1. Визначення і трохи теорії
2. Журнал проводок
3. Угруповання записів і фільтри
4. Записи з журналів
5. Що потрібно знати про створення ручних проводок в ODOO
6. Створення «ручний» проводки

Ми вже почали розглядати особливості ведення обліку в Odoo в матеріалі « Бухгалтерський облік в ODOO: план рахунків і бухгалтерські журнали «, Де ми познайомилися з планом рахунків і журналами обліку. Тепер настала черга розглянути порядок формування проводок в обліку і як їх можна створити «вручну» або підкоригувати в разі потреби.

Визначення і трохи теорії

Бухгалтерська проводка (або як її ще називають бухгалтерська запис або кореспонденція рахунків) - це запис в паперовому журналі або в комп'ютерній базі даних про зміну стану об'єктів, що враховуються.

Вона складається як правило з двох частин: дебету і кредиту, а також числових характеристик зміни, наприклад, кількості та вартості. Іншими словами проводка це спосіб реєстрації господарських операцій одночасно на двох різних, але економічно взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку в рівних сумах.

Що ж таке об'єкт обліку? Об'єкт обліку зазвичай описується такими параметром, як бухгалтерський рахунок, на якому ведеться облік об'єкта і більш докладними (аналітичними) ідентифікаторами, такими, як найменування товару або контрагента.

При складанні проводки слід дотримуватися принципу «подвійного запису» (спосіб ведення бухгалтерського обліку, при якому кожна зміна стану засобів організації відбивається принаймні на двох бухгалтерських рахунках, забезпечуючи загальний баланс.)

До речі: Систематичне виклад принципу подвійного запису в Європі пов'язують з ім'ям італійського ченця і математика Луки Пачолі.

Найбільш поширеними помилками при складанні проводок буває: вказівка ​​невірної суми або невірних рахунків бухобліку.

Якщо проводка складена невірно, тобто можливість її виправити декількома способами:

• Зняти її з проведення та відкоригувати вручну (якщо у вас ще не закрите звітний період);
• Додаткова запис - використовується, коли помилка пройшла по 2 рахунках: якщо сума менше правильної - робиться просто додаткова запис;
• Червоне сторно - використовується коли помилка пройшла по 2 рахунках, але вони невірні, або сума більше ніж потрібно: помилка повторюється червоним кольором, а потім робиться правильний запис.
• Видалення проводки - якщо вона складена помилково, але звітний період ще не закрите, хоча так ніхто і не рекомендують робити.

Проведення бувають двох видів:

• прості - що складаються з двох кореспондуючих рахунків;
• складні - проводки, що зачіпають більше двох кореспондуючих рахунків.

При цьому складні проводки бувають двоякого роду:

1. дебетується один рахунок і одночасно кредитується кілька рахунків. При цьому сума кредитуються рахунків дорівнює сумі дебетуемого рахунку.
2. кредитується один рахунок і одночасно кілька рахунків дебетується: при цьому сума рахунку, що дебетується дорівнює сумі кредитується рахунку.

Плюсом складних проводок є те, що вони скорочують кількість облікових записів, що в свою чергу, заощаджує час, необхідний для здійснення облікових і аналітичних функцій.

Ну якщо ми вже так детально описуємо суть проводок, то не можна обійти стороною ще одну їх характеристику, а саме їх класифікацію за характером розкритих даних:

а) реальні - застосовуються для відображення господарських операцій, фактів, явищ дійсно відбулися (наприклад, отримання кредиту, нарахування та видача заробітної плати та ін.);

б) умовні -виникало як результат методології обліку, хоча в реальній дійсності операція не здійснювалася, але бухгалтерська проводка складається. Вони застосовуються в двох випадках - для перенесення або уточнення показників (наприклад - визначення фінансового результату);

в) уточнюючі - виправні проводки, а також проводки зі списання калькуляційної різниці по рахунках процесу виробництва.

Журнал проводок

Журнал проводок (огляд)

Як правило підставою для формування проводки в обліку є первинний документ. Але що робити якщо в системі немає такого первинного документа або вам треба провести якусь певним бухгалтерську запис? Тут вам на допомогу прийде механізм ручного проводки, який до речі так само є і в знайомій всім 1С.

Для того, щоб побачити всі проводки (записи журналів) які сформовані в системі вам потрібно зайти в Облік / Записи журналу / Журнал проводок (Accounting / Journal Entries / Journal Entries).

Перед вами відкриється перелік всіх як проведених, так і не проведених проводок в системі.

Таблична частина нам надає наступну інформацію:

• Номер запису журналу (Number) - формування нумерації записів журналу задається в настройках журналу і може здаватися в тому вигляді, який для вас буде максимально зручним;
• Заслання (Reference) - яка формується при проведенні документа і по ній можна зрозуміти приблизний зміст проводки;
• Дата проводки (Date);
• Період (Period);
• Найменування журналу (Journal) в якому зроблено запис;
• Контрагент (Partner), якщо він був зазначений в документі або при створенні проводки;
• Сума (Amount);
• Статус проводки (Status).

Хотілося б відзначити, що всі записи знаходяться в згорнутому вигляді, для того щоб побачити повністю всю запис слід на неї натиснути.

І в цьому вікні ми вже бачимо більш розгорнуту інформацію - корренспондірующіе рахунку, інформацію про податки (tax account і tax / base account) і статус проводки. Статус проводки завжди повинен мати значення: збалансовано (balanced) інакше ваша проводка просто не проведеться в системі, так як не дотримується принцип «подвійної» записи

Увага: Таблична частина може видозмінюватися залежно від налаштувань системи і встановлених модулів

Угруповання записів і фільтри

Представлена ​​інформація може бути не дуже зручна для аналізу, але це можна виправити. Система являє нам можливість зробити угруповання за такими показниками:

• контрагенту;
• журналу;
• статусу;
• Періоду.

Для цього просто потрібно натиснути відповідну кнопку вгорі сторінки в поле: Групувати за ...

Також можна задати пошук по будь-якому полю, для цього потрібно зробити розширений пошук натиснувши відповідну іконку в правому верхньому куті

Тут наприклад можна відібрати записи наприклад по контрагенту або задати інтервал дат, за який вам потрібно подивитися проводки.

Якщо ви цим фільтром часто користуєтеся, то його можна зберегти і не відбирати умови кожен раз. Для цього потрібно натиснути на «Зберегти поточний фільтр» і дати йому назву.

Записи з журналів

У вас також є можливість вибрати перелік проводок з конкретного журналу за конкретний період. Для цього вам потрібно перейти в пункт меню Облік / Записи журналу / Записи з журналу (Accountig / Journal Entries / Journal Items)

Перед вами з'явиться вікно з переліком проводок. У табличній частині буде вказана наступна інформація:

• Найменування журналу (Journal);
• Період (Period);
• Дата проводки (Effective date);
• Зміст операції (Name);
• Посилання на документ, який зробив проводку (Reference);
• Рахунок обліку (Account);
• Контрагент (Partner);
• Сума (Debit, Credit)

Також вам доступно порядкове редагування даних. Для цього просто потрібно клацнути мишкою по полю, яке ви хочете відредагувати. Але користуйтеся їм обережно, щоб не зробити необдуманий вчинок і не внести плутанину в облікові дані.

Тут вам також доступні угруповання і фільтри даних. Детально ми на них зупинятися не будемо, вони практично ідентичні тим які ми розглядали трохи вище.

Що потрібно знати про створення ручних проводок в ODOO

Обмеження в журналах

У Odoo є механізм який в якійсь мірі страхує від вказівки невірних рахунків в проводці: обмеження в налаштуваннях журналу за типами рахунків або за самим рахунках, які мають право брати участь в створенні проводок в журналах. Про них ми вже говорили в нашій попередній статті .

Для тих кому ліньки читати нагадуємо, що в налаштуваннях журналу є вкладка, на якій можна задати які типи рахунків або рахунки можуть брати участь у створенні проводок.

І якщо ви встановите обмеження в журналі, а потім спробуєте зробити запис із застосуванням рахунків, які тут не вказані, то тоді система вам просто не дасть це зробити.

Створення «ручний» проводки

Створити проводку можна в «Журналі проводок», але я думаю ви вже про це здогадалися :)

Отже переходимо туди і натискаємо кнопку «Створити» (Create). Перед нами відкриється таке вікно

У «шапці» нам потрібно вказати:

• Журнал - в який буде зроблено запис;
• період;
• дату

У табличній частині обов'язковими полями будуть:

• Зміст (Name);
• Рахунок (Account);
• сума;
• Дата.

Якщо у вас в проводці буде задіяний якийсь податок, то для нього можна вказати податковий рахунок, щоб ця сума потрапила до вас в звітність по податках.

Після того, як ви натиснете кнопку «Зберегти» система перевірити проводку на коректність і якщо все добре, то вона проведеться і у неї буде статус «Збалансоване».

Як бачите нічого складного в створенні проводки немає. І якщо пользваться нею розумно то вона дає нам механізм для ведення повноцінного обліку на рівні ручного ведення проводок і можливість провести в обліку будь-яку, навіть саму нетипову операцію.

Автор статті: Піскун А.Є., аналітик компанії «Симбіоз», головний редактор Бухгалтер24

Для отримання додаткової інформації пишіть на наш e-mail: [email protected]

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.