1. Графік документообігу: навіщо він потрібен
2. Графік документообігу в бухглатер: хто складає
3. Графік документообігу: що в ньому прописати
4. Графік документообігу: як зберігати «первинку» і облікові регістри

Графік документообігу в бухгалтерії зразок 2016: з'ясуємо, хто складає графік, навіщо він потрібен в компанії і як вести облік «первинки».

Сьогодні ми поговоримо про те, як правильно організувати рух документів в організації, а саме, в бухгалтерії, хто цим займається. З'ясуємо, як складати і зберігати свої документи, а як вести облік тих, що надходять від контрагентів. Де треба реєструвати надходить «первинку», як її підготувати для здачі в архів, щоб потім зручно було знайти потрібну накладну або чек. А ще ми підкажемо, де можна скачати графік документообігу в бухгалтерії, зразок 2016 якого ви зможете використовувати для складання свого графіка.

Ще вас можуть зацікавити:

• Довідка про суму заробітку. Зразок заповнення довідки 182н >>>
• Профстандарти стануть обов'язковими з 1 липня 2016 року: перелік >>>
• КС-2 і КС-3: зразок заповнення в 2016 році >>>

Графік документообігу: навіщо він потрібен

Детально про те, як складати графік документообігу в бухгалтерії, і навіщо він потрібен, написано в Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105.

В даний час вказаний документ не застосовується, в зв'язку з прийняттям Закону про бухоблік від 06.12.2011 № 402-ФЗ, однак він містить багато корисної інформації, яка пояснює порядок складання графіка і завдання, які він вирішує в компанії.

З 2013 року організації не зобов'язані використовувати уніфіковані шаблони первинних документів, але документувати кожну господарську операцію, кожен факт, вони як і раніше повинні (ст. 9 Закону № 402-ФЗ).

Це означає, що в процесі діяльності в компанію надходить «первинка» від контрагентів, накопичуються власні документи, інформація узагальнюється і зводиться в облікові регістри, але все це треба якось обробляти і зберігати. Іншими словами, потрібно вести документообіг в організації, ось для цих цілей і служить графік документообігу в бухгалтерії, зразок якого ви можете скачати на нашому сайті.

при підписці на журнал "Зарплата" Зараз Ви отримуєте відразу кілька бонусів. Оберіть зручний варіант підписки тут .

Графік документообігу в бухглатер: хто складає

Оскільки вся «первинка» в компанії проходить через бухгалтерію або складається там, то і складання графіка потрібно доручити цьому підрозділу. Від того, як буде організовано рух документів в компанії, залежить вся її діяльність.

Без накладної не можна ні прийняти товар на склад, ні відвантажити покупцю, а головне, неможливо відобразити відповідну операцію на рахунках бухгалтерського обліку. Тому організацію документообігу в цілому по компанії краще доручити головному бухгалтеру, а керівник потім затвердить його наказом (див. Нижче малюнок).

Графік документообігу: що в ньому прописати

Графік встановлює правила і терміни проходження документа в компанії. У графіку потрібно прописати, які підрозділи в цьому беруть участь, і в який термін документ повинен покинути ту чи іншу підрозділ.

Наприклад, якщо документ надходить від контрагента, потрібно визначити, який підрозділ його приймає (канцелярія) і реєструє (журнал вхідної кореспонденції), скільки на це потрібно часу (зареєструвати в день надходження), і куди потім слід передати документ.

Звичайно, потрібно враховувати розвиток інформаційних технологій, впроваджувати автоматизацію і електронний документообіг в організації. Іншими словами, графік повинен підвищувати ефективність облікової роботи в компанії, посилювати контрольні функції, а не ускладнювати весь процес.

Оформити графік можна в будь-якому вигляді: у вигляді схеми (блок-схеми), таблиці або списку. Щоб ви змогли без труднощів підготувати свій графік документообігу в бухгалтерії, зразок 2016 ми помістили на сайті електронного журналу «Зарплата» .

Графік документообігу: як зберігати «первинку» і облікові регістри

Нагадуємо, що в рамках виїзної перевірки податківці можуть зажадати документи, в тому числі всю «первинку» і облікові регістри за останні три роки. Тому після обробки документа його потрібно передати в архів на зберігання.

Щоб при нагоді, ви завжди могли швидко знайти потрібний вам бланк, квитанцію або накладну, перед здачею «первинки» на зберігання, її потрібно оформити так, щоб нічого не загубилося, згрупувати в залежності від дати документа (хронологія), від виду операції (наприклад , «накладні від постачальників за січень 2016»).