеціалізовані підсистеми». В даній вкладці необхідно проставити позначку в пункті «Облік паливно-мастильних матеріалів» для відображення документів даного напрямку.

Далі в пункті меню «Нормативно-довідкова інформація» можна заповнити наступні довідники:

• «Норми для розрахунку витрат ПММ для агрегатів» та «Норми для розрахунку витрат ПММ для транспортних засобів»;
• «Поправочні коефіцієнти в процентах» і «Поправочні значення для розрахунку норм витрат ПММ»;
• «Маршрути руху транспортних засобів».

Також заповнюється регістр відомостей «Налаштування округлення результату розрахунку нормативних витрат ПММ», призначений для вказівки округлення витрати дробової частини і округлення числа 1,5.

У пункті меню «Адміністрування» в міру необхідності заповнюються довідники по виду використовуваного ПММ, ліцензійних карток, маршрутів автобусів і паливних карток водія.

Перед створенням подорожнього листа необхідно також заповнити дані про норму витрати транспортного засобу в картці основних засобів. Для цього в картці по кнопці перейти є регістр відомостей «Налаштування норм витрат ПММ для транспортних засобів і агрегатів».

Журнал подорожніх листів і таксування шляхових листів розташований в пункті меню «Матеріальні запаси». У програмі передбачено заповнення подорожніх листів різних видів в залежності від транспортного засобу. Розглянемо оформлення подорожнього листа легкового автомобіля (форма №3).

На вкладці «Загальні відомості» заповнюється інформація про транспортний засіб, водії, підрозділі, співробітника і організації, в розпорядженні якого знаходиться водій. Ліцензійна картка заповнюється в разі, якщо робота транспортного засобу по подорожнього листа є ліцензованої діяльністю.

На вкладці «Виїзд» надаються дані про час виїзду транспортного засобу і показниках спідометра на початок дня. У нижній частині подорожнього листа вказуються відповідальні за виїзд.

Далі заповнюється вкладка «Маршрути» із зазначенням маршрутів руху транспортного засобу. Після заповнення наведених даних шляховий лист зберігається і виводиться на друковану форму для надання водієві. Решта вкладки заповнюються в програмі після повернення транспортного засобу.

На вкладці «Маршрути» буде прописана додаткова інформація про час виїзду і повернення транспорту, а також пройдений кілометраж. У вкладці «Повернення» вказуються дата і час повернення водія, показання спідометра транспортного засобу, а також відповідальні за повернення. Інформація про надходження, витрату та залишках ГСМ заповнюється на вкладці «Пальне» і за підсумками дня результат роботи водія за зміну в годинах і пройдених кілометрах буде заповнено у вкладці «Результати». При необхідності можна також заповнити вкладку «Інше».

Для оформлення списання ПММ на підставі подорожнього листа вводиться документ «Таксування подорожніх листів».

Основна інформація про дорожньому листі, транспорті, водії і показання спідометра при виїзді буде вже заповнена у вкладці «Дані подорожнього листа». Для затвердження вихідних даних на наступній вкладці необхідно вибрати кнопку заповнити для відображення маршруту руху транспортного засобу відповідно до подорожнім листом і норма витрат на 100 кілометрів.

Витрата нормативних витрат ПММ використовується наступний:

Результат = (0.01 * (Транспортна (базова) норма витрати х Пробіг + Норма витрати на транспортну роботу) + Норма витрати на роботу спецобладнання) х (1 + 0.01 х Поправочні коефіцієнти) + Норма витрати на поїздки самоскида + Норма витрати опалювачів / кондиціонерів, на прогрів і простий + (Пробіг / Контрольне значення х Поправочні значення).

На вкладці «Розрахунок витрат ПММ» надається інформація про залишки при виїзді, надходження і фактичну витрату ПММ. Фактичні витрати ПММ порівнюється з нормативними витратами, розрахованим за формулою і виводяться дані про економію / перевитрату.

Дані для відображення сум в бухгалтерському обліку прописуються на вкладці «Списання ПММ» - тут враховуються номенклатура матеріального запасу, одиниця виміру, КФВ, рахунок обліку, КПС, МОЛ, дебет рахунку і кількість списаного ПММ.

Після вибору типової операції «Списання ПММ по подорожнього листа» документ «Таксування подорожнього листа» записується і проводиться, формуючи разом з тим проводки по списанню ПММ.

матеріали газети «Прогресивний бухгалтер» , Бюджетний випуск, квітень 2018