1. Чи можна відновити трудову книжку
2. Документи, що спрощують відновлення трудової книжки при втраті
3. Відновлення трудової книжки: покрокова інструкція
4. Відновимо трудову книжку за 7 кроків
5. Як відновити втрачену трудову книжку, якщо роботодавець ліквідовано

Не поспішайте панікувати, якщо такий важливий документ безповоротно втрачено: навіть в цьому випадку втрачені відомості відновлюються. Покрокове керівництво для кадровика і список документів, що підтверджують трудовий стаж, ви знайдете в статті.

Скачайте комплект документів по темі:

Чи можна відновити трудову книжку

Чи можна відновити трудову книжку при втраті? Кадровикам за родом діяльності часто доводиться відповідати на це питання і оформляти дублікати втрачених, зіпсованих або вкрадених трудових книжок. На щастя, відновлення документа - цілком реальне завдання, особливо якщо у працівника збереглися на руках оригінали та завірені копії документів, що підтверджують стаж. В цьому випадку процедура буде простий і короткою. Якщо якихось даних не вистачає, доведеться відправляти запити по старих місцях роботи або звертатися в архів.

Оформлення дубліката трудової книжки

Завантажити зразок ви можете на початку статті .

Документи, що спрощують відновлення трудової книжки при втраті

Підтвердження стажу - завдання, з якою неминуче стикається працівник. Якщо втрачена трудова книжка: як відновити інформацію про періоди трудової діяльності, сказано в розділі II Правил, затверджених постановою Уряду РФ №1015 від 2.10.2014, ізаконе №400-ФЗ від 28.12.2013. Періоди зайнятості після реєстрації громадянина в системі обов'язкового пенсійного страхування (як правило, після 1997 року) підтверджуються документами персоніфікованого обліку, виданими територіальним органом ПФР. Періоди, протягом яких співробітник ще не був застрахований і не мав індивідуального особового рахунку в системі ПФР, підтверджуються колишніми роботодавцями.

Стаж підтверджують:

• копії та оригінали трудових договорів;
• довідки з попередніх місць роботи ;
• виписки з наказів про прийом на роботу і звільнення;
• копії авторських і ліцензійних договорів;
• особові рахунки та розрахункові відомості на видачу зарплати.

Виписки з документів з особового складу оформляйте тільки за письмовим запитом, що надійшов від колишнього співробітника або його нового роботодавця. Перш ніж надати інформацію, переконайтеся, що працівник згоден на передачу персональних даних .

Якщо роботодавець не зберіг запитувані документи, і відновити їх неможливо, вдаються до альтернативних методів підтвердження, наприклад, до показань свідків. Але в сучасній кадровій практиці таке трапляється рідко. Зазвичай з пошуком і отриманням інформації про колишніх місцях роботи проблем не виникає. Коли всі необхідні дані зібрані, виникає наступне питання: як відновити трудову книжку при втраті, щоб на руках у працівника знову був повноцінний документ, а не розрізнені довідки та виписки?

Читайте в «Системі Кадри»:

Відновлення трудової книжки: покрокова інструкція

Отже, що ж повинен зробити співробітник, який втратив трудову книжку, як відновити записи, щоб уникнути проблем при працевлаштуванні і призначення пенсії? Перше, що потрібно зробити - звернутися в кадрову службу. Якщо на момент втрати документа його власник ніде не працював, заяву про видачу дубліката подається за останнім місцем роботи. А якщо пропажа виявилася в момент працевлаштування в іншу компанію, у співробітника є два варіанти: отримати дублікат у колишнього роботодавця або заново оформити трудову книжку за новим місцем роботи. У першому випадку подається заява на видачу дубліката:

Зразок заяви про видачу дубліката трудової книжки замість втраченої

Завантажити зразок ви можете на початку статті .

Увага! Оформити дублікат трудової книжки слід протягом 15 днів після отримання заяви від колишнього співробітника.

Дублікат видається не тільки в разі втрати трудової книжки. Якщо вона зіпсована, наприклад, залита кави або потрапила під дощ, або містить запис про звільнення, визнану недійсною самим роботодавцем або в судовому порядку, оформлення дубліката - логічний і правильний крок. У такій ситуації довідки з попередніх місць роботи годі й збирати, оскільки підставою для видачі дубліката та джерелом відомостей про періоди зайнятості служить оригінал, наявний в розпорядженні кадровика.

Читайте в журналі «Кадрове справа»

Для видачі нової трудової книжки теж необхідна заява. До нього докладають довідки з попередніх місць роботи та інші офіційні документи, що підтверджують стаж. Що зобов'язаний зробити кадровик, якщо загублена трудова книжка, як відновити записи і оформити дублікат або новий документ?

Відновимо трудову книжку за 7 кроків

Крок 1. Зареєструйте заяву

Особливих вимог до його форми закон не пред'являє, досить слідувати загальним правилам складання і завірення ділової документації.

Крок 2. Ознайомтеся з документами, що підтверджують стаж

Якщо потрібно, надайте працівнику сприяння в їх отриманні: поясніть загальний порядок, складіть запити колишнім роботодавцям або до архівних установ. Документи, що не містять повних відомостей про трудову діяльність, до розгляду не приймайте. Не вносьте дані про стаж зі слів співробітника, якщо вони не підкріплені документально!

Зразок довідки, що підтверджує період зайнятості співробітника

Завантажити зразок ви можете на початку статті .

Крок 3. Заповніть титульний лист

Якщо з моменту пропажі оригіналу персональні дані його власника змінилися, не слід відображати в дублікаті або новому документі всю історію змін. Просто впишіть актуальні дані.

Увага! Оформляючи дублікат, не забудьте зробити відповідну позначку в правому верхньому куточку титульного аркуша і пояснювальний напис на внутрішньому боці обкладинки. Вкажіть дату і причину видачі дубліката, а трохи нижче розпишіться і поставте печатку.

Крок 4. Заповніть розділ «Відомості про роботу»

Спочатку вкажіть сумарний стаж, накопичений на момент оформлення нової трудової книжки або дубліката (загальна кількість років, місяців і днів). Потім розпишіть всі підтверджені періоди роботи, що не нумеруя записи. Орієнтуйтеся на розділ III Правил, затверджених постановою Уряду РФ №225 від 16.04.2003, та розділ 7 Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці Росії №69 від 10.10.2003. Потім під першим порядковим номером зробіть запис про прийом на поточну роботу, якщо мова йде про штатний, а не колишнього співробітника підприємства.

Якщо оформляєте дублікат співробітнику, який раніше звільнився з організації, порядкові номери присвоюйте тільки записам про працевлаштування, перекладах і звільнення, зробленим в період роботи у даного роботодавця.

Оформлення дубліката: загальний стаж і записи про окремі періоди роботи

Завантажити зразок ви можете на початку статті .

Крок 5. Видайте дублікат на руки працівнику

Якщо оформляєте нову трудову книжку з чинним співробітнику організації, попросіть його розписатися в документі і підтвердити, щоб всі записи внесені вірно. Потім заберіть трудову для зберігання.

Крок 6. Відобразіть рух бланка в облікових книгах

Рух відобразіть спочатку в прибутково-видатковій, а потім в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Вкажіть серію та номер витраченого бланка, відомості про його власника, дату оформлення та інші обов'язкові дані. Працівник повинен розписатися в книзі, тим самим підтверджуючи, що отримав документ.

Крок 7. Утримаєте з працівника вартість бланка

Оплатити бланк можна будь-яким зручним способом, наприклад, готівкою через касу організації, або написати заяву про вирахування необхідної суми з першої зарплати. Не можна віднімати вартість бланка з зарплати, не отримавши таку заяву від працівника.

Рада. Використовуйте тільки нові бланки, закуплені у законного розповсюджувача. Кожен роботодавець повинен постійно мати невеликий запас чистих бланків трудових книжок і вкладишів. Не приймайте і не заповнюйте форми, принесені самими працівниками або куплені в магазинах канцтоварів, інакше компанію можуть оштрафувати.

Як відновити втрачену трудову книжку, якщо роботодавець ліквідовано

Як відновити трудову книжку, якщо вона загублена, документів, що підтверджують стаж, у її власника на руках не виявилося, а його колишній роботодавець реорганізовано або ліквідовано? Навіть з такої непростої ситуації є законний вихід. Для початку зверніться до правонаступників компанії, якщо вони є, із запитом про підтвердження стажу.

Коли організація ліквідується повністю і правонаступників не залишається, важливі документи з особового складу передаються на зберігання в державний чи муніципальний архів. Тому наступний крок - оформлення письмового запиту в місцеве архівне установа (ст. 23, 26 закону №125-ФЗ від 22.10.2004). Якщо і це не допоможе, доведеться підтверджувати стаж в судовому порядку із залученням свідків.

висновок

Відновити втрачену трудову можна двома способами: оформити дублікат або видати новий документ при прийомі на роботу. І в першому, і в другому випадку від працівника потрібно письмову заяву та пакет документів, що підтверджують стаж. Це можуть бути довідки, видані ПФР або колишніми роботодавцями, виписки з наказів, трудові та авторські договори. Новий бланк заповнюйте за інструкцією. Якщо оформляєте дублікат, не забудьте поставити відповідну позначку на титульному аркуші.