1. Чи потрібен графік документообігу бюджетної установи?
2. Зразок графіка документообігу бюджетної установи можна подивитися тут .
3. Складання графіка документообігу
4. Дотримання графіка документообігу
5. Як організувати контроль за надходженням документів
6. Що перевірити в отриманих документах при дотриманні графіка документообігу
7. Зразок наказу про затвердження графіка документообігу
8. Приклад графіка документообігу
9. Первинні документи в графіку бухгалтерського докуметооборота
10. Уніфіковані форми в графіку внутрішнього докуметооборота
11. Форми, які розробили самостійно
12. Як нумерувати і підшивати первинку
13. регістри
14. Уніфіковані форми в графіку документообігу установи
15. Форми, які розробили самостійно

Графік документообігу - схема, що описує рух первинних документів в установі. Дотримання графіка документообігу спрощує контроль фактів господарського життя, необхідний бухгалтеру, в тому числі, для підготовки звітності та зниження податкових ризиків. Особливості складання графіка документообігу на прикладах роз'яснює експерт журналу «Облік в бюджетних установах».

Світлана Руденко , Експерт по бюджетному обліку

Чи потрібен графік документообігу бюджетної установи?

Поняття графіка документообігу не міститься ні в Федеральному законі від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», ні в Інструкції № 157н . При цьому ст. 9 Закону № 402 ФЗ і п. 9 Інструкції №157н визначено, що особа, відповідальна за оформлення факту господарського життя, забезпечує своєчасну передачу первинних облікових документів для відображення в бухгалтерському обліку. Згідно п. 6 Інструкції № 157н правила документообігу, в тому числі порядок і терміни передачі первинних облікових документів відповідно до графіка документообігу, затверджуються в складі облікової політики установи.

Як правильно вести контроль господарських операцій T1M45S Все про графік бухгалтерського документообігу в установі 2016-10-03 true

Зразок графіка документообігу бюджетної установи можна подивитися тут .

Отже, для впорядкування внутрішньої діяльності бюджетної установи необхідно чітко визначити напрями і терміни руху конкретних документів. Для цього складається графік документообігу. Відсутність в установі графіка документообігу може привести до несвоєчасного відображення господарських операцій в обліку. Наприклад, водій-експедитор передав в бухгалтерію накладні та рахунки-фактури від 29 березня тільки 20 квітня. У зв'язку з цим бухгалтерія не змогла прийняти до відрахування ПДВ в I кварталі. В такому випадку, на думку податківців, необхідно подавати уточнену декларацію.

Таким чином, в кожній установі в рамках облікової політики необхідно розробити і затвердити графік документообігу - схему, яка характеризує процедуру переміщення первинних документів в організації з моменту їх створення до моменту передачі на зберігання.

Детально про загальні правила складання та подання квартальної звітності дивіться в матеріалі «Квартальна звітність бюджетної установи» .

Всі новації законодавства - в статтях і сервісах журналу «Облік в бюджетних установах».

Складання графіка документообігу

Єдиної визначеної законодавством форми графіка документообігу немає. Установа самостійно розробляє графік, виходячи з особливостей своєї діяльності і обсягу господарських операцій. Врахуйте, що до сих пір діє становище Мінфіну СРСР від 29 липня 1983 р № 105 «Про документи і документообіг в бухгалтерському обліку». У додатку до цього документа наведено приклад графіка документообігу у вигляді переліку робіт.

Перед складанням графіка документообігу необхідно проаналізувати діяльність установи. Перший етап - визначення переліку документів. Необхідно встановити всі факти господарського життя, які мають місце в установі, і визначити перелік документів, які утворюються в процесі діяльності.

Другий етап - призначення відповідальних осіб. Необхідно встановити осіб, відповідальних за оформлення документів. Працівники, в посадові обов'язки яких входить складання первинних документів, відповідають за їх правильне оформлення. Цих же працівників необхідно призначити відповідальними за передачу документів в бухгалтерію. Також слід визначити осіб, відповідальних за прийняття і обробку первинних облікових документів.

Третій етап - визначення термінів. Терміни, в які конкретний працівник передає документи в бухгалтерію, - найважливіше в графіку документообігу. Цей термін можна встановити як певне число місяця або кількість днів, що минули з часу складання або виконання документа. Також треба врахувати, що бухгалтеру може знадобитися не один день для обробки отриманих документів і перенесення даних з них в регістр.

Четвертий етап - приведення документообігу у відповідність до законодавства. Слід проаналізувати, які вимоги висуваються законодавством до оформлення документів, скоєння фактів господарського життя, відображення їх в обліку. Наприклад, відповідно до п. 3 ст. 168 Податкового кодексу РФ рахунки-фактури виставляються не пізніше п'яти календарних днів, починаючи з дня відвантаження товару (виконання робіт, надання послуг).

У графіку документообігу слід передбачити терміни, в межах яких документи передаються в архів установи. Терміни зберігання документів в графіку документообігу можна не вказувати, оскільки вони визначені законодавчо.

Перед затвердженням графіка документообігу доцільно узгодити його з усіма зацікавленими особами. Після узгодження графік документообігу затверджується керівником установи.

У графік документообігу рекомендується включати наступні розділи:

• Назва документу;
• складання документа: відповідальна особа, термін виконання;
• надання документа: відповідальна особа, термін виконання;
• обробка документа: відповідальна особа, термін виконання;
• передача в архів установи: відповідальна особа, термін передачі.

Зразок графіка документообігу в бюджетній установі можна подивитися тут. 2 розділу, які повинні бути в обліковій політиці - 2017 читайте в журналі →

Дотримання графіка документообігу

Ознайомлення відповідальних осіб з графіком документообігу - обов'язкова процедура. Кожному працівнику, який бере участь у документообігу, потрібно знати, що, як і коли він робитиме. Є два варіанта:

1. Кожному виконавцю під розпис вручити виписку з графіка. У ній перераховуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи установи (п. 5.5 Положення № 105).
2. Оформити додатковий лист до графіка документообігу, де працівники розпишуться в ознайомленні з графіком.

Зверніть увагу: складений за всією формою графік документообігу дає право вимагати подання документів у встановлені терміни. Фахівці Роструда в листі від 18 грудня 2014 р № 3251-6-1 підтвердили правомірність санкцій за порушення термінів передачі в бухгалтерію первинної документації, в разі якщо положенням про преміювання організації передбачені умови позбавлення або зниження преміальних виплат.

З метою дотримання графіка документообігу в установі також необхідно внести зміни до посадових інструкцій працівників. Потрібно включити дотримання строків подання документів в список обов'язків відповідних співробітників або закріпити обов'язок дотримуватися термінів передачі документів наказом.

Як організувати контроль за надходженням документів

Установа зобов'язана організувати і здійснювати внутрішній контроль здійснюються фактів господарського життя. Такі вимоги встановлені статтею 19 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, пунктом 6 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н.

Одне із завдань головного бухгалтера і керівника установи - організувати контроль за створенням, отриманням, обробкою і зберіганням документів (п. 14 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н, п. 6.6 Положення, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р № 105 (діє в частині, що не суперечить законодавству)). Як інструменти для виконання цього завдання використовуйте:

• графік документообігу;

• номенклатуру справ. Як змінився план рахунків з 2017 року читайте в журналі →

Що перевірити в отриманих документах при дотриманні графіка документообігу

Перш ніж прийняти первинний документ до обліку, перевірте:

• форму документа. Для різних випадків вона може бути своя. Наприклад, завскладом під час приймання товару знайшов розбіжності по його кількості і якості і склав акт приймання матеріалів (ф. 0504220). А йому потрібно було скласти і передати в бухгалтерію прибутковий ордер на приймання матеріальних цінностей (ф. 0504207). Завскладом склав документ не по тій формі;
• заповнення та всі підписи відповідальних сторін;
• обов'язкові реквізити;
• факт операції, яка відображена в документі. При необхідності зіставте документ з договором, до якого він належить.

Також перевірте, чи немає «червоних» залишків в бухобліку. Наприклад, якщо комірник віддав акт про списання матзапасов, в якому кількість виданих більше, ніж відображено в бухгалтерському обліку. У цьому випадку бухгалтеру потрібно повернути акт комірникові для перевірки.

Це випливає з частини 1 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, пунктів 3, 7 і 9 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н. Правила електронного документообігу в бухгалтерії читайте в журналі →

Зразок наказу про затвердження графіка документообігу

Приклад графіка документообігу

Первинні документи в графіку бухгалтерського докуметооборота

Первинним документом оформляють кожен факт господарського життя (ч. 1 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, п. 3, 7 і 9 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н).

Для первинних облікових документів є уніфіковані форми. Якщо для господарської операції уніфіковану форму не знайшли, розробіть її самостійно. Власні бланки затвердите в обліковій політиці.

Це випливає з пунктів 6 та 8 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н. Первинна нерухомість і облікові регістри: що нового в 2017 році читайте в журналі →

Уніфіковані форми в графіку внутрішнього докуметооборота

Уніфіковані форми первинних документів для установ державного сектору затверджені наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р № 52Н. Виключати з них графи, рядки або колонки можна, але додавати додаткові реквізити можна. Виняток - форми з обліку касових операцій. Їх міняти не можна, навіть заборонено доповнювати реквізитами.

Доповнені уніфіковані форми внесіть в облікову політику, затвердивши наказом (розпорядженням) керівника. Такі правила встановлені в пункті 7 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р № 52Н. У яких випадках і як складати прибутковий ордер (ф. 0504207) читайте в журналі →

Форми, які розробили самостійно

Первинні облікові документи, форми яких не уніфіковані, розробіть самостійно і затвердите в обліковій політиці. У таких формах повинні бути реквізити:

• Назва документу;
• Дата складання;
• найменування суб'єкта обліку, від імені якого складено документ;
• зміст господарської операції;
• величина натурального і (або) грошового виміру господарської операції із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посадових осіб, які вчинили і оформили угоду, операцію або відповідальні за її оформлення;
• підписи відповідальних осіб та їх розшифровку або інші реквізити, які необхідні для їх ідентифікації;
• інформація, яку суб'єкти обліку (адміністратори доходів бюджету) надають в державну інформаційну систему про державних і муніципальних платежах (ГІС ГМП).

Такий порядок наведено в частині 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, пункті 7 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н, розділах III, IV Порядку, затвердженого наказом Казначейства Росії від 30 листопада 2012 року № 19Н.

Наприклад, в переліку уніфікованих документів акту виконаних робіт (наданих послуг) немає. Тому форму акта установа має право затвердити самостійно. При розробці цієї форми використовуйте перелік обов'язкових реквізитів. Такі роз'яснення наведено у листі Мінфіну Росії від 9 квітня 2014 р № 02-06-10 / 16186. Всі зміни у вашій роботі з 1 січня 2017 року читайте в журналі →

Як нумерувати і підшивати первинку

Всі первинні документи в бухгалтерії повинні бути пронумеровані, підписані і скріплені печаткою установи. Після цього їх потрібно підшити в папки. А в кінці кожного місяця бухгалтерія роздруковує регістри обліку і розкладає їх в ці ж папки.

Це встановлено в пункті 11 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н.

А для касових документів є свої особливості в нумерації і брошурування. Порушення в первинці: як уникнути претензій ревізорів читайте в журналі →

регістри

Дані з первинних документів відображають в бухгалтерських регістрах. Регістри - це переліки операцій в хронологічному порядку, які згруповані по рахунках бухобліку. Їх ведуть у вигляді книг, журналів, карток. Такі правила встановлені статтею 10 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, пунктом 11 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н.

Регістри ведіть за уніфікованими формами. Якщо для господарської операції уніфіковану форму не знайшли, можете розробити її самостійно. Власні регістри закріпіть в обліковій політиці. Це випливає з пунктів 6 та 8 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н. Що ви знаєте про податковому регістрі? читайте в журналі →

Уніфіковані форми в графіку документообігу установи

Уніфіковані форми регістрів бухобліку і вказівки, як їх заповнювати, затверджені наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р № 52Н. Виключати з них графи, рядки або колонки можна, але додавати додаткові реквізити можна.

Доповнені уніфіковані форми внесіть в облікову політику, затвердивши наказом (розпорядженням) керівника.

Такі правила встановлені в пункті 7 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р № 52Н.

Форми, які розробили самостійно

Якщо форма регістра не уніфікована, установа має право розробити її самостійно. Також в якості регістрів можна застосовувати форми, які налаштовані у вашому бухгалтерській програмі. Наприклад, оборотка, картка рахунку, аналіз рахунку і т. П. Головне, щоб неуніфікованих форми були затверджені в обліковій політиці і включали обов'язкові реквізити:

• найменування регістру;
• найменування установи;
• дата початку та закінчення ведення реєстру та (або) період, за який складено реєстр;
• хронологічна і (або) систематична угруповання об'єктів бухобліку;
• величина грошового і (або) натурального виміру об'єктів бухобліку з зазначенням одиниці виміру;
• найменування посад співробітників, відповідальних за ведення реєстру;
• підписи співробітників, які ведуть ці регістри, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів для ідентифікації цих осіб.
• Такі правила встановлені в пункті 11 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н.

При реєстрації об'єктів бухобліку в регістрах не допускаються:

• пропуски або вилучення;
• тражение уявних і удаваних об'єктів бухобліку.

Такі правила визначені статтею 10 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ.

Зразок графіка документообігу бюджетної установи можна подивитися тут .